Elektronische Signatur (eSignatur)
Die vollständige Integration der eSignatur in Ihre Geschäftsprozesse
Was ist eine elektronische Signatur?
Die elektronische Signatur ist ein Rechtsbegriff, der darauf abzielt, den Willen bzw. die Absichtserklärung des Unterzeichners zu beglaubigen. Sie ist das elektronische Gegenstück zur althergebrachten, mit Tinte aufgebrachten, händischen Unterschrift. Im Kern bedeutet das: Statt ein Papierdokument handschriftlich zu unterschrieben, kann das gleiche Dokument in elektronischer Form auch elektronisch "unterschrieben" und signiert werden. Dieses Vorgehen spart deutlich Zeit und Ressourcen.
Im Rahmen von Digitalisierung und System getriebener Genehmigungsprozesse stellt die rechtsgültige Signatur innerhalb vorhandener IT-Lösungen eine wichtige Herausforderung dar. Mit dem Ziel der Reduzierung von Aufwänden im Unternehmen besteht innerhalb mehrstufiger Genehmigungsprozesse der Bedarf nach einem systemtauglichen Äquivalent für die klassische Unterschrift mit Papier und Tinte ohne dabei an Verbindlichkeit zu verlieren.
Anwendungsfälle der elektronischen Signatur
Zu den Anwendungsfällen bei der eSignatur zählen:
- Versehen von Verträgen mit rechtsgültigen elektronischen Signaturen
- Unterstützung mehrstufiger Geschäftsprozesse, die Unterschriften von verschiedenen Instanzen benötigen
- Lesebestätigung von Need-to- / Must-Know-Informationen
- Sichere Archivierung der Dokumente
Bild 1 bis 5: Anwendungsbeispiele der E-Signatur
Arten der eSignatur
Im Bereich der elektronischen Signatur existieren unterschiedliche Ausprägungen, die sich, wie in der folgenden Darstellung gezeigt, bezüglich Verbindlichkeit und Komplexität unterscheiden.
Häufig wird von „Digitale Signatur“ gesprochen. Dabei handelt es sich um einen technischen Begriff, der eine Klasse von kryptografischen (d.h. mathematischen) Verfahren bezeichnet, die zur Erzeugung von fortgeschrittenen bzw. qualifizierten elektronischen Signaturen genutzt werden können. Die „Elektronische Signatur“ hingegen ist ein rein rechtlicher Begriff, der zuerst von der Europäischen Kommission in einem überarbeiteten Entwurf der EU-Richtlinie 1999/93/EG verwendet wurde, um die rechtlichen Regelungen nicht an eine bestimmte Technologie zu koppeln.- Einfache eSignatur Die einfache elektronische Signatur erhebt keinen Anspruch auf Fälschungssicherheit und genießt nur eingeschränkte Beweiswürdigung vor Gericht. Trotzdem ist diese Form der elektronischen Signatur für formfreie Vereinbarungen nach § 127 BGB zugelassen / gültig. Beispiel: Einfache Text oder Bildinformation zur Kenntlichmachung des Urhebers wie z.B. eine generierte Bildunterschrift an einem im Prozess erzeugten Dokument oder eine automatisch angefügte Mail-Signatur (Name und Adresse).
- Fortgeschrittene eSignatur Die fortgeschrittene elektronische Signatur erlaubt sowohl Prüfung von Signatur als auch der Tatsache, ob Inhalte Dokument seit Unterzeichnung manipuliert wurden. Zur Erstellung der Signaturen wird ein Schlüssel erzeugt, der nur dem zur Unterzeichnung berechtigten Anwender übergeben wird. Die eingesetzten Verfahren stellen eine Beweiswürdigung vor Gericht in einem hohen Maße sicher und können daher effektiv zur Ersetzung des häufigsten geschäftlichen Schriftverkehrs genutzt werden. Beispiel: Digital signierter Dokumente oder eMail-Verkehr entsprechend S/MIME Standard.
- Qualifizierte eSignatur Die qualifizierte elektronische Signatur unterscheidet sich von der Fortgeschrittenen im Prozess der Erstellung und Übergabe des zum Signieren verwendeten Schlüssels. Der Schlüssel / das Zertifikat verfügt über einen Gültigkeitszeitraum und muss mit einer Identitätsprüfung von einer sog. sicheren Signaturerstellungseinheit (z.B. ein spezielles / geprüftes Kartenlesegerät) ausgestellt werden. In Deutschland und der Schweiz erfüllt nur die qualifizierte elektronische Signatur die Anforderungen bei denen gesetzlich die Schriftform vorgeschrieben ist.
