Datenschutz Software
Effizientes Datenschutzmanagement-System für Dein Unternehmen
Machen Sie die Einhaltung des Datenschutzes zum Aushängeschild Ihrer Organisation!
Mit der TQG businessApp platform® managen Sie Ihren Datenschutz unternehmensweit:
Mit der TQG businessApp cloud platform den Datenschutz unternehmensweit managen:
- Revisionssichere Dokumentation
- Gesetzliche Aufbewahrungsfristen einhalten
- Austausch mit den Fachabteilungen
- Automatisierung und Standardisierung von Routineprozessen
Bild 1: TQG businessApp platform® für Datenschutz (hier ein exemplarisches Dashboard)
Datenschutzmanagement Software -
das sind die Vorteile!
Wir bieten Dir ein anwendungsfreundliches Komplettpaket einer Datenschutzmanagementsoftware. Steuere den Datenschutz zentral und erhalte eine konsistente und revisionssichere Dokumentation. Die businessApp assistiert und verknüpft Dokumente die zusammengehörten.
Mit der TQG businessApp cloud platform ist das Datenschutzmanagement Deines Unternehmens zentral an einem Ort - alles auf einen Blick in einer businessApp!
Effiziente Datenschutzverwaltung: Die Komplettlösung
Zentraler Zugriff auf Muster und Vorlagen durch eine einheitliche Dokumentation und damit alle Datenschutz-relevanten Vorgänge des Unternehmens im Blick!
Workflow-gesteuerte Informationen (wie FAQ) werden durch die Datenschutzabteilung zur Verfügung gestellt und bei Bedarf wird die businessApp nach Deinen Bedürfnissen modular erweitert
Präzise Anleitungen sparen Zeit & Geld, bewahren vor doppelter Daten-/Dokumentenpflege und alle wichtigen Informationen sind digital & übersichtlich
Übersicht der wichtigsten Features
Verarbeitungstätigkeit
Erfasse alle Datenschutzinformationen übersichtlich und führe das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten strukturiert und zentral an einem Ort.
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Ein Kernelement des Datenschutzes ist das Verarbeitungsverzeichnis. Hierfür bieten wir ein Standard-Workflow, um Deine Datenschutz-Prozesse noch effizienter zu machen: Der Datenschutz-Mitarbeiter startet den Workflow, um die verantwortlichen in den Fachabteilungen zu kontaktieren und aufzufordern, datenschutzrelevante Verarbeitungen anzugeben.
Die Angaben folgen einem Muster, die der Datenschutz-Mitarbeiter prüft und per Knopfdruck dem Gesamtverzeichnis zuordnet.
Durch die einfache Schritt-für-Schritt Anweisung legst du eine einheitliche Basis aller Verarbeitungstätigkeiten mit Bezug zu personenbezogenen Daten. Durch beliebige Verknüpfungen der Verarbeitungen mit Akten, Dokumenten oder Verträgen verfolgt die komfortable Einhaltung Deiner Compliance und bleibst stets auskunftsfähig gegenüber betroffener Personen und Aufsichtsbehörden.
Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM)
TOM sind ein facettenreiches Konzept und umfassen sowohl technische als auch organisatorische Schutzmaßnahmen.
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Technisch-organisatorische Maßnahmen sind eine essenzielle Komponente im Datenschutz, die dazu dienen, personenbezogene Daten vor unerlaubtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen.
Die businessApp platform hilft Dir bei der einfachen und effizienten Umsetzung. Mit der businessApp platform können die zu ergreifenden TOM übergreifend dokumentiert werden. Die TOM können schnell und praktisch über eine Eingabemaske angelegt und verwaltet werden. Auch eine Verknüpfung der TOM in andere Bereiche des Datenschutzmanagements, beispielsweise zu den Features Verarbeitungsverzeichnis oder Betroffenenanfrage sind beliebig möglich.
Betroffenenanfragen
Betroffenenanfragen gemäß den Datenschutz-Vorgaben schnell und effizient abwickeln - das ist mit der kein Problem mit maßgeschneiderten Workflows.
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Artikel 15 der Datenschutzgrundverordnung spricht betroffenen Personen ein Auskunftsrecht zu. Das bedeutet, sobald diese an ein Unternehmen eine Betroffenenanfrage stellen, muss die Firma eine detaillierte Übersicht liefern, welche Daten der anfragenden Person verarbeitet wurden.
