Contract Management (Vertragsmanagement)
Was ist laut Definition Contract Management?
Contract Management (im deutschsprachigen Raum auch "
Vertragsmanagement" genannt) beschreibt die Verwaltung von Verträgen. Dies umfasst sowohl die Verwaltung der anfänglich schriftlich festgehaltenen Verhandlungen, den eigentlichen Vertrag mit Bedingungen und Konditionen sowie die Dokumentation der Änderungen.
Contract Management wird in der Praxis als das Fundament für das betriebwirtschaftliche Handeln einer Organisation angesehen und stellt somit eine sowohl globale als auch eine komplexe Unternehmensaufgabe dar.
Contract Lifecycle Management
Die Vertragsabwicklung, Vertragsverwaltung und Vertragsauswertung ist Bestandteil der täglichen Arbeit vieler Abteilungen und damit auch Teil des Risikopotenziales, welches sich aus Verträgen (z. en. Contracts) ergibt. In der Regel befassen sich die Abteilungen Recht, Beteiligungsmanagement, Marketing, Vertrieb, Einkauf, Finanzen, Controlling, Revision und Informationstechnologie dezentral mit Verträgen. Das verteilte Wissen sowie die dezentralen Verantwortlichkeiten bergen hierbei erhebliche Risiken für das Unternehmen.
Viele Unternehmen sind nicht in der Lage, sich auf Knopfdruck einen angemessenen Überblick über ihre internen und externen Vertragsverhältnisse zu verschaffen, um die daraus resultierenden Risiken realistisch einzuschätzen. Aber auch dritte Parteien, wie z. B. Banken, Investoren oder Jahresabschluss- und Wirtschaftsprüfer, drängen als Teil ihrer Risk Assessment- und Aufsichtspflichten auf einen transparenten Überblick zu den bestehenden Vertragsverhältnissen.Für eine erfolgreiche und gesetzkonforme Bewältigung dieser Herausforderungen bedarf es konkreter Lösungsansätze mit der Zielsetzung, Risiken zu erkennen und wirksam zu kontrollieren, Prozesse zu optimieren sowie Effizienzsteigerungen und die notwendige Revisionssicherheit im Bereich Compliance Management zu erzielen.
Digitales versus analoges Contract Management
Das Contract Management kann analog und digital (oder auch durch ein Hybrid beider Formate) erfolgen. Dabei erleichtert das Management der Verträge in digitaler Form den Prozess gegenüber dem analogen Management erheblich und bietet folgende Vorteile:- Ortsunabhängigkeit (die Daten sind von überall mit entsprechenden Zugriffsrechten aufrufbar)
- Vereinfachte zentrale Aufrufbarkeit
- Ermöglicht die Standardisierung von Prozessen
- Vereinfachung der Auswertungen und Reportings
- Kollaborationen/Gleichzeitiges Arbeiten mehrerer Personen
- Kostenersparnis aufgrund des vereinfachten Managements
- Ermöglicht die Nutzung einer digitalen Signatur
smartLCM Vertragsmanagement Software
Innerbetriebliche und dezentrale Entscheidungsebenen erfordern eine direkte Zugriffsmöglichkeit auf die globalen Informationen des Unternehmens unter Offenlegung etwaiger Risiken. Mit smartLCM Vertragsmanagement steht ein Werkzeug zur Verfügung, das sowohl die Prozesse des Contract Management, des Vertragsabschlusses, der Vertragsverwaltung als auch Teilbereiche des Risikomanagements automatisiert.
smartLCM Vertragsmanagement und die anderen modularen Applikationen der TQG businessApp platform® haben sich, unter anderem durch intensive Zusammenarbeit mit Anwendern, zu einer Wissensdatenbank entwickelt, die für alle Organisationseinheiten in einem Unternehmen strukturierte und unstrukturierte Daten fachspezifisch verwaltet und analysiert. Diese Daten, die sowohl für sich anbahnende Geschäfte (NDA, Angebote, Anfragen, RFI, RFQ u.a.) als auch nach Vertragsabschluss (z. B. Vertrag, Anlagen oder Lieferanteninformationen) relevant sind, werden komplementär zu einem transaktionsorientierten System (wie SAP, Navision etc.) verwaltet, aktiv überwacht und kontrolliert. Das digitale Vertragsmanagement sichert höchste Compliance und Audit Standards ab!
✓ Compliance-/Revisions-Sicherheit in den Prozessen
✓ Prozessoptimierungen in der Organisation > 30%
✓ Messbar transparente Abläufe (inTime, InQuality, inBudget)
✓ Spürbar verbesserte Motivation der Mitarbeiter
✓ 100% auffindbare Dokumente, Verträge, Akten
✓ Effizientere (automatisierte) Geschäftsprozesse
Innerbetriebliche und dezentrale Entscheidungsebenen erfordern eine direkte Zugriffsmöglichkeit auf die globalen Informationen des Unternehmens unter Offenlegung etwaiger Risiken. Mit smartLCM Vertragsmanagement steht ein Werkzeug zur Verfügung, das sowohl die Prozesse des Contract Management, des Vertragsabschlusses, der Vertragsverwaltung als auch Teilbereiche des Risikomanagements automatisiert.
smartLCM Vertragsmanagement und die anderen modularen Applikationen der TQG businessApp platform® haben sich, unter anderem durch intensive Zusammenarbeit mit Anwendern, zu einer Wissensdatenbank entwickelt, die für alle Organisationseinheiten in einem Unternehmen strukturierte und unstrukturierte Daten fachspezifisch verwaltet und analysiert. Diese Daten, die sowohl für sich anbahnende Geschäfte (NDA, Angebote, Anfragen, RFI, RFQ u.a.) als auch nach Vertragsabschluss (z. B. Vertrag, Anlagen oder Lieferanteninformationen) relevant sind, werden komplementär zu einem transaktionsorientierten System (wie SAP, Navision etc.) verwaltet, aktiv überwacht und kontrolliert. Das digitale Vertragsmanagement sichert höchste Compliance und Audit Standards ab!