Bild 1 bis 5: Anwendungsbeispiele der E-Signatur
Was ist eine digitale Signatur?
Eine digitale Signatur ist eine Untergruppe der elektronischen Signatur. Aber nicht jede elektronische Signatur ist eine digitale Signatur. Die digitale Signatur ist eine Verschlüsselungstechnologie, die der elektronischen Signatur zugrunde liegt. Sie ist im Gegensatz zur elektronischen Signatur nicht die Absicht einer Person, ein Dokument zu unterzeichnen und damit einen Vertrag oder eine Vereinbarung einzugehen.
Die digitale Signatur (Satz von Zeichen, der nachträglich in ein Dokument eingefügt wird) dient dazu, den Unterzeichner zu identifizieren und da sie nicht manipuliert, verändert oder kopiert werden kann, auch zu bestätigen, dass das unterzeichnete Dokument gegenüber dem Original nicht verändert wurde. Die digitale Signatur kann, was die elektronische Signatur alleine nicht kann: Sie identifiziert den Unterzeichner.
Ist eine elektronische Signatur auch eine digitale Signatur?
| Elektronische Signatur | Digitale Signatur |
|---|---|
| Funktion: Elektronische Unterschriften kennzeichnen die unterschriebene Person, ihre Absicht und ihre Zustimmung. | Funktion: Die Digitale Signatur unterstützt elektronische Signaturen, sichert sensible Daten, stärkt das Vertrauen der Unterzeichner und erkennt Manipulationsversuche. |
| Eigenschaften: Die Elektronische Signatur ist jede Marke, die auf einem elektronischen Dokument platziert ist. | Eigenschaften: Die Digitale Signatur erstellt einen elektronischen Fingerabdruck |
| Verschlüsselung: Die Elektronische Signatur verwendet keine Verschlüsselung. | Verschlüsselung: Die digitale Signatur verwendet Verschlüsselungen. |
Webinar: Lernen Sie alle Vorteile der eSignatur kennen
In diesem Webinar lernen Sie wie die elektronische Signatur funktioniert und wie Sie und Ihr Unternehmen von den Vorteilen der elektronischen Signatur gegenüber dem herkömmlichen Unterschreiben profitieren können.
Kriterien für die Auswahl der besten Software-Lösung mit eSignatur
- Bewerten Sie die Klassifizierung der Unterschriften-Anforderungen national / international, da sie auf Grund der nationalen Rechtsgrundlagen unterschiedliche Anforderungen liefert. Beispiel wäre Schriftformerfordernis in Europa und Teilen Asien/Afrika vorhanden – im angelsächsischen Raum unbekannt. Beispiel Schriftform Schweiz nicht gleich Schriftform Deutschland (ZertES / eIDAS) In Deutschland Schriftform im BGB §126a definiert die Anforderung an die Signatur
- Bewerten Sie die Klassifizierung der Softwareanforderung nach on premise / cloud
- Wo ist die Datenhaltung? Wollen Sie Dokumente auf ihrem Server unterschreiben lassen oder liegt das Dokument irgendwo in der Cloud? DocuSign ist grundsätzlich in der US-Cloud.
- Ziehen Sie die Betrachtung der Datenschutz Anforderungen bezüglich EUGH mit in Ihre Auswahl ein
- Wie ist die Integration und Nutzung der Signaturlösung in Anbindungen an interne / externe DMS, ERP und Services geplant. Werden Ihre Dokumente aus einer Lösung erfasst und mit anderen Systemen kombiniert? Integrieren Sie die Signaturlösung in BPMN2.0 – Prozessabläufe in einer digitalen Plattform wie die TQG businessApp cloud platform?
Elektronische Signatur & TQG businessApp cloud platform
Die TQG businessApp cloud platform unterstützt sowohl die einfache oder auch qualifizierte Signatur. Während bei der einfachen elektronischen Signatur ausschließlich mit einer Bilddatei gearbeitet wird, nutzt die Variante mit der fortgeschrittenen elektronischen Signatur den allgemein akzeptierten und weit verbreiteten PDF-Standard mit einer über Zertifikat des Anwenders erstellten digitalen Signatur.
- Einfaches und verbindliches Signieren von Dokumenten
- Hohe Integration für verbindliche Prozesse
- für Mitarbeiter im eigenen Unternehmen oder auch über dessen Grenzen hinaus abhängig der eingesetzten / ausgestellten personenbezogenen Zertifikate
- Verwaltung und Nutzung der Signaturen
- Anzeige des Signaturstatus
- Integration bewährter eSignatur-Anbieter wie Adobe Sign und DocuSign
