Professional Digital Contract Management

Contract Management for Public Administration

Public institutions at the federal, state, and municipal levels manage a wide range of complex contracts— from service and supply agreements to public-private partnerships. Contract management software in the public sector must meet high standards, especially with regard to legal certainty, traceability, and public procurement law. Professional contract management is therefore indispensable for minimizing risks and optimizing processes.

Und this is exactly where the software solution smartLCM Contract Management comes in:

Keep track of all deadlines
Compliance conformity & full audit-proof reliability
Accelerated approval processes
Seamless processes, such as application and approval procedures
Hosting in a German data center or directly on your premises (on-premise)

Example of the smartLCM user interface – all content can be tailored precisely to your needs.

Vertragsmanagement in der öffentlichen Verwaltung ist primär ein Governance- und Compliance-Projekt, weniger ein reines IT-Projekt.

Das Vertragsmanagement in der öffentlichen Verwaltung: Rechtliche Sicherheit, Wirtschaftlichkeit und Transparenz gewährleisten.

Customers who already fully rely on our software solutions

Artificial Intelligence (AI) for Public Administration

AI-supported contract creation, contract drafting, and documentation
AI-supported analysis and evaluation of contract content

Artificial Intelligence

Modern Administration: Digital Contract Management with Integrated eFile Management

smartLCM Contract Management is the central solution for a modern, audit-proof and legally compliant contract administration in public institutions. It enables structured recording, processing, and archiving of contract documents, notices, rulings, and administrative procedures—targeted, transparent, and resource-efficient.

A sovereign state requires a high-performing, secure, and independent administration. Electronic contract management ensures a sovereign and resilient operation, independent of dominant market providers. Developed in Germany and based on open-source technology, it offers maximum control and future security.

" TQG actively supports the strategy of the federal government, states, and municipalities for digital sovereignty! "

The Electronic Contract Management

Vorteile des e-Vertragsmanagements

Einfache Bearbeitung von Vorgängen
Zentrale, sichere Archivierung
Revisionssicherheit und DSGVO-Konformität
Nahtlose Integration in Fachverfahren
Betrieb in der deutschen Cloud oder On-Premises möglich
Souveräner, resilienter Betrieb
KI-gestützte Erfassungsfunktionen für eine automatisierte Dokumentenverarbeitung
Low-Code/No-Code (LCNC) für individuelle Anpassungen ohne Programmieraufwand

Rechtssicherheit & Datenschutz

Revisionssicherheit und vollständige Nachvollziehbarkeit
Lückenlose Dokumentation aller Änderungen und Bearbeitungsschritte
Unveränderbare Archivierung zur Gewährleistung der Nachprüfbarkeit
DSGVO-konforme Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten
Detaillierte Berechtigungsverwaltung nach Zuständigkeiten und Rollen
Integrierte elektronische Signaturverfahren für rechtskräftige Dokumente
Zwei-Faktor-Authentifizierung für besonders sensible Vorgänge

Integration & Bereitstellung

Nahtlose Anbindung an bestehende Fachverfahren
Schnittstellen zu Registersystemen wie dem Einwohnermelderegister oder dem Grundbuch
Vollintegrierte Dokumentenverwaltung mit strukturiertem Ablagesystem, Metadatensteuerung und revisionssicherer Archivierung
Optionale Anbindung externer DMS-Systeme über den CMIS-Standard, um bestehende Dokumentenmanagement-Lösungen flexibel einzubinden
Elektronische Kommunikation mit Bürgerportalen und anderen Behörden
Flexible Bereitstellungsoptionen: Deutsche Cloud oder On-Premises
On-Premises-Installation für volle Kontrolle über die IT-Infrastruktur
Hohe Sicherheitsstandards in allen Varianten durch Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsupdates
Mobiler Zugriff und ortsunabhängige Bearbeitung
Webbasierte Lösung für flexiblen Zugriff
Bearbeitung über sichere VPN- oder Cloud-Anbindungen

Wissensmanagement

Erfolgreiches Wissensmanagement ist heute ein entscheidender Wettbewerbsfaktor. Unternehmen müssen Wissen nicht nur sammeln, sondern strukturiert verfügbar machen, sicher teilen, aktuell halten und gezielt in ihre Prozesse integrieren.