Ist die Anzahl Deiner Betroffenenanfragen auch so hoch, dass Du mit der Verwaltung kaum hinterherkommst? Der Anfrage-Workflow vereinfacht eine zügige und datenschutzkonforme und fristgerechte Bearbeitung von Anfragen aller Art. In der businessApp platform führt Dich ein Workflow durch die Betroffenenanfrage. Diesem liegt ein Vordruck zu Grunde, welches Deinen Kunden, den Mitarbeitern oder anderen Steakholdern auf der Website zur Verfügung gestellt werden. Durch die Vorlage sind die Daten bereits vorstrukturiert.
Die businessApp platform kann die Anfragen sodann automatisch dokumentieren und zuordnen. Der Datenschutz-Mitarbeiter erhält einen strukturierten Überblick aller Anfragen und erhält rechtzeitig Erinnerungs-Mails, mit denen er auf Bearbeitungsfristen einzelner Anfragen hingewiesen wird.
Datenschutzfolgeabschätzung (DSFA)
Je risikoreicher und schadensgeneigter eine Datenverarbeitung für Betroffene sein kann, umso höhere Anforderungen stellt die DSGVO an die Anwendung.
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Mit der businessApp platform kannst Du eine DSGVO-konforme Datenschutzfolgenabschätzung einfach und strukturiert durchführen. Technisch-organisatorische Maßnahmen sind eine essenzielle Komponente im Datenschutz, die dazu dienen, personenbezogene Daten vor unerlaubtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen.
Mit der businessApp platform können die zu ergreifenden TOM übergreifend dokumentiert werden. Die TOM können schnell und praktisch über eine Eingabemaske angelegt und verwaltet werden. Auch eine Verknüpfung der TOM in andere Bereiche des Datenschutzmanagements, beispielsweise zu den Features Verarbeitungsverzeichnis oder Betroffenenanfrage sind beliebig möglich.
Webinar "Erfolgreicher Aufbau einer Datenschutz-Organisation durch den Einsatz von Legal Tech"
Mache die Einhaltung des Datenschutzes zum Aushängeschild im Unternehmen! Wir zeigen Dir wie durch klar definierte Workflows und dem Einsatz von Legal Tech eine Datenschutz-Organisation erfolgreich etablierbar ist.
Profitieren von der businessApp Datenschutz in der TQG businessApp cloud platform
Die Erfüllung der datenschutzrechtlichen Anforderungen ist für Dich und das Unternehmen eine Investition für die Zukunft.
Realisiere Dein Datenschutz Management mit der TQG businessApp cloud platform:
WORKFLOWS & AUTOMATISIERUNG
Zur Nachverfolgung von Prozessen
FRISTENWORKFLOW
Fest integriert in die TQG businessApp cloud platform
UNTERNEHMENSWEITES DMS-SYSTEM
In jeder Abteilung einsetzbar, global verfügbar.
VERFAHRENSDOKUMENTATION
Alle Verfahren auf einen Blick, dokumentiert
und archiviert
RECHTMÄSSIGES HANDELN
Sicherstellung rechtmäßigen Handelns im Sinne guter Unternehmensführung
AUDITSICHERHEIT
Auditsicherheit durch Historienverwaltung
Alle Akten und Vorgänge bleiben im Blick.
POSITIVE ÖFFENTLICHKEITSWIRKUNG
durch effizientes Datenschutzmanagement
WIEDERVORLAGEN & TEMPLATES
Wiedervorlagen und Template Management
DATENSCHUTZMANAGEMENT PROZESS
Dokumentation anhand eines fest etablierten Prozesses
EXCEL & BIRT
Excel und BIRT Reportings sind möglich
SMART-SEARCH
Recherche mit smart-Search
ABTEILUNGSÜBERGREIFENDE KOLLABORATION
Verbesserung der unternehmensweiten Zusammenarbeit
DOKUMENTATION
Auftragsverarbeitungsverträge, Datenschutzaufgaben,
Verarbeitungstätigkeiten, Verarbeitungsverzeichnis
VERWALTUNG VON ANFRAGEN
Verwaltung von Anfragen betroffener Personen
TRANSPARENZ
Steigerung der Transparenz
Video: 600 Sekunden über Datenschutz und Legal Tech
600 Sekunden über... Datenschutz und Legal Tech
In weniger als 10 Minuten erfährst Du alles Wichtige für den erfolgreichen Aufbau einer Datenschutz-Organisation durch Legal Tech.
! Ausreden gibt’s nicht – jetzt packen wir die Digitalisierung an
❓ Aber wie geht das konkret?❓ Was muss ich beachten?
