Compliance Management System
Software für das Compliance Management
Ein Compliance Management System (CMS) trägt dazu bei die Regelkonformität zu gewährleiste sowie die Beständigkeit des Geschäftsmodells, das Ansehen in der Öffentlichkeit und die finanzielle Situation eines Unternehmens zu verbessern.
Es gibt zahlreiche Herausforderungen für Führungskräfte im Umgang mit Compliance-relevanten, digitalen Daten:
- Klare Definition des Organisationsmodells, der Prozesse, Vollständigkeit der vertragsrelevanten Daten und Informationen, Rollen und Verantwortlichkeiten
- Integrierte Informationstechnologien für eine revisionssichere und strukturierte Ablage, Auswertung von unternehmenskritischen Informationen bereitstellen
- Nachvollziehbarkeit von Daten und Prozessen (Audit Trail) gewährleisten
Die Zielsetzung muss im Compliance Management deshalb sein:
- Audit-Fähigkeit durch Vollständigkeit
- Transparenz für das Interne Kontroll-System (IKS)
- Integriertes Risiko Management (risk management)
- Decision Support
- Reduzierung der Kosten
- Haftung vermeiden
Anwendungsbereiche einer Compliance Management Software
Compliance Organisation
- Projekt-Dokumentation zur Einführung des Compliance Management Systems
- Versionierte Dokumentverwaltung (Guidelines, Trainingsunterlagen, Audit Reports, etc.)
- Case Management (Vorfall-Dokumentation, Fakten-Sammlung, Maßnahmen)
- Wiedervorlagen/Fristenmanagement für Audits, Abgabetermine
- Compliance Monitoring
- Audit Planung und Dokumentation (Checklisten, Abschluss-, Quartals- u. Jahresberichterstattung)
- Workflow-/Prozess-Unterstützung innerhalb der Compliance Organisation
- Wissensmanagement prozessgestützt (Wissens-Akte, Fallbeispiele, FAQ, Legal Einbindung)
- Training-Management (Planung, Inhalte, Teilnehmernachweis, Prüfung)
- Micro-Learning (zykl. Verteilung von Fallbeispielen mit Feedback, Rücklaufmessung, Lernkurve)
- Mitarbeiterbefragung zur Compliance Kultur
- Reporting/Analyse (Nachweise, Berichterstattung, Lernkurve)
Bild 1: TQG businessApp platform® für Compliance (hier exemplarisch ein Mitarbeiter Dashboard)
Legal /Procurement / Sales
- Unterstützung/Sicherstellung der Compliance im Contract Lifecycle beginnend bei Geschäftspartner Due Diligence über Vertragserstellung bis Vertragsbewirtschaftung (Compliance Klauseln, Checklisten, Compliance Regeln, Trainings, Beispiele verfügbar machen im Prozess)
- Bereitstellung von Compliance konformen Boiler Plates oder Templates
- Dokumentationsnachweis über die realen Vertragsprozesse und Entscheidungen
- Sicherstellung der Compliance in der Lieferkette (automatisierter Mailversand von Verpflichtungserklärung Geschäftspartner zu Compliance mit Überwachung Rücklauf
- Planung und Dokumentation von Lieferantenaudits
- Reporting/Analyse „Compliance Radar“ über Lieferanten
Human Resources
- Dokumentation aller personalrelevanten Dokumente in einer Personalakte (Bewerbung, Arbeitsvertrag incl. Compliance Verpflichtung, Bonusvereinbarungen, Performance Dokumentation, Trainingsnachweis)
- Personalakte für Personaldokumente (Arbeitsvertrag incl. Compliance Anlage, Bewerbung, etc.)
- Workflow-Unterstützung bei Recruiting Process, Onboarding, Nutzungsüberlassung und Stellenwechseln
- Wiedervorlagen/Fristenmanagement für zyklisches Compliance Training, Performance Gespräch, usw.
Compliance Excellence - Das Compliance Management System
Überblick der Funktionen unserer Compliance Software "Compliance Excellence"
- Compliance - Organisation (CMS-Projekt-Akte, Trainingsakte, Audit-Akte, u.v.m.)
- Compliance-Case-Management (Compliance-Akte)
- Workflow-Management / Geschäftsprozessunterstützung / Genehmigungsprozesse
- Wiedervorlagen-, Fristenmanagement (Trainings, Risikoanalyse, …)
- Vorlagen-/Template-Management zur globalen, länderspezifischen Standardisierung
- Self-Service - Document/Contract Builder (Compliance gesicherte Dokument-/Vertragserstellung)
- Recherche-Funktion (Filter, strukturierte Suche, Volltext-Suche, Fuzzy-Search
- Reporting/Analyse (Schulungsnachweise, Wer?, Wann?, Was? Durch wen? Wie lange?)
- Wissensmanagement (FAQ, Fallbeispiele)
- Micro-Learning (regelmäßige Verteilung von Fallbeispielen mit Feedback-Funktion)
- Kommunikationsfunktionen für Umfragen, Feedback
- Autorisierung und Zugriffsschutz
Digitales Compliance Management System
Ein digitales Compliance Management System zur Sicherstellung der Compliance in kritischen Geschäftsprozessen und Unterstützung der Compliance Arbeit schafft wieder die nötigen Freiräume, um eine Compliance Kultur aktiv gestalten zu können.
Genau hier setzt das Best Practice Compliance Excellence an. Darunter ist die operative und nachhaltige Unterstützung der Mitarbeiter in allen Compliance relevanten und kritischen Geschäftsprozessen zu verstehen. Die Mitarbeiter in Legal, Einkauf, Sales, Finance, HR, etc. werden in Ihren Aufgaben durch die Nutzung regelkonformer Geschäftsprozesse nach neusten BPMN 2.0 Standards und Bereitstellung von aktuellem Compliance Wissen unterstützt. Dies gilt insbesondere verstärkt für internationale Konzerne und deren wirksame Einbindung und Kontrolle von Mitarbeitern in den Niederlassungen im In- und Ausland.
Mit Compliance Excellence als Best Practice Paket bietet The Quality Group das ideale Werkzeug zur nachhaltigen und wirksamen Organisation, Strukturierung und Dokumentation und Implementierung eines Compliance Management Systems. Compliance Excellence stellt ein umfassendes Framework dar und ist ein modularer, separat lizenzierbarer Bestandteil der TQG businessApp platform®.
Herausragendes Merkmal der TQG businessApp platform® ist die elegante Verbindung von - strukturierten Daten - Dokumenten - Geschäftsprozessen - Analyse/Reporting in einem Produkt. Die perfekte Symbiose von strukturierten Informationen in digitalen Akten (Wissen, Content, Dokumente und risikobehafteten Geschäftsprozessen. Dies wird ergänzt durch integriertes Wiedervorlage-/Fristenmanagement, Trainingsorganisation, Risk-Management sowie Analyse-/Reporting-Funktionen. Weitere Stärken von allen Modulen der TQG businessApp platform® sind herausragende einfache Benutzerfreundlichkeit und unternehmensindividuelle Konfigurierbarkeit.
Bild 2: TQG businessApp platform® für Compliance (hier exemplarisch das Dashboard Compliance-Manager)