Die folgenden acht zentralen Funktionen zeigen, worauf es dabei wirklich ankommt – Sie bilden die Grundlage für ein zukunftsfähiges Wissensmanagement, das Innovation fördert und nachhaltigen Unternehmenserfolg ermöglicht:

Wissen erfassen (Wissensgewinnung)
Wissen strukturieren & speichern
Wissen schnell finden (Suchfunktion)
Wissen teilen & zusammenarbeiten
Wissen aktuell halten
Wissen anwenden & nutzbar machen
Wissen messen & verbessern
Sicherheit & Rechteverwaltung

Digitale Souveränität für Bund, Länder & Kommunen

Förderung von Open Source für Transparenz und Unabhängigkeit
Reduzierung von Anbieterabhängigkeiten
Stärkung von IT-Sicherheit und Resilienz
Sicherstellung bezüglich Einhaltung aller Europäischer und Deutscher Gesetze (DSGVO, etc.)

Vorteile des e-Vertragsmanagements

Einfache Bearbeitung von Vorgängen
Zentrale, sichere Archivierung
Revisionssicherheit und DSGVO-Konformität
Nahtlose Integration in Fachverfahren
Betrieb in der deutschen Cloud oder On-Premises möglich
Souveräner, resilienter Betrieb
KI-gestützte Erfassungsfunktionen für eine automatisierte Dokumentenverarbeitung
Low-Code/No-Code (LCNC) für individuelle Anpassungen ohne Programmieraufwand

Rechtssicherheit & Datenschutz

Revisionssicherheit und vollständige Nachvollziehbarkeit
Lückenlose Dokumentation aller Änderungen und Bearbeitungsschritte
Unveränderbare Archivierung zur Gewährleistung der Nachprüfbarkeit
DSGVO-konforme Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten
Detaillierte Berechtigungsverwaltung nach Zuständigkeiten und Rollen
Integrierte elektronische Signaturverfahren für rechtskräftige Dokumente
Zwei-Faktor-Authentifizierung für besonders sensible Vorgänge

Integration & Bereitstellung

Nahtlose Integration in bestehende Fachverfahren und Verwaltungsprozesse
Offene Schnittstellen für den sicheren Datenaustausch
Flexible Bereitstellung in der deutschen Cloud oder On-Premises
Skalierbare Plattformarchitektur für Kommunen und öffentliche Einrichtungen
Souveräner und resilienter IT-Betrieb
Einbindung moderner KI-gestützter Funktionen zur Prozessunterstützung

Wissensmanagement

Zentrale Verwaltung und strukturierte Ablage von Informationen und Dokumenten
Schneller Zugriff auf relevantes Wissen innerhalb der Verwaltung
Transparente Nachvollziehbarkeit von Informationen und Bearbeitungsständen
Förderung der Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen und Organisationseinheiten
Langfristige Sicherung von Wissen und Erfahrungen
Effiziente Such- und Filterfunktionen zur schnellen Informationsfindung

Digitale Souveränität für Bund, Länder & Kommunen

Förderung von Open Source für Transparenz und Unabhängigkeit
Reduzierung von Anbieterabhängigkeiten
Stärkung von IT-Sicherheit und Resilienz
Sicherstellung bezüglich Einhaltung aller Europäischer und Deutscher Gesetze (DSGVO, etc.)

