Professional Digital Contract Management

Contract Management for Public Administration

Public institutions at the federal, state, and municipal levels manage a wide range of complex contracts— from service and supply agreements to public-private partnerships. Contract management software in the public sector must meet high standards, especially with regard to legal certainty, traceability, and public procurement law. Professional contract management is therefore indispensable for minimizing risks and optimizing processes.

Und this is exactly where the software solution smartLCM Contract Management comes in:
  • Keep track of all deadlines
  • Compliance conformity & full audit-proof reliability
  • Accelerated approval processes
  • Seamless processes, such as application and approval procedures
  • Hosting in a German data center or directly on your premises (on-premise)
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Example of the smartLCM user interface – all content can be tailored precisely to your needs.

Vertragsmanagement in der öffentlichen Verwaltung ist primär ein Governance- und Compliance-Projekt, weniger ein reines IT-Projekt.

Das Vertragsmanagement in der öffentlichen Verwaltung: Rechtliche Sicherheit, Wirtschaftlichkeit und Transparenz gewährleisten.

Customers who already fully rely on our software solutions

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Artificial Intelligence (AI) for Public Administration

  • AI-supported contract creation, contract drafting, and documentation
  • AI-supported analysis and evaluation of contract content


Artificial Intelligence

Modern Administration: Digital Contract Management with Integrated eFile Management

smartLCM Contract Management is the central solution for a modern, audit-proof and legally compliant contract administration in public institutions. It enables structured recording, processing, and archiving of contract documents, notices, rulings, and administrative procedures—targeted, transparent, and resource-efficient.

A sovereign state requires a high-performing, secure, and independent administration. Electronic contract management ensures a sovereign and resilient operation, independent of dominant market providers. Developed in Germany and based on open-source technology, it offers maximum control and future security.

" TQG actively supports the strategy of the federal government, states, and municipalities for digital sovereignty! "

The Electronic Contract Management

Vorteile des e-Vertragsmanagements
  • Einfache Bearbeitung von Vorgängen
  • Zentrale, sichere Archivierung
  • Revisionssicherheit und DSGVO-Konformität
  • Nahtlose Integration in Fachverfahren
  • Betrieb in der deutschen Cloud oder On-Premises möglich
  • Souveräner, resilienter Betrieb
  • KI-gestützte Erfassungsfunktionen für eine automatisierte Dokumentenverarbeitung
  • Low-Code/No-Code (LCNC) für individuelle Anpassungen ohne Programmieraufwand
Rechtssicherheit & Datenschutz
  • Revisionssicherheit und vollständige Nachvollziehbarkeit
  • Lückenlose Dokumentation aller Änderungen und Bearbeitungsschritte
  • Unveränderbare Archivierung zur Gewährleistung der Nachprüfbarkeit
  • DSGVO-konforme Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten
  • Detaillierte Berechtigungsverwaltung nach Zuständigkeiten und Rollen
  • Integrierte elektronische Signaturverfahren für rechtskräftige Dokumente
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung für besonders sensible Vorgänge
Integration & Bereitstellung
  • Nahtlose Anbindung an bestehende Fachverfahren
  • Schnittstellen zu Registersystemen wie dem Einwohnermelderegister oder dem Grundbuch
  • Vollintegrierte Dokumentenverwaltung mit strukturiertem Ablagesystem, Metadatensteuerung und revisionssicherer Archivierung
  • Optionale Anbindung externer DMS-Systeme über den CMIS-Standard, um bestehende Dokumentenmanagement-Lösungen flexibel einzubinden
  • Elektronische Kommunikation mit Bürgerportalen und anderen Behörden
  • Flexible Bereitstellungsoptionen: Deutsche Cloud oder On-Premises
  • On-Premises-Installation für volle Kontrolle über die IT-Infrastruktur
  • Hohe Sicherheitsstandards in allen Varianten durch Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsupdates
  • Mobiler Zugriff und ortsunabhängige Bearbeitung
  • Webbasierte Lösung für flexiblen Zugriff
  • Bearbeitung über sichere VPN- oder Cloud-Anbindungen
Wissensmanagement Erfolgreiches Wissensmanagement ist heute ein entscheidender Wettbewerbsfaktor. Unternehmen müssen Wissen nicht nur sammeln, sondern strukturiert verfügbar machen, sicher teilen, aktuell halten und gezielt in ihre Prozesse integrieren.

