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Was ist laut Definition Vertragsmanagement?
In der Literatur und dem Internet finden Sie verschiedenste Erklärungen, welche sich oft auf den Artikel zum Thema Vertragsmanagement (engl. contract management) in der deutschsprachigen Wikipedia stützen, der ebenfalls verschiedene Definitionen liefert:
- Vertragsmanagement umfasst die Betreuung der vertraglichen Verhandlungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, Implementierung von Verträgen und Vornahme von Vertragsänderungen aus technischen, terminlichen, personellen oder finanziellen Gründen.
- Vertragsmanagement bezeichnet alle Tätigkeiten im Rahmen des Projektmanagements, die sich mit der Entwicklung, Verwaltung, Anpassung, Abwicklung und Fortschreibung der Gesamtheit aller Verträge im Rahmen eines Projektes beschäftigen.
- Vertragsmanagement wird in der Praxis als das Fundament für das betriebswirtschaftliche Handeln eines Unternehmens angesehen und stellt somit eine sowohl globale als auch eine komplexe Unternehmensaufgabe dar.
Diese Definitionen lassen sich zu folgenden Kernaussagen zusammenfassen:
- Verträge sind Ausgangspunkt und die Basis für das betriebswirtschaftliche und rechtliche Handeln in Organisationen und Fachabteilungen. Innerbetriebliche und dezentrale Entscheidungsebenen erfordern eine direkte Zugriffsmöglichkeit auf die globalen Informationen des Unternehmens unter Offenlegung etwaiger Risiken.
- Für eine erfolgreiche und gesetzkonforme Bewältigung dieser Herausforderungen bedarf es konkreter Lösungsansätze mit der Zielsetzung, Risiken zu erkennen und wirksam zu kontrollieren, Prozesse zu optimieren sowie Effizienzsteigerungen und die notwendige Revisionssicherheit im Bereich des Vertragsmanagements zu erzielen.
- Vertragsmanagement bezeichnet alle Tätigkeiten im Rahmen des Projektmanagements, die sich mit der Entwicklung, Verwaltung, Anpassung, Abwicklung und Fortschreibung der Gesamtheit aller Verträge im Rahmen eines Projektes beschäftigen.
Vorteile durch die Einführung einer Vertragsorganisation
Diagramm 1: BearingPoint's Reifegradmodell für Vertragsmanagement
Vertragsmanagement Aufgaben
Die Aufgaben des Vertragsmanagements umfassen den gesamten Lebenszyklus der Verträge. Diese Aufgaben sind:
- Erstellung von Vertragsentwürfen und Verträgen: Entwurf, Überprüfung und Abschluss von Verträgen in Zusammenarbeit mit den relevanten Parteien und Gruppen.
- Vertragsverhandlung: Aufnahme von Verhandlungen mit Lieferanten, Kunden oder Partnern, um für beide Seiten vorteilhafte Bedingungen zu erreichen.
- Überwachung von Fristen: Kontinuierliche Überwachung der Vertragserfüllung, um die Einhaltung von Bedingungen und Fristen zu gewährleisten.
- Terminüberwachung
- Liquiditätsplanung
- Risikobewertung: Identifizierung und Bewertung potenzieller Risiken im Zusammenhang mit Verträgen und Entwicklung von Strategien zur Risikominderung
- Vertragserfüllung
- Vertragserneuerung oder -beendigung: Verwaltung des Verlängerungs- oder Kündigungsprozesses
- Änderungsmanagement: Verwaltung von Änderungen des Vertragsumfangs, der Bedingungen oder Konditionen, einschließlich Vertragsergänzungen oder -änderungen.
- Archivierung
Vertragsmanagement Ziele
Im Vertragsmanagement ist das Ziel die Verwaltung der Verträge sowie das Controlling und die korrekte Archivierung. Ein Vertragsmanagement kann analog durch (Papier)Akten umgesetzt werden oder voll- bzw. teil-digitalisiert werden. Ein kontinuierliches und effizientes Management aller Verträge ist aber fast immer nur mit einer Digitalisierung der Verträge durch eine Software gewährleistet. Diese Software für Vertragsmanagement ermöglicht:
- Überblick aller erfassten Verträge
- Vermeidung von Versäumnissen bei Fristen wie Widerrufs-, Laufzeit- und Kündigungsfristen
- Zuständigkeit(en) von Verträgen zweifelsfrei festlegen
- Gefahr des Verlorengehens von Verträgen vermeiden
- Vollständige Integration in den Geschäftsprozess
Weitere Ziele sind auf folgender Seite einsehbar: Vertragsmanagement-Software
Unsere Vertragsmanagement Software: smartLCM Vertragsmanagement
Mit der Vertragsmanagementsoftware smartLCM Vertragsmanagement managen Sie alle Aufgaben des Vertragsmanagements, digital, einfach und transparent.
smartLCM Vertragsmanagement ist seit mehr als 20 Jahren die führende Software im Akten- und Vertragsmanagement: ein leistungsstarkes Vertragsmanagement Tool für Ihren messbaren Erfolg und die Grundlage transparenter und gesicherter Informationsprozesse.
Die Grundfunktionen einer modernen Vertragsmanagement-Software sind die Vertragsverwaltung, das Vertragscontrolling und die Fristenüberwachung. Die IT-Integration in vorhandene ERP, CRM oder andere Informationssysteme ist mittels Standards wie CMIS – Interface oder SAP-Integration-Gateways leicht im Rahmen des Projektes ausführbar.
Egal ob als Einzelarbeitsplatz oder als globale Unternehmensanwendung: smartLCM Vertragsmanagement ist standortübergreifend nutzbar.
