Vertragsmanagement im Unternehmen
„Nachhaltigkeit hat Vorfahrt“ oder „Wie aus vertragen vertrauen entsteht“ – so oder ähnliche Sprüche sind in der heutigen Zeit Floskeln, die die mehr denn je Ansprüche aus längst vergangenen Tagen neu aufleben lassen. So ist auch der Vertrag als Fundament für betriebswirtschaftliches Handeln in einer Organisation oder Unternehmens kein „altes“ Relikt. Vielmehr basiert, laut Lehrbuchvorstellung, nahezu jede unternehmerische Entscheidung auf einer vertraglichen Vereinbarung oder mündet in eine solche. So sagen die Experten einvernehmlich, durchläuft ein Vertrag innerhalb eines systematischen Prozesses einen Lebenszyklus, modern auch Life Cycle Management genannt, in dem Verträge mit Rechtswirksamkeit gestaltet, erstellt, in Kraft gesetzt, bewirtschaftet, überwacht, ausgewertet, beendet und archiviert werden.
Vertragsmanagement (contract management) im Wandel wächst mit dem Verständnis zum Thema der Compliance – sicheres Handeln im Unternehmen interpretiert sich im
- Gestern wurden Verträge verwaltet – meist in Ordnern und Schränken
- Heute managen wir Verträge – Verträge digital ablegen, suchen und wiederfinden
- Morgen werden wir Verträge qualitativ innerhalb der Compliance verstehen, sichern und erfolgreich nutzen
Bild 1: Digitales Vertragsmanagement abgebildet im Vertragslebenszyklus
- Erstellung/ Verhandlung
- Prüfung
- Genehmigung
- Management
- Erfüllung
- Controlling
- Verlängerung/ Ergänzung
- Archivierung
Die Vertragsabwicklung, Vertragsverwaltung und Vertragsauswertung ist Bestandteil der täglichen Arbeit vieler Abteilungen und damit auch Teil des Risikopotenziales, welches sich aus Verträgen ergibt. In der Regel befassen sich die Abteilungen Recht, Beteiligungsmanagement, Marketing, Vertrieb, Einkauf, Finanzen, Controlling, Revision und Informationstechnologie dezentral mit Verträgen. Das verteilte Wissen sowie die dezentralen Verantwortlichkeiten bergen hierbei erhebliche Risiken für das Unternehmen.
Vorteile des digitalen Vertragsmanagements
✓Compliance-/Revisions Sicherheit in den Prozessen
✓ Prozessoptimierungen in der Organisation > 30%
✓ Messbar transparente Abläufe (inTime, InQuality, inBudget)
✓ Spürbar verbesserte Motivation der Mitarbeiter
✓ 100% auffindbare Dokumente, Verträge, Akten
✓ Effizientere (automatisierte) Geschäftsprozesse
Für eine erfolgreiche und gesetzkonforme Bewältigung dieser Herausforderungen bedarf es konkreter Lösungsansätze mit der Zielsetzung, Risiken zu erkennen und wirksam zu kontrollieren, Prozesse zu optimieren sowie Effizienzsteigerungen und die notwendige Revisionssicherheit im Bereich Compliance Management zu erzielen.
Der rechtliche Rahmen für Vertragsmanagement
Das Management und Controlling dieser Verträge ist nicht erst seit dem Inkrafttreten des Gesetzes zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) am 1. Mai 1998 eine unternehmenskritische Compliance Aufgabe.
So bildet das Vertragsmanagement das Fundament für das betriebswirtschaftliche Handeln eines Unternehmens und sollte somit Bestandteil eines Überwachungssystems sein (§§ 317 Abs. 4 HGB i.V.m. 91 Abs. 2 AktG).
Auch für den Konzernlagebericht ist die Darstellung der Geschäftsrisiken nach §§ 289 Abs. 1, 315 Abs. 1 HGB notwendig. Das GmbH Gesetz und Basel II stellen ebenfalls Forderungen an das Vertragsmanagement (contract management). Wesentliche Informationen hierzu können unter anderem aus einer gut dokumentierten Vertragsmanagement-Software gewonnen werden.
Zukunftssichere Vertragsmanagement Software wird nachhaltig Ihre Compliance und Prozesse sichern!
Ihre Vertragsmanagement Software ist bestens für die Zukunft aufgestellt, kann sich entlang Ihrer Compliance-Vorgaben optimal mit Ihren Potentialen entwickeln und sichert Ihnen nachhaltig Ihren Geschäftserfolg. Mit smartLCM Vertragsmanagement profitieren auch Sie von einer der führenden Lösungen. Webbasiert, technologisch zukunftsorientiert und mit einfachen Handgriffen zu bedienen.
