Digitales Vertragsmanagement
Verträge im gesamten Vertragslebenszyklus digital verwalten
„Nachhaltigkeit hat Vorfahrt“ oder „Wie aus vertragen vertrauen entsteht“ – so oder ähnliche Sprüche sind in der heutigen Zeit Floskeln, die die mehr denn je Ansprüche aus längst vergangenen Tagen neu aufleben lassen. So ist auch der Vertrag als Fundament für betriebswirtschaftliches Handeln in einer Organisation oder Unternehmens kein „altes“ Relikt. Vielmehr basiert, laut Lehrbuchvorstellung, nahezu jede unternehmerische Entscheidung auf einer vertraglichen Vereinbarung oder mündet in eine solche. So sagen die Experten einvernehmlich, durchläuft ein Vertrag innerhalb eines systematischen Prozesses einen Lebenszyklus, modern auch Life Cycle Management genannt, in dem Verträge mit Rechtswirksamkeit gestaltet, erstellt, in Kraft gesetzt, bewirtschaftet, überwacht, ausgewertet, beendet und archiviert werden.
Vertragsmanagement (contract management) im Wandel wächst mit dem Verständnis zum Thema der Compliance – sicheres Handeln im Unternehmen interpretiert sich im
- Gestern wurden Verträge verwaltet – meist in Ordnern und Schränken
- Heute managen wir Verträge – Verträge digital ablegen, suchen und wiederfinden
- Morgen werden wir Verträge qualitativ innerhalb der Compliance verstehen, sichern und erfolgreich nutzen
In der Literatur und dem Internet finden Sie verschiedenste Erklärungen, welche sich oft auf den Artikel zum Thema Vertragsmanagement (contract management) in der deutschsprachigen Wikipedia stützen, der ebenfalls verschiedene Definitionen liefert:
- Vertragsmanagement umfasst die Betreuung der vertraglichen Verhandlungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, Implementierung von Verträgen und Vornahme von Vertragsänderungen aus technischen, terminlichen, personellen oder finanziellen Gründen.
- Vertragsmanagement bezeichnet alle Tätigkeiten im Rahmen des Projektmanagements, die sich mit der Entwicklung, Verwaltung, Anpassung, Abwicklung und Fortschreibung der Gesamtheit aller Verträge im Rahmen eines Projektes beschäftigen.
- Vertragsmanagement wird in der Praxis als das Fundament für das betriebswirtschaftliche Handeln eines Unternehmens angesehen und stellt somit eine sowohl globale als auch eine komplexe Unternehmensaufgabe dar.
Bild 1: Digitales Vertragsmanagement abgebildet im Vertragslebenszyklus
- Erstellung/ Verhandlung
- Prüfung
- Genehmigung
- Management
- Erfüllung
- Controlling
- Verlängerung/ Ergänzung
- Archivierung
Diese Definitionen lassen sich zu folgenden Kernaussagen zusammenfassen:
- Verträge sind Ausgangspunkt und die Basis für das betriebswirtschaftliche und rechtliche Handeln in Organisationen und Fachabteilungen. Innerbetriebliche und dezentrale Entscheidungsebenen erfordern eine direkte Zugriffsmöglichkeit auf die globalen Informationen des Unternehmens unter Offenlegung etwaiger Risiken.
- Für eine erfolgreiche und gesetzkonforme Bewältigung dieser Herausforderungen bedarf es konkreter Lösungsansätze mit der Zielsetzung, Risiken zu erkennen und wirksam zu kontrollieren, Prozesse zu optimieren sowie Effizienzsteigerungen und die notwendige Revisionssicherheit im Bereich des Vertragsmanagements (contract management) zu erzielen.
- Vertragsmanagement (contract management) bezeichnet alle Tätigkeiten im Rahmen des Projektmanagements, die sich mit der Entwicklung, Verwaltung, Anpassung, Abwicklung und Fortschreibung der Gesamtheit aller Verträge im Rahmen eines Projektes beschäftigen.
Warum eigentlich Vertragsmanagement?
Die Vertragsabwicklung, Vertragsverwaltung und Vertragsauswertung ist Bestandteil der täglichen Arbeit vieler Abteilungen und damit auch Teil des Risikopotenziales, welches sich aus Verträgen ergibt. In der Regel befassen sich die Abteilungen Recht, Beteiligungsmanagement, Marketing, Vertrieb, Einkauf, Finanzen, Controlling, Revision und Informationstechnologie dezentral mit Verträgen. Das verteilte Wissen sowie die dezentralen Verantwortlichkeiten bergen hierbei erhebliche Risiken für das Unternehmen.
