Best Practice
for Human Resources
Digital Personnel Record
The digital personnel record for the Human Resources (HR) department
The benefits of an integrated digital records management in the HR field are obvious:
- Use of any types of files (for example, task and process-related)
- Storage organization means fileplan
- Competence & responsibilities within a file (for example, internal clerk, persons involved)
- Time management with reminders
- Comments for secondary text information
- Vita of a file (assignment of multiple documents, contracts, contacts to a file)
- eRecord - important files information in a document on the go
All this and much more is included in the Best Practice Package "Digital Personnel Record"!
Personnel records digitally under control!
In addition to the personal information in the accounting system or the time determination, with LCM Digital Personnel Record overarching documents and processes per employee can be managed. By coupling with the personnel master record in the ERP or PIS (Human Resources Information System), the Best Practice Package LCM Digital Personnel Record closes the gap between documents and master record data in the existing systems.
Usability
- Individuell konfigurierbare Startseite
- Frei konfigurierbare, Individuelle Aktenstrukturen
- Dokumentenvorschau (Easy view)
- Kommentierungsfunktion aller Dokumente
- Automatische und manuelle Wiedervorlagen und Erinnerungen
- Leistungsfähige Recherche-Möglichkeiten: strukturierte Suche nach Attributen, Objekten, Suche über Filter, Volltextsuche, Fuzzy-Search, Suche nur in aktuellen Dokumenten (jüngsten Version) oder allen Dokument-Versionen
- Innovatives Berechtigungskonzept zur Sicherstellung von Datenschutzanforderungen
- Revisionssichere Archivierung aller gewünschten Daten
Input
- Verschiedene Möglichkeiten zur Dokumentenablage
- Per Drag&Drop vom Desktop oder z.B. Email-System (Outlook, Lotus Notes)
- Hochladen aus File-Struktur (Explorer-Verzeichnis-Struktur
- Automatisiert über Email-Inbox direkt in die Akte
- Automatisiert über Scan-Strecke
- Nahtlose MS Office Integration
- Integrierte Dokumenten- und Datenübernahme aus SAP
- Strukturierte Ablage von Dokumenten durch Barcode
- Indizierung von Dokumenten mit OCR Scanning für die Volltextsuche und Recherche
Output
- Dokumenterstellung/-erzeugung über komfortablen Wizard mit Textbausteinen und Templates
- Einbeziehen von Stammdaten, SQL Datenbanken etc.
- Erstellung von Serienbriefen
- Drucken und Versenden von Dokumenten (alles steuerbar über Berechtigungskonzept)
- Mobiler Zugriff via Smartphone oder Tablet
Workflow
- Automatisierung von Wiedervorlagen und Workflows
- Abbildung des gesamten Dokumentenlebenszykluses (Document Lifecycle)
- Ablage von Pflichtdokumenten und Checklisten zur Sicherstellung von Compliance