Contract Management (Vertragsmanagement)
Was ist die Definition von Contract Management?
Contract Management (im deutschsprachigen Raum Vertragsmanagement bezeichnet) beschreibt die Verwaltung von Verträgen. Dazu gehören das Management der ersten schriftlichen Verhandlungen, der eigentliche Vertrag mit seinen Bedingungen sowie die Dokumentation von Änderungen.
In der Praxis wird das Vertragsmanagement als Grundlage für die Geschäftsaktivitäten einer Organisation gesehen und stellt daher eine ebenso globale wie komplexe Unternehmensaufgabe dar.
Contract Lifecycle Management
Contract processing, contract management and contract evaluation is part of the daily work of many departments and thus also part of the risk potential arising from contracts. As a rule, the legal, investment management, marketing, sales, purchasing, finance, controlling, auditing and information technology departments deal with contracts on a decentralized basis. The distributed knowledge as well as the decentralized responsibilities pose considerable risks for the company.
Many companies are unable to obtain an adequate overview of their internal and external contractual relationships at the push of a button in order to realistically assess the resulting risks. But third parties, such as banks, investors, or financial statement and auditors, are also pressing for a transparent overview of existing contractual relationships as part of their risk assessment and supervisory duties.
Successful and legally compliant management of these challenges requires concrete solution approaches with the objective of identifying and effectively controlling risks, optimizing processes, and achieving increases in efficiency and the necessary audit security in the area of compliance management.
Digital versus analog contract management
Contract management can be analog or digital (or a hybrid of both formats). The management of contracts in digital form simplifies the process considerably compared to analog management and offers the following advantages:- Location-independent (the data can be accessed from anywhere with the appropriate access rights)
- Simplified central accessibility
- Enables the standardization of processes
- Simplification of evaluations and reporting
- Collaboration/simultaneous work of several people
- Cost savings due to simplified management
- Enables the use of a digital signature
smartLCM Contract Management Software
Innerbetriebliche und dezentrale Entscheidungsebenen erfordern eine direkte Zugriffsmöglichkeit auf die globalen Informationen des Unternehmens unter Offenlegung etwaiger Risiken. Mit smartLCM Vertragsmanagement steht ein Werkzeug zur Verfügung, das sowohl die Prozesse des Contract Management, des Vertragsabschlusses, der Vertragsverwaltung als auch Teilbereiche des Risikomanagements automatisiert.
smartLCM Vertragsmanagement und die anderen modularen Applikationen der TQG businessApp platform® haben sich, unter anderem durch intensive Zusammenarbeit mit Anwendern, zu einer Wissensdatenbank entwickelt, die für alle Organisationseinheiten in einem Unternehmen strukturierte und unstrukturierte Daten fachspezifisch verwaltet und analysiert. Diese Daten, die sowohl für sich anbahnende Geschäfte (NDA, Angebote, Anfragen, RFI, RFQ u.a.) als auch nach Vertragsabschluss (z. B. Vertrag, Anlagen oder Lieferanteninformationen) relevant sind, werden komplementär zu einem transaktionsorientierten System (wie SAP, Navision etc.) verwaltet, aktiv überwacht und kontrolliert. Das digitale Vertragsmanagement sichert höchste Compliance und Audit Standards ab!
✓ Compliance/audit security in the processes
✓ Process optimization in the organization > 30%
✓ Measurably transparent processes (inTime, InQuality, inBudget)
✓ Noticeably improved employee motivation
✓ 100% retrievable documents, contracts, files
✓ More efficient (automated) business processes
Internal and decentralized decision-making levels require direct access to the company's global information with disclosure of any risks. With smartLCM contract management, a tool is available that automates the processes of contract creation, contract conclusion, contract management as well as sub-areas of risk management.
smartLCM contract management and the other modular applications of the TQG businessApp platform® have developed, among other things through intensive cooperation with users, into a knowledge database that manages and analyzes structured and unstructured data for all organizational units in a company on a subject-specific basis. This data, which is relevant both for deals in the making (NDA, offers, RFQs, RFI, RFQ, etc.) and after the contract has been signed (e.g. contract, attachments or supplier information), is managed, actively monitored and controlled as a complement to a transaction-oriented system (such as SAP, Navision, etc.). The contract management software ensures the highest compliance and audit standards!
