Take users along without overburdening them
Digitization of Invoice Receipt Processing
Björn Hofmann, Head of the Members and Pension Department at the Pension Fund for Lawyers in the State of Hesse
Published in: Veröffentlicht in: DiALOG - DAS MAGAZIN FÜR ENTERPRISE INFORMATION MANAGEMENT | MÄRZ 2017
Changes and innovations in working methods represent a challenge. To ensure successful and sustainable project outcomes, it is essential to first recognize and consider the different requirements as well as any concerns or fears involved. Open communication with all stakeholders is therefore indispensable, with the users and their needs always remaining at the center of attention.
With the digitization of invoice receipt processing, a digital transformation was implemented that incorporated technical, organizational, legal, and social aspects. After the Members and Pension Department had been using Corsa as an ECM solution for approximately ten years, this project enabled the digital transformation at the Pension Fund for Lawyers in the State of Hesse to be largely completed.
As a result, paper-based file management in accounting was replaced, and administrative processes such as the review and approval of invoices were mapped through workflows. Ultimately, this project led to transparent and fully traceable process workflows, whose audit compliance was thoroughly reviewed and confirmed by an auditing firm.
Führung wird immer wichtiger
Zweifellos, die meisten Unternehmen werden sich in den kommenden Jahren stark verändern. Neben ihren Strukturen und den Arbeitsbeziehungen in ihnen werden sich oft auch ihre Geschäftsmodelle wandeln. Doch eines wird sich nicht verändern: der Mensch Mitarbeiter. Er wird sich weiterhin Halt und Orientierung wünschen – gerade wenn im Unternehmen selbst und in dessen Umfeld scheinbar alles im Fluss ist.
Doch wer soll ihm dieses Gefühl vermitteln, wenn im Unternehmen sozusagen alles permanent auf dem Prüfstand steht? Letztlich können dies nur die Führungskräfte sein. Deshalb ist die These nicht gewagt: Führung wird künftig in den Unternehmen immer wichtiger werden – gerade weil es im Unternehmenskontext sonst nichts mehr gibt, worauf man als Mitarbeiter bauen und vertrauen kann.
Führung muss sich ändern
Soweit, so beruhigend. Das bedeutet jedoch keineswegs, dass sich Führung nicht verändert. Im Gegenteil! Die Art zu führen, muss sich im digitalen Zeitalter radikal wandeln. Denn folgende Entwicklungslinien sind in den Unternehmen unverkennbar.
- Die für den Unternehmenserfolg relevanten Leistungen werden zunehmend von bereichs- und oft sogar unternehmensübergreifenden Teams erbracht.
- Die für die Kunden erbrachten Lösungen setzen immer mehr Spezialwissen voraus, das die Führungskräfte oft selbst nicht haben.
- Die von den Unternehmen erarbeiteten Strategien, Planungen usw. haben eine immer kürzere Gültigkeitsdauer. Und:
- Die Führungskräfte und ihre Bereiche stehen immer häufiger vor Herausforderungen, für die sie noch keine Lösung haben.
Wie ist in einem solchen Umfeld erfolgreiche Führung möglich – wenn die Führungskräfte einen immer geringeren (disziplinarischen) Zugriff auf ihre Mitarbeiter haben und – salopp formuliert – auch nicht schlauer als diese sind?
Führungskräfte müssen „Marken“ werden
Nach dem klassischen Befehl- und Gehorsam-Prinzip ist dies nicht möglich; ebenso wenig dadurch, dass die Führungskräfte versuchen, sich als Alles-besser-Wisser zu profilieren. Der einzig mögliche Lösungsweg ist: Die Führungskräfte müssen sich zu echten Leadern entwickeln, also Persönlichkeitsmarken, denen die Mitarbeiter vertrauen.
Eine Marke kennzeichnen zwei Faktoren. Erstens: Sie ist aufgrund ihres Auftritts beziehungsweise Erscheinungsbilds wiedererkennbar. Und zweitens: Sie gibt den Kunden ein klares Leistungsversprechen – so wie dies zum Beispiel die Unternehmen Audi und BMW mit ihren Slogans „Vorsprung durch Technik“ beziehungsweise „Freude am Fahren“ tun.