❓ Welche Risiken und Gefahren gibt es, wenn ich es nicht mache?
❓ Wie fülle ich eine Datenschutzorganisation mit Leben?
Die Antworten auf diese Fragen lieferte Violetta Weber (Senior Data Privacy Expert) im Digital Opening der Unternehmensjuristen-Konferenz.
Checkliste für den Datenschutz
- Stärkere Einbindung des Datenschutzbeauftragten, Verantwortlichkeiten festlegen
- Datenschutz-Folgenabschätzung/Privacy Impact Assessment als Prozess etablieren
- Prozesse gestalten: Meldepflichten bei Datenpannen
- Weitere Prozesse gestalten: Betroffenenrechte, Informationspflichten etc.
- Alle Prozesse dokumentieren
- Auftragsdatenverarbeitungs-(ADV)Verträge anpassen
- Verfahrensverzeichnis überprüfen
- Für Auftragsverarbeiter: Neues Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten erstellen
- Schulungsplanung aufstellen
- technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) dokumentieren (lassen) und bewerten, Verantwortlichkeiten festlegen
- Wirksamkeit der TOM prüfen, Penetrationstests und Informationssicherheits-management planen
- Ggf. technische Umsetzung der Betroffenenrechte planen - Auskunft, Datenübertragbarkeit etc.
- Formulare und Einwilligungen überprüfen
- Datenschutzerklärung anpassen, ggf. Webtracking anpassen
E-Learning - Schärfe das Bewusstsein der Mitarbeiter durch Mitarbeiterschulungen
Mitarbeitende, die personenbezogene Daten verarbeiten sind in regelmäßigen Abständen zum Thema Datenschutz und Informationssicherheit zu unterrichten. Nur gut geschulte Beschäftigte können mögliche Risiken rechtzeitig erkennen und damit durch Fehler und Datenpannen vermeiden.
Stelle den Mitarbeitern über die TQG businessApp cloud platform eine Online-Lernplattform zur Verfügung, welche der regelmäßigen Schulung von Führungskräften und Beschäftigen dient. Die TQG businessApp cloup platform unterstützt bei der revisionssicheren Dokumentation von Schulungsmaßnahmen. Durch die Plattform sind Doppelarbeiten zu vermeiden und der Datenschutz effizient umgesetzt.
Aufbewahrungsfristen Datenschutzkonform managen
Mit der TQG businessApp cloud platform den Datenschutzanforderungen vollumfänglich gerecht werden
Künstliche Intelligenz (KI) für Dein Dokumentenmanagement
- KI gestützte Vertragserstellung, Vertragsgestaltung und Dokumentation
- KI gestützte Analyse und Evaluierung der Vertragsinhalte
FAQs
Ob personalisierte Werbung oder intelligentes Zuhause - in jedem Lebensbereich spielen Daten eine große Rolle. Sie sind wertvoll und es gilt sie zu schützen. In Europa bestimmt die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) den Umfang und die Maßnahmen, die zu treffen sind, um einen sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten zu gewährleisten.
Welche Herausforderungen gibt es beim Datenschutzmanagement?
So gehört auch der Datenschutz zu einem Rechtsgebiet mit einem sehr hohen Stellenwert, dessen Einhaltung seitens der Unternehmensführung sichergestellt werden muss. Datenschutz ist abstrakt und schwer fassbar. Personenbezogene Daten können weitergegeben und trotzdem gleichzeitig weitergenutzt werden. Zu berücksichtigen ist auch das Recht auf informationelle Selbstbestimmung.
Um dieses Recht zu sichern, ist es erforderlich, dass gewisse Grundprinzipien berücksichtigt werden. Dies gilt auch, wenn Künstliche Intelligenz (KI) eingesetzt wird. Denn auch die KI muss regelmäßig mit Datensätzen gefüttert werden, um dazuzulernen; darunter können auch personenbezogene Daten sein.
Was bedeutet die DSGVO für Unternehmen?
Die Verarbeitung dieser Daten reguliert, wie eingangs erwähnt, die DSGVO. Unternehmen müssen in der Lage sein, die Einhaltung der Grundsätze, die sich aus der DSGVO ergeben, nachzuweisen. Im Gegenzug honoriert die Verordnung an unterschiedlichen Stellen von Unternehmen erbrachte risikominimierenden Maßnahmen.
Wir helfen Dir dabei ein Datenschutzmanagement-System oder eine Datenschutzorganisation aufzubauen!
