Contract Management Software
The smartLCM Contract Management system is the contract management platform for your entire contract lifecycle. smartLCM is a software solution individually tailored to meet your specific requirements.
Professional Digital Contract Management
Contract Management for Public Administration
Public institutions at the federal, state, and municipal levels manage a wide range of complex contracts— from service and supply agreements to public-private partnerships. Contract management software in the public sector must meet high standards, especially with regard to legal certainty, traceability, and public procurement law. Professional contract management is therefore indispensable for minimizing risks and optimizing processes.
Und this is exactly where the software solution
smartLCM Contract Management comes in:
- Built on Open Source
- Support from Artificial Intelligence (AI)
- Compliance conformity & full audit-proof reliability
- Seamless processes, such as application and approval procedures
- Hosting in a German data center or directly on your premises (on-premise)
Example of the smartLCM user interface – all content can be tailored precisely to your needs.
Vertragsmanagement in der öffentlichen Verwaltung ist primär ein Governance- und Compliance-Projekt, weniger ein reines IT-Projekt.
Das Vertragsmanagement in der öffentlichen Verwaltung: Rechtliche Sicherheit, Wirtschaftlichkeit und Transparenz gewährleisten.
Customers who already fully rely on our software solutions
Artificial Intelligence (AI) for Public Administration
- AI-supported contract creation, contract drafting, and documentation
- AI-supported analysis and evaluation of contract content
Modern Administration: Digital Contract Management with Integrated eFile Management
smartLCM Contract Management is the central solution for a modern, audit-proof and legally compliant contract administration in public institutions. It enables structured recording, processing, and archiving of contract documents, notices, rulings, and administrative procedures—targeted, transparent, and resource-efficient.
A sovereign state requires a high-performing, secure, and independent administration. Electronic contract management ensures a sovereign and resilient operation, independent of dominant market providers. Developed in Germany and based on open-source technology, it offers maximum control and future security.
The Electronic Contract Management
Benefits of e-Contract Management
- Simple processing of cases
- Centralized, secure archiving
- Audit compliance and GDPR compliance
- Seamless integration with specialized applications
- Available in the German cloud or on-premises
- Sovereign and resilient operation
- AI-powered capture functions for automated document processing
- Low-Code/No-Code (LCNC) for individual customizations without programming effort
Legal Compliance & Data Protection
- Audit-proof compliance and complete traceability
- Comprehensive documentation of all changes and processing steps
- Tamper-proof archiving to ensure verifiability
- GDPR-compliant storage and processing of personal data
- Detailed permission management based on responsibilities and roles
- Integrated electronic signature procedures for legally binding documents
- Two-factor authentication for particularly sensitive processes
Integration & Deployment
- Seamless integration with existing specialized applications
- Interfaces to registry systems such as the residents' registration register or the land register
- Fully integrated document management with a structured filing system, metadata management, and audit-proof archiving
- Optional integration of external DMS systems via the CMIS standard to flexibly incorporate existing document management solutions
- Electronic communication with citizen portals and other public authorities
- Flexible deployment options: German cloud or on-premises
- On-premises installation for full control over the IT infrastructure
- High security standards in all deployment models through encryption, access controls, and regular security updates
- Mobile access and location-independent processing
- Web-based solution for flexible access
- Access via secure VPN or cloud connections
Knowledge Management
-
Effective knowledge management is now a decisive competitive advantage. Organizations must not only collect knowledge but also make it available in a structured manner, share it securely, keep it up to date, and integrate it purposefully into their processes.
The following eight core functions demonstrate what really matters – they form the foundation for future-proof knowledge management that fosters innovation and enables sustainable business success:
- Capture knowledge (knowledge acquisition)
- Structure & store knowledge
- Find knowledge quickly (search function)
- Share knowledge & collaborate
- Keep knowledge up to date
- Apply knowledge & make it usable
- Measure & improve knowledge
- Security & rights management
Digital Sovereignty for the Federal Government, States & Municipalities
- Promotion of open source for transparency and independence
- Reduction of vendor lock-in
- Strengthening IT security and resilience
- Ensuring compliance with all European and German legislation (GDPR, etc.)
