Legal Tech Software
Software für Legal & Compliance - Rechtsabteilung 4.0
Wie sieht die ideale Rechtsabteilung 4.0 aus?
Digitalisierung ist sehr wahrscheinlich auch aus Deinem Alltag nicht mehr wegzudenken:
Neue Geschäftsfelder, Innovationsmanagement, schnelle und effiziente Workflows.
Oft betritt die Legal Abteilung hierbei juristisches Neuland, da der Gesetzgeber bei zahlreichen neuen Geschäftsfeldern noch keine umfassenden Entscheidungen getroffen hat. Bei sinkenden Budgets müssen Legal-Abteilung noch zusätzlich immer mehr Aufgaben übernehmen. Das Aufgabenprofil Deines Teams wandelt sich zum strategischen Berater und Risikocontroller mit Legal Tech Effizienz.
Wie kann eine digitale Plattform effizient eingeführt werden?
Wie können Workflows Deine Organisation im Bereich Legal Tech effizient unterstützen?
Diese Themen kommen Dir bekannt vor? Dann können wir Dich gerne unterstützen und beraten.
Das ZIEL: Deine persönliche Legal Abteilung 4.0.
Die TQG businessApp cloud platform für Rechtsabteilungen und Legal Organisationen
Legal Tech: 4.0: So geht SMARTES Arbeiten heute!
Mandatsakte
Beginnend mit der Anlage einer Mandatsakte wird die Grundlage für eine lückenlose Informationskette im LPM gelegt. Eine Mandatsakte enthält die spezifischen Merkmale zur Beschreibung eines Mandates oder Auftrages. Es werden die typischen Stammdaten des Auftraggebers, sowie die später für den Prozess notwendigen Verlinkungen erfasst. Diese beinhalten:
- Auswahlkriterien zu Kanzleien
- Kategorien der notwendigen Expertisen
- Rechts- und abrechnungsrelevante Beziehungen (Versicherung, Beihilfe, etc.)
Lawyer Datenbank
Die Verwaltung von externen Anwälten in einer zentralen Datenbank erleichtert die Auswahl eines Anwalts im Beratungsfalle erheblich. Es können beliebig viele Anwaltskanzleien und deren Anwälte strukturiert angelegt, einzelne Fachgebiete inkl. des jeweiligen Know-how-Grades zugeordnet und entsprechende Kosten pro Anwalt verwaltet werden. Gleichzeitig ist es möglich, die anwaltliche Leistung pro Beratungsfall und Fachgebiet zu bewerten. So wird das Finden, Selektieren und gegebenenfalls die Beauftragung eines Anwaltes erheblich vereinfacht. Damit ist die nachhaltige Grundlage für alle anwaltlichen Beziehungen aus Unternehmenssicht gewährleistet und auswertbar.
Fallakte
Die Fallakte ist eine auf verschiedene Formen für Rechtsstreitigkeiten ausgerichtete Möglichkeit, Informationen, Dokumente, Termine, Vorlagen und Beziehungen in einer jederzeit strukturierten Form abzulegen. So sind spezielle Aktentypen für z. B. Zivilprozesse, Schadensfälle oder Markenrechtsprozesse mit ihren speziellen Rubriken als Vorlagen schon vorhanden. Damit kann systemseitig die Akte auf Vollständigkeit von Daten, Parameter und Informationen geprüft werden. Dies erleichtert und vermindert Zeitaufwände bei der Prozessvorbereitung in Form von Aktenrecherche, Dokumentenvergleich und Stammdatenanalyse. Ob Akten, Dokumente und Verträge - alle Sachverhalte können erfasst, verwaltet und ausgewertet werden.
Besonders wichtig ist die Darstellung und Aufstellung sämtlicher Aktiv- und Passivprozesse mit dem entsprechenden Streitwert oder die Prozesse, die von grundsätzlicher Bedeutung für das Unternehmen sind. Gerade an dieser Stelle ist die Verbindung zu dem integrierten Risikomanagement von Bedeutung, um zu erwartenden Kosten (Fallkosten, zusätzliche Beratung, Revisionen, Prozessverzögerungen, etc.) schon im Vorfeld, aber auch immer wieder interaktiv im Prozess, zu erfassen, zu bewerten und eventuell notwendige interne Entscheidungen mit Fakten und Informationen zu unterstützen.