Der Bedarf mit Vertragsmanagement Software und Wissensmanagement zu Transparenz und Verbindlichkeit und bewusstem Risiko- und Compliancemanagement zu kommen ist nachhaltig gewachsen. Die immer schneller werdenden Anforderungen an Agilität und Veränderung werden zum Treiber und zeigen, dass der Weg der letzten Jahre nicht ausreichend war. Wissen stagniert, immer noch sind mehr als 80 % der Dokumente und des Wissens in unstrukturierten Texten und Ablagen existent. Die IT hat allein versagt. Die Potentiale sind mannigfaltig und allgegenwärtig. Immer dort, wo Informationen abgelegt, gesucht und für Entscheidungen vorhanden sein müssen. Ablegen und wiederfinden –war gestern, heute müssen agile Prozesse und Abläufe in den Unternehmen mit intelligenten Lösungen, meist individuell, für die zukünftigen Anforderungen strukturiert werden. Das nennt man heute Enterprise Information Management (EIM). Die Kernkompetenz stellt dabei „strukturiertes Informations- und Wissensmanagement“ auf Basis von bewährter Vertragsmanagement Software dar. Entlang der Compliance und abteilungsübergreifend.
Unsere Vertragsmanagement-Lösung: smartLCM Vertragsmanagement
Innerbetriebliche und dezentrale Entscheidungsebenen erfordern eine direkte Zugriffsmöglichkeit auf die globalen Informationen des Unternehmens unter Offenlegung etwaiger Risiken. Mit smartLCM Vertragsmanagement steht ein Werkzeug zur Verfügung, das sowohl die Prozesse der Vertragserstellung, des Vertragsabschlusses, der Vertragsverwaltung als auch Teilbereiche des Risikomanagements automatisiert.
smartLCM Vertragsmanagement und die anderen modularen Applikationen der TQG businessApp platform® haben sich, unter anderem durch intensive Zusammenarbeit mit Anwendern, zu einer Wissensdatenbank entwickelt, die für alle Organisationseinheiten in einem Unternehmen strukturierte und unstrukturierte Daten fachspezifisch verwaltet und analysiert. Diese Daten, die sowohl für sich anbahnende Geschäfte (NDA, Angebote, Anfragen, RFI, RFQ u.a.) als auch nach Vertragsabschluss (z. B. Vertrag, Anlagen oder Lieferanteninformationen) relevant sind, werden komplementär zu einem transaktionsorientierten System (wie SAP, Navision etc.) verwaltet, aktiv überwacht und kontrolliert. Die Vertragsmanagement Software sichert höchste Compliance und Audit Standards ab!
Einführung des NÜRNBERGER OnlineVertragsManagement — kurz NOVEM
Durch NOVEM konnte ein digitales, konzernweites und einheitliches System zur Vertragsverwaltung und -prüfung erfolgreich umgesetzt werden.
Die elektronische Akte in der weltweiten Legal-Organisation
Preisträger 2016: Henkel
Was man in der elektronischen Akte ablegt, besitzt man überall. Die guten Erfahrungen mit dem elektronischen Vertragsmanagement haben Henkel darin bestärkt, auch für die Aktenführung eine elektronische Alternative zu entwickeln. Der integrative Ansatz, Weiterentwicklung der Vertragsmanagementsoftware LCM um ein eAkte-Modul, ist seit April 2015 in Düsseldorf im Einsatz ist.
Verträge zukunftssicher managen
Die Einführung eines Vertrags- und Dokumentenmanagementsystems (LCM) bei Octapharma AG
Das Ziel des Projektes war von Anfang an klar umrissen: Ein einziges System sollte für all wesentlichen Verträge und wichtigen Dokumente der Octapharmagruppe unabhängig von den Standorten der verantwortlichen Personen genügen.
Freiräume schaffen und Risiken minimieren durch den Einsatz innovativer IT-Systeme
Vertragsmanagement als Standardsoftware und Teil des internen Kontrollsystems
Standardsoftwarelösungen, die über Abteilungsgrenzen hinweg im Sinne einer unternehmensweiten Implementierung eingesetzt werden, sind als „Enterprise Information Management Systeme“ (EIM) benannt. Ausgangspunkt ist die Auslegung von EIM, welche die ganzheitliche Verwaltung aller Informationen im Unternehmen unabhängig von Ort, Nutzer, Autor, erzeugendem System, Anwendung, Format, Device und Zeit beinhaltet.
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