Vorteile des e-Vertragsmanagements
- Einfache Bearbeitung von Vorgängen
- Zentrale, sichere Archivierung
- Revisionssicherheit und DSGVO-Konformität
- Nahtlose Integration in Fachverfahren
- Betrieb in der deutschen Cloud oder On-Premises möglich
- Souveräner, resilienter Betrieb
- KI-gestützte Erfassungsfunktionen für eine automatisierte Dokumentenverarbeitung
- Low-Code/No-Code (LCNC) für individuelle Anpassungen ohne Programmieraufwand
Rechtssicherheit & Datenschutz
- Revisionssicherheit und vollständige Nachvollziehbarkeit
- Lückenlose Dokumentation aller Änderungen und Bearbeitungsschritte
- Unveränderbare Archivierung zur Gewährleistung der Nachprüfbarkeit
- DSGVO-konforme Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten
- Detaillierte Berechtigungsverwaltung nach Zuständigkeiten und Rollen
- Integrierte elektronische Signaturverfahren für rechtskräftige Dokumente
- Zwei-Faktor-Authentifizierung für besonders sensible Vorgänge
Integration & Bereitstellung
- Nahtlose Integration in bestehende Fachverfahren und Verwaltungsprozesse
- Offene Schnittstellen für den sicheren Datenaustausch
- Flexible Bereitstellung in der deutschen Cloud oder On-Premises
- Skalierbare Plattformarchitektur für Kommunen und öffentliche Einrichtungen
- Souveräner und resilienter IT-Betrieb
- Einbindung moderner KI-gestützter Funktionen zur Prozessunterstützung
Wissensmanagement
Erfolgreiches Wissensmanagement ist heute ein entscheidender Wettbewerbsfaktor. Unternehmen müssen Wissen nicht nur sammeln, sondern strukturiert verfügbar machen, sicher teilen, aktuell halten und gezielt in ihre Prozesse integrieren.Die folgenden acht zentralen Funktionen zeigen, worauf es dabei wirklich ankommt – Sie bilden die Grundlage für ein zukunftsfähiges Wissensmanagement, das Innovation fördert und nachhaltigen Unternehmenserfolg ermöglicht:
- Zentrale Verwaltung und strukturierte Ablage von Informationen und Dokumenten
- Schneller Zugriff auf relevantes Wissen innerhalb der Verwaltung
- Transparente Nachvollziehbarkeit von Informationen und Bearbeitungsständen
- Förderung der Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen und Organisationseinheiten
- Langfristige Sicherung von Wissen und Erfahrungen
- Effiziente Such- und Filterfunktionen zur schnellen Informationsfindung
Digitale Souveränität für Bund, Länder & Kommunen
- Förderung von Open Source für Transparenz und Unabhängigkeit
- Reduzierung von Anbieterabhängigkeiten
- Stärkung von IT-Sicherheit und Resilienz
- Sicherstellung bezüglich Einhaltung aller Europäischer und Deutscher Gesetze (DSGVO, etc.)
Benefits of e-Contract Management
- Simple processing of procedures
- Centralized, secure archiving
- Audit-proof compliance and GDPR conformity
- Seamless integration into specialized procedures
- Operation in the German cloud or on-premises possible
- Sovereign, resilient operation
- AI-supported capture functions for automated document processing
- Low-code/no-code (LCNC) for individual customization without programming effort
Legal Certainty and Data Protection
- Audit-proof reliability & traceability
- Complete documentation of all changes and processing steps
- Immutable archiving to ensure verifiability
- Data protection and access control
- GDPR-compliant storage and processing of personal data
- Detailed permission management based on responsibilities and roles
- Electronic signature and authentication
- Integrated signature procedures for legally binding documents
- Two-factor authentication for particularly sensitive processes
- Promotion of open source for transparency and independence
- Reduction of provider dependencies
- Strengthening IT security and resilience
- Flexible IT architectures for simple, cost-effective changes of IT components
- Ensuring compliance with all European and German laws (GDPR, etc.)
Digitale Souveränität
Vorteile des e-Vertragsmanagements
- Einfache Bearbeitung von Vorgängen
- Zentrale, sichere Archivierung
Einheitliche Fachsoftware mit modularer Struktur
- Alle Kommunen eines Landkreises verwenden dieselbe Grundsoftware (z. B. für Meldewesen, Ausländerrecht, Passwesen).
- Fachverfahren greifen auf gemeinsame Kernregister zu (z. B. Personen-, Adress-, Unternehmensregister).
Automatisierte Datenflüsse mit KI-Unterstützung
- Künstliche Intelligenz übernimmt Aufgaben wie Dublettenprüfung, Datenvalidierung und Prozessrouting (z. B. automatische Weiterleitung von Anträgen an die zuständige Stelle).
- Prozessautomatisierung (RPA – Robotic Process Automation) unterstützt die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter administrativ.
Zentrale Vergabe und Steuerung auf Landkreiseben
- Ausschreibungen erfolgen über den Landkreis zentral, um gleiche Softwarestandards, Support und Schulung sicherzustellen.
- Qualitäts- und Administrationskontrolle erfolgt durch eine übergeordnete Digitalisierungsstelle im Landratsamt, die auch Datenschutz, IT-Sicherheit und Schulungen steuert.
Digitale Signatur und e-Akte als verbindliche Arbeitsgrundlage
- Alle Dokumente und Vorgänge werden revisionssicher digital geführt.
- Digitale Signaturen (qualifiziert nach eIDAS-Verordnung) gewährleisten Rechtssicherheit.
Product overview for ensuring your digital sovereignty
Management of EVB-IT Contracts
With DocumentIQ, all EVB-IT contracts can be transferred automatically and digitally directly into your contract management software.
Electronic Signature
TQG Sign electronic signature – Sign all your documents digitally with ease.
Automated management of EVB-IT contracts
With DocumentIQ, all EVB-IT contracts can be transferred automatically and digitised directly into your contract software.
DocumentIQ
Electronic signatures for public administration
- Simple and binding signing of documents
- Signatures for employees within the organization and externally
- Freely definable signing sequence
- Automatic dispatch of the signature request
Come meet us in person at these trade shows and conferences — we'll be there for you:
FAQs
Contract management software in the public sector is subject to significantly more requirements than in the private sector—for example, due to legal compliance, auditability, and public procurement regulations.
What should be considered when introducing the e-file in public administration?
The key steps prior to implementation are:
- Assessment of the current situation:
Comprehensive identification of all existing contract types Inventory and assessment of data quality/completeness and the current system landscape, such as interfaces to other data repositories like existing records management solutions. - Target vision:
What is the desired outcome from introducing a new central contract management system?
Current priorities include new compliance requirements, access controls, digital sovereignty, the use of artificial intelligence, and reporting capabilities.
Specialized Software for Functional Procedures
