Archivierung von Verträgen
Effektives Vertragsmanagement bei der Archivierung von Verträgen
Die Archivierung von Verträgen ist ein wichtiger Bestandsteil des digitalen Vertragslebenszyklus (Contract Lifecycle Management). Es bezeichnet die revisionssichere und langfristige Speicherung von Verträgen und den dazugehörigen Dokumenten. Die Abrufbarkeit von Verträgen ist für Unternehmen oftmals zwingend erforderlich und eine digitale Archivierung der Verträge daher oft sehr vorteilhaft. Die digitale Ablage kann dadurch folgende Vorteile haben:
- Die Einhaltung von gesetzlichen Verpflichtungen und Compliance-Richtlinien
- Die Reduzierung von Papierkosten und Platzbedarf
- Die Verbesserung der Übersicht und Transparenz über alle Verträge
- Die Erhöhung der Sicherheit und des Datenschutzes
- Die Optimierung der Vertragsprozesse und der Zusammenarbeit
Um eine effektive Archivierung von Verträgen zu gewährleisten, benötigen Unternehmen eine geeignete Software-Lösung, die folgende Funktionen bietet:
- Die automatische Dokumenterkennung und Ablage Die automatische Erkennung und Verknüpfung von Dokumentenwerten und Verträgen
- Die Möglichkeit, Dokumente per E-Mail zu senden, zu empfangen und abzulegen Das Workflowmanagement und die Aufgabenzuweisung
Digitales Vertragsmanagement abgebildet im Vertragslebenszyklus
- Erstellung/ Verhandlung
- Prüfung
- Genehmigung
- Management
- Erfüllung
- Controlling
- Verlängerung/ Ergänzung
- Archivierung
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Mit smartLCM Vertragsmanagement (der modularen Applications-Software TQG businessApp cloud platform der TQG GmbH) können Sie das Archivieren Ihrer Verträge vereinfachen, beschleunigen und verbessern. Sie können so von den Vorteilen des digitalen Vertragslebenszyklus profitieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern.