Dokumenten Management System

Dokumentenverwaltungssoftware für die Ein-, Ausgabe und Archivierung von Dokumenten

Wikipedia definiert den Begriff Dokumenten Management System (DMS) wie folgt: "Der Begriff Dokumentenmanagement (auch Dokumentenverwaltungssystem) bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Dabei ist in der deutschen Sprache auch die Verwaltung digitalisierter, ursprünglich papiergebundener Schriftstücke in elektronischen Systemen gemeint und wird in einem erweiterten Sinn auch als Branchenbezeichnung verwendet."

Ein Dokumenten Management System verwaltet alle Arten von Objekten. Durch die zentrale Verfügbarkeit aller relevanten Dokumente ist ein effizientes Management ohne zeitraubende Dokumentensuche jederzeit möglich.

Beliebige Dateien können in einer DMS Software miteinander verbunden, gemeinsam in Ordnern untergebracht oder gesucht werden, gleichgültig ob es sich um Textdateien, gescannte Images, Faxeingänge, E-Mails, Tiff-Grafiken, CAD-Zeichnungen, XML, HTML-Dokumente, Verweise auf Papierdokumente oder andere Anlagen handelt. Ein Dokumenten Management System bietet eine physikalisch verteilte sowohl single- als auch multiserverorientierte, zentrale Ablage, die für den Benutzer vollkommen transparent erscheint, d. h. der Anwender muss sich keine Gedanken darüber machen, wo seine Dokumente abgelegt oder wie sie gesichert oder archiviert werden. Er arbeitet mit einer konsistenten Oberfläche, die in der Struktur seine Büroorganisation und nicht seine Hardwarevoraussetzungen widerspiegelt.