Die folgenden acht zentralen Funktionen zeigen, worauf es dabei wirklich ankommt – Sie bilden die Grundlage für ein zukunftsfähiges Wissensmanagement, das Innovation fördert und nachhaltigen Unternehmenserfolg ermöglicht:

  1. Wissen erfassen (Wissensgewinnung)
  2. Wissen strukturieren & speichern
  3. Wissen schnell finden (Suchfunktion)
  4. Wissen teilen & zusammenarbeiten
  5. Wissen aktuell halten
  6. Wissen anwenden & nutzbar machen
  7. Wissen messen & verbessern
  8. Sicherheit & Rechteverwaltung
Digitale Souveränität für Bund, Länder & Kommunen
  • Förderung von Open Source für Transparenz und Unabhängigkeit
  • Reduzierung von Anbieterabhängigkeiten
  • Stärkung von IT-Sicherheit und Resilienz
  • Sicherstellung bezüglich Einhaltung aller Europäischer und Deutscher Gesetze (DSGVO, etc.)
Vorteile des e-Vertragsmanagements
  • Einfache Bearbeitung von Vorgängen
  • Zentrale, sichere Archivierung
  • Revisionssicherheit und DSGVO-Konformität
  • Nahtlose Integration in Fachverfahren
  • Betrieb in der deutschen Cloud oder On-Premises möglich
  • Souveräner, resilienter Betrieb
  • KI-gestützte Erfassungsfunktionen für eine automatisierte Dokumentenverarbeitung
  • Low-Code/No-Code (LCNC) für individuelle Anpassungen ohne Programmieraufwand
Rechtssicherheit & Datenschutz
  • Revisionssicherheit und vollständige Nachvollziehbarkeit
  • Lückenlose Dokumentation aller Änderungen und Bearbeitungsschritte
  • Unveränderbare Archivierung zur Gewährleistung der Nachprüfbarkeit
  • DSGVO-konforme Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten
  • Detaillierte Berechtigungsverwaltung nach Zuständigkeiten und Rollen
  • Integrierte elektronische Signaturverfahren für rechtskräftige Dokumente
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung für besonders sensible Vorgänge
Integration & Bereitstellung
  • Nahtlose Integration in bestehende Fachverfahren und Verwaltungsprozesse
  • Offene Schnittstellen für den sicheren Datenaustausch
  • Flexible Bereitstellung in der deutschen Cloud oder On-Premises
  • Skalierbare Plattformarchitektur für Kommunen und öffentliche Einrichtungen
  • Souveräner und resilienter IT-Betrieb
  • Einbindung moderner KI-gestützter Funktionen zur Prozessunterstützung
Wissensmanagement Erfolgreiches Wissensmanagement ist heute ein entscheidender Wettbewerbsfaktor. Unternehmen müssen Wissen nicht nur sammeln, sondern strukturiert verfügbar machen, sicher teilen, aktuell halten und gezielt in ihre Prozesse integrieren.

Die folgenden acht zentralen Funktionen zeigen, worauf es dabei wirklich ankommt – Sie bilden die Grundlage für ein zukunftsfähiges Wissensmanagement, das Innovation fördert und nachhaltigen Unternehmenserfolg ermöglicht:

  • Zentrale Verwaltung und strukturierte Ablage von Informationen und Dokumenten
  • Schneller Zugriff auf relevantes Wissen innerhalb der Verwaltung
  • Transparente Nachvollziehbarkeit von Informationen und Bearbeitungsständen
  • Förderung der Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen und Organisationseinheiten
  • Langfristige Sicherung von Wissen und Erfahrungen
  • Effiziente Such- und Filterfunktionen zur schnellen Informationsfindung
Digitale Souveränität für Bund, Länder & Kommunen
  • Förderung von Open Source für Transparenz und Unabhängigkeit
  • Reduzierung von Anbieterabhängigkeiten
  • Stärkung von IT-Sicherheit und Resilienz
  • Sicherstellung bezüglich Einhaltung aller Europäischer und Deutscher Gesetze (DSGVO, etc.)