Die Bearing Point Studie "Contract Management 2010" belegt, dass Vertragsmanagement (contract management) eine komplexe Unternehmensaufgabe ist, die erhebliche Risiken für die Unternehmen darstellen kann. Nach Aussage dieser beziehen sich die wesentlichen Risiken und Optimierungspotenziale auf die Bereitstellung von aktuellen Verträgen und Informationen zu den Verträgen. Das meist schwierige Auffinden von Verträgen, die inhaltlichen Risiken, der Verlust von Verträgen und die Versäumnisse von Fristen werden als wesentliche Gefahren gesehen.
Viele Unternehmen sind nicht in der Lage, sich auf Knopfdruck einen angemessenen Überblick über ihre internen und externen Vertragsverhältnisse zu verschaffen, um die daraus resultierenden Risiken realistisch einzuschätzen. Aber auch dritte Parteien, wie z. B. Banken, Investoren oder Jahresabschluss- und Wirtschaftsprüfer, drängen als Teil ihrer Risk Assessment- und Aufsichtspflichten auf einen transparenten Überblick zu den bestehenden Vertragsverhältnissen.
✓ Revisions-/Compliance - Sicherheit in den Prozessen
✓ Prozessoptimierungen in der Organisation > 30%
✓ Messbar transparente Abläufe (inTime, InQuality, inBudget)
✓ Spürbar verbesserte Motivation der Mitarbeiter
✓ 100% auffindbare Dokumente, Verträge, Akten
✓ Effizientere (automatisierte) Geschäftsprozesse
Für eine erfolgreiche und gesetzkonforme Bewältigung dieser Herausforderungen bedarf es konkreter Lösungsansätze mit der Zielsetzung, Risiken zu erkennen und wirksam zu kontrollieren, Prozesse zu optimieren sowie Effizienzsteigerungen und die notwendige Revisionssicherheit im Bereich des Compliance Managements zu erzielen.
Der rechtliche Rahmen für Vertragsmanagement
Das Management und Controlling dieser Verträge ist nicht erst seit dem Inkrafttreten des Gesetzes zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) am 1. Mai 1998 eine unternehmenskritische Compliance Aufgabe.
So bildet das Vertragsmanagement das Fundament für das betriebswirtschaftliche Handeln eines Unternehmens und sollte somit Bestandteil eines Überwachungssystems sein (§§ 317 Abs. 4 HGB i.V.m. 91 Abs. 2 AktG).
Auch für den Konzernlagebericht ist die Darstellung der Geschäftsrisiken nach §§ 289 Abs. 1, 315 Abs. 1 HGB notwendig. Das GmbH Gesetz und Basel II stellen ebenfalls Forderungen an das Vertragsmanagement (contract management). Wesentliche Informationen hierzu können unter anderem aus einer gut dokumentierten Vertragsmanagement-Software gewonnen werden.
Zukunftssichere Vertragsmanagement Software wird nachhaltig Ihre Compliance und Prozesse sichern!
Ihre Vertragsmanagement (contract management) Software ist bestens für die Zukunft aufgestellt, kann sich entlang Ihrer Compliance-Vorgaben optimal mit Ihren Potentialen entwickeln und sichert Ihnen nachhaltig Ihren Geschäftserfolg. Mit smartLCM Vertragsmanagement profitieren auch Sie von einer der führenden Lösungen. Webbasiert, technologisch zukunftsorientiert und mit einfachen Handgriffen zu bedienen.
Der Bedarf mit Vertragsmanagement (contract management) Software und Wissensmanagement zu Transparenz und Verbindlichkeit und bewusstem Risiko- und Compliancemanagement zu kommen ist nachhaltig gewachsen. Die immer schneller werdenden Anforderungen an Agilität und Veränderung werden zum Treiber und zeigen, dass der Weg der letzten Jahre nicht ausreichend war. Wissen stagniert, immer noch sind mehr als 80 % der Dokumente und des Wissens in unstrukturierten Texten und Ablagen existent. Die IT hat allein versagt. Die Potentiale sind mannigfaltig und allgegenwärtig. Immer dort, wo Informationen abgelegt, gesucht und für Entscheidungen vorhanden sein müssen. Ablegen und wiederfinden –war gestern, heute müssen agile Prozesse und Abläufe in den Unternehmen mit intelligenten Lösungen, meist individuell, für die zukünftigen Anforderungen strukturiert werden. Das nennt man heute Enterprise Information Management (EIM). Die Kernkompetenz stellt dabei „strukturiertes Informations- und Wissensmanagement“ auf Basis von bewährter Vertragsmanagement (contract management) Software dar. Entlang der Compliance und abteilungsübergreifend.