Business Intelligence
Von A bis Z“: Am Ende stehen immer die aufbereiteten Informationen und Daten als Ergebnisse zur Beurteilung oder Ableitung von Entscheidungen. Worauf sollte besonders im Interesse der Unternehmensjuristen als auch der Organisation entsprechend Wert gelegt werden:
- einfache und schnelle Listenauswahl und Selektierung
- vordefinierte Reports mit flexiblen Datenselektionen über Objekte (Akten, Vorgänge, Verträge, Kontakte, Firmen bis zu Wiedervorlagen) und Organisationsstrukturen hinweg
- individuelle Reports: speziell auf die Prozesse und Informationsketten sowie die Verteiler abgestimmte Listen, Auswertungen oder Dashboards
In der Abstufung sind die Möglichkeiten entweder Teil der Standardlösung oder können modular zusätzlich zur Anwendung kommen. Eine kompetente Beratung ist auf jeden Fall bei der individuellen Gestaltung empfehlenswert, da durch den Einsatz von modernen Technologien wie Business Objects o.ä. auch so komfortable Funktionen wie Drill-Down oder Drill-Across möglich sind. Hierfür stehen Dir unsere Kompetenzteams gern zur Verfügung.
Rating
Wie von eBay, Amazon oder anderen Ratingsystemen bekannt, kannst Du anhand von selbstgestalteten Kriterien und Punktsystemen deine persönlichen Bewertungskategorien erstellen und durch Deine Organisation bewerten lassen. Der individuelle Ansatz und die strukturierte Möglichkeit sogenannte „harte“ und „weiche“ Kriterien bereitzustellen, ist die Basis eines fall-, branchen- oder leistungsunabhängigen Beurteilungsschemas. Damit wird Neutralität und hohe Akzeptanz bei den Anwendern gesichert und bringt messbare Ergebnisse gemäß den Compliance Anforderungen. Dies beinhaltet auch, dass die Unanfechtbarkeit der Bewertung durch eine klare Trennung von der „Erstellung der Bewertungskriterien“ und der „Datenerhebung“ gegeben ist.
Leistungsplanung/-check
Je nach Vertragsgestaltung wird die Leistungsbemessung und -berechnung in monatlichen oder aufwandsrelevanten Zyklen von der Anwaltskanzlei erstellt und vom Unternehmen geprüft. Dabei können die Vorgaben mit Leistungszeiträumen oder der Aufwandsplanung im System mit den gemeldeten Aufwänden verglichen und geprüft werden. Durch schnelle Reports ist die Bestätigung der Leistungen schnell und einfach kommunizierbar und nachhaltig für die Gesamtbetrachtung abrufbar.
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Legal & digitales Vertragsmanagement = ein tolles Team!Vertragsmanagement mit der TQG businessApp cloud platform erfasst und verwaltet Verträge und deren Bedingungen. Auch die Abhängigkeiten zwischen Verträgen und anderen Dokumenten werden berücksichtigt. Vertragsbeziehungen können definiert und überwacht werden. |
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Digitales Vertragsmanagement = agiles Arbeiten vom Feinsten!Funktionen der TQG businessApp cloud platform für den Bereich Vertragsmanagement:
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Rechtsabteilungen & digitales Aktenmanagement = ein tolles Team!Aktenmanagement verwaltet Dokumentsvorgänge und Dokumentationsakten. Ordner und Aktenstrukturen können frei definiert werden, so dass Dokumente, Schriftverkehr, E-Mails u.v.m. gebündelt werden können. So können sie Geschäftsvorfälle effizient unterstützen. |
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Digitales Aktenmanagement = smartes Arbeiten heute!Funktionen der TQG businessApp cloud platform für den Bereich Aktenmanagement:
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Botschafterin für das neue Zeitalter der digitalen Herausforderungen
Digitalisierung erfordert Mut zur Menschlichkeit
Amalia Arabella Vosteen, Legal Counsel & Senior Contract Manager bei der dbh Logistics IT AG, zertifizierte Mediatorin und European Woman of Legal Tech 2020 stellt sich in der Jubiläumsausgabe des DiALOGs - das Magazin für den digitalen Wandel in der Kategorie "Drei Fragen an..." den neugierigen Fragen unserer Redaktion.
Warum ist eine digitale Plattform im Bereich Legal so wichtig?
- Sie hilft Dir lösungseffizient und juristisch sachgerecht zu beraten.
- Eine termingerechte und enge Kommunikation wird leichter möglich.
- Sie unterstützt Dich kosteneffizient zu arbeiten.
- Mit Hilfe spezieller, effizienter Legal Process Management (LPM) Prozesse kannst Du in kürzester Zeit schnelle, fundierte Entscheidungen treffen.
- Sie unterstützt Dich im „juristischen Neuland“.
