Soweit andere Abteilungen in die Bearbeitung eingebunden waren, wurde das Papier kopiert, per Hauspost weitergeleitet und in einer Vielzahl von Fällen immer wieder nachgehakt, bis der Beleg verarbeitet werden konnte. Nach der Buchung gingen die Papierbelege an die Kreditorenbuchhaltung zur Zahlung. Dort wurden
diese sortiert und in den Zahlungslauf gegeben. Ein zeitraubender Vorgang, bei dem es immer wieder vorkam, dass eine Rechnung zwar gebucht, aber nicht sofort auffindbar war und deshalb gesperrt werden musste.

Die fehlende Transparenz erwies sich als weiteres Problem, denn es konnte nicht nachgehalten werden, wie viele Rechnungen offen waren. Der Erfahrungsaustausch mit Kollegen anderer Universitätskliniken brachte die Lösung. Mit der Heidelberger Firma tangro, welche bereits Referenzen bei vergleichbaren Einrichtungen hatte, wurde ein geeigneter Realisierungspartner gefunden. Die Software tangro IM konnte mit einfacher Handhabung und praxisgerechten Workflows überzeugen. Außerdem sprachen eine schnelle Implementierung
und das Preis/Leistungsverhältnis für dieses System. Weiterhin war entscheidend, dass diese Lösungen SAP embedded ist und damit ein Direktzugriff auf Stamm- und Bewegungsdaten in SAP ermöglicht.

Nach einer Implementierungsphase von drei Monaten waren die Systeme im Mai 2013 produktiv im Einsatz. Die Software wird von rund 25 Mitarbeitern im Bereich Finanzen für die Rechnungsverarbeitung genutzt. Darüber hinaus sind 150 Mitarbeiter als Bearbeiter in die verschiedenen Workflows eingebunden. Die eingehenden Belege werden in der Digitalisierungsstelle gescannt und stehen anschließend im elektronischen Eingangsbuch den Sachbearbeitern für die Weiterverarbeitung zur Verfügung. Entspricht eine Rechnung den Bestellungs- und Wareneingangsdaten, dann kann diese sofort gebucht werden, so dass hier nicht länger als ein bis zwei Tage bis zur Zahlung vergehen. Bei Klärungsbedarf, verursacht durch Preis- oder Mengenabweichungen sowie fehlenden Bestellungen oder Freigaben, geht der Beleg elektronisch direkt an die zuständigen Mitarbeiter. In den Workflow eingebunden sind die Einkaufsabteilung, der technische Betrieb, der die Beschaffung für die Bereiche Facility und Medizintechnik umfasst, sowie die Apotheke des Universitätsklinikums, welche für die Bestellung pharmazeutischer Waren zuständig ist. Im Rahmen eines Rollouts werden nach und nach die einzelnen Kliniken und Institute in den Workflow eingebunden.

Nachdem die fraglichen Belege überprüft, korrigiert und freigegeben sind, gehen diese wieder an die Buchhaltung zurück. Das geht durch die elektronische Bearbeitung besser als früher, so dass nun auch im Klärungsfall schneller gebucht werden kann.

Durch das Eingangsbuch ist jederzeit klar, wie viele Belege im Umlauf sind – ein wichtiger Punkt, wenn es um mehr Kosteneffizienz geht. Dank der neuen Software weiß die Buchhaltung jederzeit genau, welche Rechnungen gerade bearbeitet werden, wie viele sich davon im Workflow befinden und wem ein Beleg
momentan zur Bearbeitung vorliegt. Gleichzeitig können nun auch Rabattverhandlungen mit Lieferanten gezielter geführt werden, weil sich Zahlungsbedingungen genau auswerten lassen. Den Sachbearbeitern kommt zugute, dass zu jeder Rechnung bzw. Bestellung die Vorgänge genau nachvollziehbar sind. Die Recherche hat sich vereinfacht. Wenn Nachfragen von Lieferanten kommen, dann können die Sachbearbeiter
genau sehen, wo die Rechnung gerade liegt und warum sie noch nicht beglichen wurde. Das langwierige
Nachhaken und Nachtelefonieren gibt es nicht mehr – ein Mausklick auf den Beleg und alle Informationen sind am Monitor sichtbar. Da alle Belege elektronisch vorliegen, konnte die Papierablage stark vereinfacht werden.

Dank dieses Systems ist man auf dem Weg zum papierlosen Büro und effizienten Geschäftsprozessen am
Universitätsklinikum einen guten Schritt vorangekommen.

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