Dokumenten Management System
Ein Dokumenten Management System (DMS) liefert die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort!
Wikipedia definiert den Begriff Dokumenten Management System wie folgt: "Der Begriff Dokumentenmanagement (auch Dokumentenverwaltungssystem) bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Dabei ist in der deutschen Sprache auch die Verwaltung digitalisierter, ursprünglich papiergebundener Schriftstücke in elektronischen Systemen gemeint und wird in einem erweiterten Sinn auch als Branchenbezeichnung verwendet."
Ein Dokumenten Management System verwaltet alle Arten von Objekten. Durch die zentrale Verfügbarkeit aller relevanten Dokumente ist ein effizientes Management ohne zeitraubende Dokumentensuche jederzeit möglich.
Beliebige Dateien können in einer DMS Software miteinander verbunden, gemeinsam in Ordnern untergebracht oder gesucht werden, gleichgültig ob es sich um Textdateien, gescannte Images, Faxeingänge, E-Mails, Tiff-Grafiken, CAD-Zeichnungen, XML, HTML-Dokumente, Verweise auf Papierdokumente oder andere Anlagen handelt. Ein Dokumenten Management System bietet eine physikalisch verteilte sowohl single- als auch multiserverorientierte, zentrale Ablage, die für den Benutzer vollkommen transparent erscheint, d. h. der Anwender muss sich keine Gedanken darüber machen, wo seine Dokumente abgelegt oder wie sie gesichert oder archiviert werden. Er arbeitet mit einer konsistenten Oberfläche, die in der Struktur seine Büroorganisation und nicht seine Hardwarevoraussetzungen widerspiegelt.
Unsere Lösung: LCM Dokumentenmanagement
- Check-in/ check-out
- Versionsverwaltung
- Kategorisierung
- Volltextsuche
- One Click Edit
Smart dokumentieren
Wie man aus der Compliance-Falle herauskommt und gleichzeitig die digitale Transformation der Geschäftsprozesse zukunftssicher gestaltet
Haben Sie manchmal den Eindruck, dass wir uns totbürokratisieren? Dann sind Sie nicht alleine.
Verständlicherweise geht es nicht ohne Gesetze und Regeln, schon gar nicht in einer Kultur, für die Freiheit und Demokratie zentrale Werte sind. Doch je komplexer unsere Herausforderungen werden, umso komplexer wird ebenfalls das erforderliche Regelwerk. Die Digitalisierung führt uns das deutlich vor Augen. Unter diesen Umständen kann man sich gleichermaßen totdiskutieren und gegen alles spontan in Widerstand verfallen, weil es die eigene Komfortzone betrifft. Aber Wandel ist ein notwendiger Entwicklungsprozess, der das Verlassen dieser Komfortzone mit sich bringt.
DSGVO - Respektvoller Umgang oder Panikmache
Wie Nachhaltigkeit, Transparenz und Verbindlichkeit in der Praxis gelebt werden können
Am 25.05.2018 trat die neue EU-Datenschutzverordnung (EU-DSGVO) in Kraft. Hunderte von Beiträgen sind darüber bereits verfasst worden. Alle reden darüber, manche haben schon gehandelt, andere lassen es auf sich zukommen. Selten ist das Druckmittel der Bußgeldandrohung so früh und klar formuliert worden und betrifft Unternehmen und Privatpersonen gleichermaßen. Zwischen respektvollem Umgang und damit verbundenem Handeln auf der einen und gefühlter Panikmache auf der anderen Seite liegt hier nur ein schmaler Grat.
Herausforderung für das Unternehmen
Datenschutz-Grundverordnung
Am 25.05.2016 ist die EU-Datenschutzverordnung (DS-GVO) in Kraft getreten. Die DS-GVO gestaltet den Datenschutz in Deutschland grundlegend neu. Es wird nicht nur der Bußgeldrahmen um etwa den Faktor 60 erhöht, sondern auch die Anforderungen an die Organisation und die Dokumentation im Datenschutz grundlegend erweitert.
EIM - Der Weg zum intelligenten Informationsmanagement
Dr. Ulrich Kampffmeyer kann als "Urvater" der klaren Positionierung des Begriffes "Enterprise Information Management" deklariert werden. Vielleicht vor 20 Jahren ein wenig zu weit voraus, die IT noch nicht auf der Höhe seiner IT-Zukunftsvisionen, aber dafür immer mit pragmatischem Sachverstand, kritischen Hinterfragen und vor allem als Trendsetter nie müde werden, wenn es darum geht Definitionen, Lücken oder Risiken standhaft anzusprechen. Ein Mann, der bei neuen Themen vorangeht, mit Klarheit und wachem Geist. Er steht uns in einem Interview mit hoffentlich großem Weitwinkel für die "digitale Transformation" und EIM Rede und Antwort.
Auf dem Weg zum papierlosen Büro
Preisträger 2015: Universitätsklinikum Köln
Etwa 155.000 Rechnungen gehen jährlich beim Universitätsklinikum Köln ein. Die Automatisierung der Verarbeitung eingehender Rechnungen sowie der Rechnungsprüfung wurde mit der Einführung der Software tangro IM eingeführt. Dank dieses Systems ist man auf dem Weg zum papierlosen Büro und effizienten Geschäftsprozessen am Universitätsklinikum einen guten Schritt vorangekommen.
Verfahrensdokumentation für Dokumentenmanagement
- erforderlich oder nur schmückendes Beiwerk?
Das Thema Verfahrensdokumentation wird in vielen Unternehmen nicht nur sehr oberflächlich behandelt, obwohl die Forderung nach einer Verfahrensdokumentation in GoBD, BASEL II, SOX sowie der ISO 9001 und des Reifegradmodells der ISO 90004 / CMMI festgelegt ist. Die Verantwortung für das DMS und die Einhaltung der rechtlichen Anforderungen trägt zu jedem Zeitpunkt das Unternehmen, wie Dr. Stefan Spitz, TÜV Informationstechnik GmbH und Dr. Klaus-Peter Elpel, Consultec Dr. Ernst GmbH betonen.