Unsere Vertragsmanagement-Lösung: smartLCM Vertragsmanagement
Innerbetriebliche und dezentrale Entscheidungsebenen erfordern eine direkte Zugriffsmöglichkeit auf die globalen Informationen des Unternehmens unter Offenlegung etwaiger Risiken. Mit smartLCM Vertragsmanagement (contract management) steht ein Werkzeug zur Verfügung, das sowohl die Prozesse der Vertragserstellung, des Vertragsabschlusses, der Vertragsverwaltung als auch Teilbereiche des Risikomanagements automatisiert.
smartLCM Vertragsmanagement und die anderen modularen Applikationen der TQG businessApp platform® haben sich, unter anderem durch intensive Zusammenarbeit mit Anwendern, zu einer Wissensdatenbank entwickelt, die für alle Organisationseinheiten in einem Unternehmen strukturierte und unstrukturierte Daten fachspezifisch verwaltet und analysiert. Diese Daten, die sowohl für sich anbahnende Geschäfte (NDA, Angebote, Anfragen, RFI, RFQ u.a.) als auch nach Vertragsabschluss (z. B. Vertrag, Anlagen oder Lieferanteninformationen) relevant sind, werden komplementär zu einem transaktionsorientierten System (wie SAP, Navision etc.) verwaltet, aktiv überwacht und kontrolliert. Die Vertragsmanagement Software sichert höchste Compliance und Audit Standards ab!
"NOVEM" - Nürnberger im digitalen Wandel
Gewinner 2017: Nürnberger Versicherung
Um als einer der großen Versicherer Deutschlands attraktiv und wettbewerbsfähig zu bleiben und den Kunden weiterhin "Einfach den passenden Schutz" zu bieten, überprüft die Nürnberger regelmäßig all ihre Arbeitsabläufe. Einer dieser Prozesse ist der Vertragsprüfprozess sowie deren Verwaltung. Der Vorstand wollte ihn für das ganze Unternehmen, bereichsübergreifend verbessert und transparent wissen. Mit NOVEM haben sie eine einheitliche IT-Anwendung für das Erstellen, Prüfen, Archivieren und Verwalten von Vertragsbeziehungen eingeführt. Ein Kernteam hat die Anwendung im Dialog mit den Nutzern konzipiert und schließlich eingeführt.
Die elektronische Akte in der weltweiten Legal-Organisation
Preisträger 2016: Henkel
Was man in der elektronischen Akte ablegt, besitzt man überall. Die guten Erfahrungen mit dem elektronischen Vertragsmanagement haben Henkel darin bestärkt, auch für die Aktenführung eine elektronische Alternative zu entwickeln. Der integrative Ansatz, Weiterentwicklung der Vertragsmanagementsoftware LCM um ein eAkte-Modul, ist seit April 2015 in Düsseldorf im Einsatz ist.
Verträge zukunftssicher managen
Die Einführung eines Vertrags- und Dokumentenmanagementsystems (LCM) bei Octapharma AG
Das Ziel des Projektes war von Anfang an klar umrissen: Ein einziges System sollte für all wesentlichen Verträge und wichtigen Dokumente der Octapharmagruppe unabhängig von den Standorten der verantwortlichen Personen genügen. Sandra Zimmermann, Legal Counsel bei der Octapharma AG schildert die Einführung eines Vertrags- und Dokumentenmanagementsystems (LCM) bei der Octapharma AG.
Freiräume schaffen und Risiken minimieren durch den Einsatz innovativer IT-Systeme
Vertragsmanagement als Standardsoftware und Teil des internen Kontrollsystems
Standardsoftwarelösungen, die über Abteilungsgrenzen hinweg im Sinne einer unternehmensweiten Implementierung eingesetzt werden, sind als „Enterprise Information Management Systeme“ (EIM) benannt. Ausgangspunkt ist die Definition von EIM, welche die ganzheitliche Verwaltung aller Informationen im Unternehmen unabhängig von Ort, Nutzer, Autor, erzeugendem System, Anwendung, Format, Device und Zeit beinhaltet.
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