Benefits of e-Contract Management

  • Simple processing of procedures
  • Centralized, secure archiving
  • Audit-proof compliance and GDPR conformity
  • Seamless integration into specialized procedures
  • Operation in the German cloud or on-premises possible
  • Sovereign, resilient operation
  • AI-supported capture functions for automated document processing
  • Low-code/no-code (LCNC) for individual customization without programming effort

Legal Certainty and Data Protection

  • Audit-proof reliability & traceability
  • Complete documentation of all changes and processing steps
  • Immutable archiving to ensure verifiability
  • Data protection and access control
  • GDPR-compliant storage and processing of personal data
  • Detailed permission management based on responsibilities and roles
  • Electronic signature and authentication
  • Integrated signature procedures for legally binding documents
  • Two-factor authentication for particularly sensitive processes
  • Promotion of open source for transparency and independence
  • Reduction of provider dependencies
  • Strengthening IT security and resilience
  • Flexible IT architectures for simple, cost-effective changes of IT components
  • Ensuring compliance with all European and German laws (GDPR, etc.)

Digitale Souveränität

Vorteile des e-Vertragsmanagements
  • Einfache Bearbeitung von Vorgängen
  • Zentrale, sichere Archivierung
Einheitliche Fachsoftware mit modularer Struktur
  • Alle Kommunen eines Landkreises verwenden dieselbe Grundsoftware (z. B. für Meldewesen, Ausländerrecht, Passwesen).
  • Fachverfahren greifen auf gemeinsame Kernregister zu (z. B. Personen-, Adress-, Unternehmensregister).
Automatisierte Datenflüsse mit KI-Unterstützung
  • Künstliche Intelligenz übernimmt Aufgaben wie Dublettenprüfung, Datenvalidierung und Prozessrouting (z. B. automatische Weiterleitung von Anträgen an die zuständige Stelle).
  • Prozessautomatisierung (RPA – Robotic Process Automation) unterstützt die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter administrativ.
Zentrale Vergabe und Steuerung auf Landkreiseben
  • Ausschreibungen erfolgen über den Landkreis zentral, um gleiche Softwarestandards, Support und Schulung sicherzustellen.
  • Qualitäts- und Administrationskontrolle erfolgt durch eine übergeordnete Digitalisierungsstelle im Landratsamt, die auch Datenschutz, IT-Sicherheit und Schulungen steuert.
Digitale Signatur und e-Akte als verbindliche Arbeitsgrundlage
  • Alle Dokumente und Vorgänge werden revisionssicher digital geführt.
  • Digitale Signaturen (qualifiziert nach eIDAS-Verordnung) gewährleisten Rechtssicherheit.

Product overview for ensuring your digital sovereignty

Vertragsmanagement Software

Das Vertragsmanagementsystem smartLCM Vertragsmanagement ist die Vertragsmanagement Plattform für Deinen gesamten Vertragsmanagement-Zyklus. Die smartLCM ist die individuell an genau Deine Bedürfnisse zugeschnittene Software-Lösung.

Verwaltung von EVB-IT Verträgen

Mit DocumentIQ sind alle EVB-IT Verträge automatisiert und digitalisiert direkt in die Vertragssoftware übertragbar.

Elektronische Signatur

Die elektronische Signatur TQG Sign – Unterzeichnen Sie alle Dokumente einfach digital.

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Logo TQG DocumentIQ

Automated management of EVB-IT contracts

With DocumentIQ, all EVB-IT contracts can be transferred automatically and digitised directly into your contract software.

DocumentIQ

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Electronic signatures for public administration

  • Simple and binding signing of documents
  • Signatures for employees in your own company and externally
  • Freely definable signing sequence
  • Automatic dispatch of the signature request


eSignatur

FAQs

Für Vertragsmanagement Software in der öffentlichen Verwaltung gibt es deutlich mehr Anforderungen als in der Privatwirtschaft — vor allem wegen Rechtssicherheit, Nachvollziehbarkeit und Vergaberecht.

What should be considered when introducing the e-file in public administration?

The key steps prior to implementation are:

  1. Assessment of the current situation:
    Comprehensive identification of all existing contract types Inventory and assessment of data quality/completeness and the current system landscape, such as interfaces to other data repositories like existing records management solutions.
  2. Target vision:
    What is the desired outcome from introducing a new central contract management system?
    Current priorities include new compliance requirements, access controls, digital sovereignty, the use of artificial intelligence, and reporting capabilities.
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Specialized Software for Functional Procedures

Unsere Berater und Beraterinnen der TQG

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