Der rechtliche Rahmen für das Contract Management
Das Management und Controlling dieser Verträge ist nicht erst seit dem Inkrafttreten des Gesetzes zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) am 1. Mai 1998 eine unternehmenskritische Compliance Aufgabe.
So bildet das Contract Management das Fundament für das betriebswirtschaftliche Handeln eines Unternehmens und sollte somit Bestandteil eines Überwachungssystems sein (§§ 317 Abs. 4 HGB i.V.m. 91 Abs. 2 AktG).
Zukunftssicheres Contract Management wird nachhaltig Ihre Compliance und Prozesse sichern!
Ihr digitales Contract Management ist bestens für die Zukunft aufgestellt, kann sich entlang Ihrer Compliance-Vorgaben optimal mit Ihren Potentialen entwickeln und sichert Ihnen nachhaltig Ihren Geschäftserfolg. Mit smartLCM Vertragsmanagement profitieren auch Sie von einer der führenden Lösungen. Webbasiert, technologisch zukunftsorientiert und mit einfachen Handgriffen zu bedienen.
Der Bedarf mit dem Contract Management und Wissensmanagement zu Transparenz und Verbindlichkeit und bewusstem Risiko- und Compliancemanagement zu kommen ist nachhaltig gewachsen. Die immer schneller werdenden Anforderungen an Agilität und Veränderung werden zum Treiber und zeigen, dass der Weg der letzten Jahre nicht ausreichend war. Wissen stagniert, immer noch sind mehr als 80 % der Dokumente und des Wissens in unstrukturierten Texten und Ablagen existent. Die IT hat allein versagt. Die Potentiale sind mannigfaltig und allgegenwärtig. Immer dort, wo Informationen abgelegt, gesucht und für Entscheidungen vorhanden sein müssen. Ablegen und wiederfinden –war gestern, heute müssen agile Prozesse und Abläufe in den Unternehmen mit intelligenten Lösungen, meist individuell, für die zukünftigen Anforderungen strukturiert werden. Das nennt man heute Enterprise Information Management (EIM). Die Kernkompetenz stellt dabei „strukturiertes Informations- und Wissensmanagement“ auf Basis von bewährtem Contract Management dar. Entlang der Compliance und abteilungsübergreifend.
Der rechtliche Rahmen für das Contract Management
Das Management und Controlling dieser Verträge ist nicht erst seit dem Inkrafttreten des Gesetzes zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) am 1. Mai 1998 eine unternehmenskritische Compliance Aufgabe.
So bildet das Contract Management das Fundament für das betriebswirtschaftliche Handeln eines Unternehmens und sollte somit Bestandteil eines Überwachungssystems sein (§§ 317 Abs. 4 HGB i.V.m. 91 Abs. 2 AktG).
Auch für den Konzernlagebericht ist die Darstellung der Geschäftsrisiken nach §§ 289 Abs. 1, 315 Abs. 1 HGB notwendig. Das GmbH Gesetz und Basel II stellen ebenfalls Forderungen an das Contract Management. Wesentliche Informationen hierzu können unter anderem aus einer gut dokumentierten Vertragsmanagement-Software gewonnen werden.
Zukunftssicheres Contract Management wird nachhaltig Ihre Compliance und Prozesse sichern!
Ihr digitales Contract Management ist bestens für die Zukunft aufgestellt, kann sich entlang Ihrer Compliance-Vorgaben optimal mit Ihren Potentialen entwickeln und sichert Ihnen nachhaltig Ihren Geschäftserfolg. Mit smartLCM Vertragsmanagement profitieren auch Sie von einer der führenden Lösungen. Webbasiert, technologisch zukunftsorientiert und mit einfachen Handgriffen zu bedienen.
Der Bedarf mit dem Contract Management und Wissensmanagement zu Transparenz und Verbindlichkeit und bewusstem Risiko- und Compliancemanagement zu kommen ist nachhaltig gewachsen. Die immer schneller werdenden Anforderungen an Agilität und Veränderung werden zum Treiber und zeigen, dass der Weg der letzten Jahre nicht ausreichend war. Wissen stagniert, immer noch sind mehr als 80 % der Dokumente und des Wissens in unstrukturierten Texten und Ablagen existent. Die IT hat allein versagt. Die Potentiale sind mannigfaltig und allgegenwärtig. Immer dort, wo Informationen abgelegt, gesucht und für Entscheidungen vorhanden sein müssen. Ablegen und wiederfinden –war gestern, heute müssen agile Prozesse und Abläufe in den Unternehmen mit intelligenten Lösungen, meist individuell, für die zukünftigen Anforderungen strukturiert werden. Das nennt man heute Enterprise Information Management (EIM). Die Kernkompetenz stellt dabei „strukturiertes Informations- und Wissensmanagement“ auf Basis von bewährtem Contract Management dar. Entlang der Compliance und abteilungsübergreifend.
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