Der rechtliche Rahmen für das Contract Management
Das Management und Controlling dieser Verträge ist nicht erst seit dem Inkrafttreten des Gesetzes zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) am 1. Mai 1998 eine unternehmenskritische Compliance Aufgabe.
So bildet das Contract Management das Fundament für das betriebswirtschaftliche Handeln eines Unternehmens und sollte somit Bestandteil eines Überwachungssystems sein (§§ 317 Abs. 4 HGB i.V.m. 91 Abs. 2 AktG).
Zukunftssicheres Contract Management wird nachhaltig Ihre Compliance und Prozesse sichern!
Ihr digitales Contract Management ist bestens für die Zukunft aufgestellt, kann sich entlang Ihrer Compliance-Vorgaben optimal mit Ihren Potentialen entwickeln und sichert Ihnen nachhaltig Ihren Geschäftserfolg. Mit smartLCM Vertragsmanagement profitieren auch Sie von einer der führenden Lösungen. Webbasiert, technologisch zukunftsorientiert und mit einfachen Handgriffen zu bedienen.
Der Bedarf mit dem Contract Management und Wissensmanagement zu Transparenz und Verbindlichkeit und bewusstem Risiko- und Compliancemanagement zu kommen ist nachhaltig gewachsen. Die immer schneller werdenden Anforderungen an Agilität und Veränderung werden zum Treiber und zeigen, dass der Weg der letzten Jahre nicht ausreichend war. Wissen stagniert, immer noch sind mehr als 80 % der Dokumente und des Wissens in unstrukturierten Texten und Ablagen existent. Die IT hat allein versagt. Die Potentiale sind mannigfaltig und allgegenwärtig. Immer dort, wo Informationen abgelegt, gesucht und für Entscheidungen vorhanden sein müssen. Ablegen und wiederfinden –war gestern, heute müssen agile Prozesse und Abläufe in den Unternehmen mit intelligenten Lösungen, meist individuell, für die zukünftigen Anforderungen strukturiert werden. Das nennt man heute Enterprise Information Management (EIM). Die Kernkompetenz stellt dabei „strukturiertes Informations- und Wissensmanagement“ auf Basis von bewährtem Contract Management dar. Entlang der Compliance und abteilungsübergreifend.
The legal framework for contract management
The management and controlling of these contracts has been a critical compliance task for companies not only since the German Act on Control and Transparency in Business (KonTraG) came into force on May 1, 1998.
Contract management, for example, forms the foundation for a company's business activities and should therefore be part of a monitoring system (Section 317 (4) HGB in conjunction with Section 91 (2) AktG).
The presentation of business risks is also required for the group management report in accordance with sections 289 (1) and 315 (1) HGB. The GmbH Act and Basel II also place requirements on contract management. Essential information on this can be obtained from well-documented contract management, among other things.
Future-proof contract management will sustainably secure your compliance and processes!
Your contract management is optimally positioned for the future, can develop optimally along your compliance requirements with your potentials and secures your business success in the long term. With smartLCM contract management, you too can benefit from one of the leading solutions. Web-based, technologically future-oriented and easy to use.
The need for contract management and knowledge management to achieve transparency and commitment and conscious risk and compliance management has grown sustainably. The ever faster demands for agility and change are becoming a driver and show that the way of the last years was not sufficient. Knowledge is stagnating, and more than 80% of documents and knowledge still exist in unstructured texts and files. IT alone has failed. The potentials are manifold and ubiquitous. Always there, where information has to be filed, searched and available for decisions. Today, agile processes and workflows in companies must be structured with intelligent solutions, usually individually, for future requirements. Today, this is called Enterprise Information Management (EIM). The core competence is "structured information and knowledge management" based on proven contract management software. Along compliance and across departments.
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