Erkennbar für gewisse Werte stehen
Ähnlich verhält es sich mit Fühungskräften, die eine „Persönlichkeitsmarke“ sind. Auch sie stehen für ihr Umfeld erkennbar für konkrete Werte und Überzeugungen, die sich in ihrem Verhalten zeigen. Also lautet eine Anforderung an Führungskräfte, die eine Persönlichkeitsmarke werden möchten: Sie müssen sich ihrer Werte und Überzeugungen sowie Stärken bewusst werden – also darüber, was sie als Person einzigartig und unverwechselbar macht. Dazu zählt auch das Kennen der eigenen Schwächen. Denn erst aus dem Bewusstsein unserer Stärken und Schwächen erwächst das erforderliche Selbstverständnis für unsere mögliche Wirkung. Und dieses hilft uns wiederum, nicht nur an „Schönwetter-Tagen“, sondern auch, wenn es (im Unternehmen oder Markt) „stürmt und schneit“ eine souveräne Haltung einzunehmen und zu zeigen. Und dies ist wiederum ein Signal für unsere Umwelt: Dieser Marke beziehungsweise Person kannst du vertrauen.
Sich präsentieren und vermarkten
„Werden Sie als Führungskraft eine Marke und präsentieren und vermarkten Sie sich entsprechend“ – diese Aufforderung stößt bei vielen Führungskräften auf Vorbehalte. Denn mit dem Begriff „Vermarktung“ assoziieren sie Attribute wie „schrill“ und „laut“. Doch nur wenige Marken sind so schrill und laut wie Afri Cola. Weit mehr setzen auf ein unaufgeregtes Under-Statement.
Ähnlich verhält es bei der Selbst- Vermarktung von Führungskräften. Auch hier geht es nicht darum, stets am lautesten zu schreien, sondern immer wieder nach außen zu zeigen und zu artikulieren,
- wofür man steht und
- was einem als Person wichtig ist.
Denn so entstehen Glaubwürdigkeit und somit Vertrauen. Und diese Faktoren werden für den Führungserfolg in der von Veränderung geprägten VUCA-Welt immer wichtiger.
The top priority was to provide employees with a system they would enjoy working with and in which they could recognize clear added value. The key to achieving this goal was to involve the employees and future users in the project from the very beginning.
This approach made it possible to overcome the existing skepticism, which was partly due to the accounting department’s reliance on paper-based processes and the need to leave behind a familiar and well-established way of working. Meeting legal requirements resulting from the need for audit compliance, as well as integrating various specialized applications and solutions that had to be interconnected, also presented challenges that were successfully overcome.
All content is easily accessible to everyone: problems caused by missing documents or duplicate data entry, outdated information, unclear document versions, or incorrect filing are now a thing of the past—just like overfilled cabinets full of paper files.
By jointly defining existing administrative processes, optimizing them, and transferring decision-making responsibilities to the future users during the implementation of the project, the employees gained the feeling and confidence that they had made a significant contribution to the solution process. As a result, the following objectives were defined and successfully achieved:
- Reduced workload
- Greater transparency and traceability
- Improved search capabilities
- Maintenance of contact data in a single location
- Ergonomic scanning
- Access from the accounting entry to the document with a single mouse click
- Standardized procedures through workflows
- Reduction of paper consumption
- Drastic reduction in the size of the physical archive
- Automated transfer to a long-term archive
From the outset, it was essential for the implementation process to establish continuous transparency throughout the entire project. This enabled every participant to follow the individual project steps during all phases of the project and actively influence them. The different strengths and experiences of individuals could therefore be utilized for the benefit of the entire team and the overall solution. Particularly valuable was the support and communication provided throughout the entire process by and with StratOz as a service provider, which developed key components of the system and integrated the different systems at their interfaces. This also made it possible to offer training sessions and introductions for employees tailored to their individual needs.
In conclusion, it can be stated that the digitization of invoice receipt processing, in addition to the benefits already mentioned, has made a significant contribution to the positive development of communication with the various partners of the pension fund as well as within the organization itself.
Through this project, the initial concept of digital working has evolved into a culture of digital thinking within the pension fund. The organization has succeeded in engaging users in the transformation process without overwhelming them.
The Pension Fund for Lawyers in the State of Hesse is a professional pension scheme organized as a public-law corporation. Its mission is to provide more than 20,000 members and other beneficiaries with financial security in old age, in the event of occupational disability, and in the event of death.
www.vw-ra-hessen.de