Benefits of e-Contract Management

Simple processing of procedures
Centralized, secure archiving
Audit-proof compliance and GDPR conformity
Seamless integration into specialized procedures
Operation in the German cloud or on-premises possible
Sovereign, resilient operation
AI-supported capture functions for automated document processing
Low-code/no-code (LCNC) for individual customization without programming effort

Legal Certainty and Data Protection

Audit-proof reliability & traceability
Complete documentation of all changes and processing steps
Immutable archiving to ensure verifiability
Data protection and access control
GDPR-compliant storage and processing of personal data
Detailed permission management based on responsibilities and roles
Electronic signature and authentication
Integrated signature procedures for legally binding documents
Two-factor authentication for particularly sensitive processes

Promotion of open source for transparency and independence
Reduction of provider dependencies
Strengthening IT security and resilience
Flexible IT architectures for simple, cost-effective changes of IT components
Ensuring compliance with all European and German laws (GDPR, etc.)

Digitale Souveränität

Vorteile des e-Vertragsmanagements

Einfache Bearbeitung von Vorgängen
Zentrale, sichere Archivierung

Einheitliche Fachsoftware mit modularer Struktur

Alle Kommunen eines Landkreises verwenden dieselbe Grundsoftware (z. B. für Meldewesen, Ausländerrecht, Passwesen).
Fachverfahren greifen auf gemeinsame Kernregister zu (z. B. Personen-, Adress-, Unternehmensregister).

Automatisierte Datenflüsse mit KI-Unterstützung

Künstliche Intelligenz übernimmt Aufgaben wie Dublettenprüfung, Datenvalidierung und Prozessrouting (z. B. automatische Weiterleitung von Anträgen an die zuständige Stelle).
Prozessautomatisierung (RPA – Robotic Process Automation) unterstützt die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter administrativ.

Zentrale Vergabe und Steuerung auf Landkreiseben

Ausschreibungen erfolgen über den Landkreis zentral, um gleiche Softwarestandards, Support und Schulung sicherzustellen.
Qualitäts- und Administrationskontrolle erfolgt durch eine übergeordnete Digitalisierungsstelle im Landratsamt, die auch Datenschutz, IT-Sicherheit und Schulungen steuert.

Digitale Signatur und e-Akte als verbindliche Arbeitsgrundlage

Alle Dokumente und Vorgänge werden revisionssicher digital geführt.
Digitale Signaturen (qualifiziert nach eIDAS-Verordnung) gewährleisten Rechtssicherheit.

Product overview for ensuring your digital sovereignty

Vertragsmanagement Software

Das Vertragsmanagementsystem smartLCM Vertragsmanagement ist die Vertragsmanagement Plattform für Deinen gesamten Vertragsmanagement-Zyklus. Die smartLCM ist die individuell an genau Deine Bedürfnisse zugeschnittene Software-Lösung.

Verwaltung von EVB-IT Verträgen

Mit DocumentIQ sind alle EVB-IT Verträge automatisiert und digitalisiert direkt in die Vertragssoftware übertragbar.

DocumentIQ

Elektronische Signatur

Die elektronische Signatur TQG Sign – Unterzeichnen Sie alle Dokumente einfach digital.

TQG Sign

Automated management of EVB-IT contracts

With DocumentIQ, all EVB-IT contracts can be transferred automatically and digitised directly into your contract software.

DocumentIQ

Electronic signatures for public administration

Simple and binding signing of documents
Signatures for employees in your own company and externally
Freely definable signing sequence
Automatic dispatch of the signature request

eSignatur

FAQs

Für Vertragsmanagement Software in der öffentlichen Verwaltung gibt es deutlich mehr Anforderungen als in der Privatwirtschaft — vor allem wegen Rechtssicherheit, Nachvollziehbarkeit und Vergaberecht.

What should be considered when introducing the e-file in public administration?

The key steps prior to implementation are:

Assessment of the current situation:
Comprehensive identification of all existing contract types Inventory and assessment of data quality/completeness and the current system landscape, such as interfaces to other data repositories like existing records management solutions.
Target vision:
What is the desired outcome from introducing a new central contract management system?
Current priorities include new compliance requirements, access controls, digital sovereignty, the use of artificial intelligence, and reporting capabilities.

Specialized Software for Functional Procedures

Legal

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