Digitales Hinweisgebersystem
Das Hinweisgebersystem für Whistleblower und Hinweisgebende
Das Hinweisgebersystem ist ein vertraulicher Kommunikationskanal, über welchen mögliche Verstöße (z.B. rechtliche oder ethische Verstöße) gemeldet werden können. Fehlverhalten oder Regelverstöße in Unternehmen sind hierdurch von Mitarbeitern oder außenstehenden Parteien zu melden. Ein Hinweisgebersystem schützt die Meldeperson(en).
Das Hinweisgebersystem hilft um Korruption, Betrug und Verstöße allgemeiner Art aufzudecken. Über die Software können Firmen auf Verstöße innerhalb des Betriebes hingewiesen werden. Dadurch können Mitarbeiter auf vertraulicher Basis ihre Bedenken zu einer Gegebenheit äußern ohne daraufhin Repressalien oder andere Nachteile befürchten zu müssen. Ein Gegensteuern, um Schaden für das Unternehmen zu mindern oder gänzlich zu vermeiden, ist somit möglich.
- Analyse der regulatorischen Besonderheiten für Dein Unternehmen
- Umsetzung eines genau auf Deine Bedürfnisse angepassten Hinweisgebersystems
- Bereitstellung von Schulungen & Support bei der Inbetriebnahme und Nutzung des Systems
Informanten die einen Verstoß digital oder analog melden benötigen einen besonderen Schutz, denn häufig werden vertrauliche und personenbezogenen Daten in einer Verstoßmeldung mitgeteilt. Ein Hinweisgebersystem schützt die Meldeperson(en) durch die zur Verfügungstellung dieses vertraulichen Kommunikationskanals.
Neben der Meldung über ein digitales Beschwerdesystem können Verstöße auch telefonisch, per E-Mail, auf dem Postweg oder persönlich angenommen werden. Die zur Verfügungstellung eines Hinweisgebersystem ist für Firmen in Deutschland (abhängig von der Anzahl der Mitarbeitenden) mit dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) gesetzlich vorgeschrieben.
Damit das Whistleblowing System ein Erfolg wird
Mitarbeitende müssen Vertrauen in die interne Meldestelle haben. Daher sollte der Arbeitgeber umfassend über die Meldestelle informieren, über die vertrauliche Behandlung der eingegangenen Hinweise und den Schutz der Hinweisgebenden
Meldekanäle müssen so attraktiv und einfach wie möglich gestaltet und auf die Vorlieben der Beschäftigten ausrichtet sein. Das Hinweisgebersystem sollte digital (IT Tool, eMail) sowie analog (Büro, Hotline) erreichbar sein.
Die Identität des Hinweisgebers sowie der Personen oder Personengruppe, die Gegenstand der Meldung sind, müssen geschützt werden. Maximale Sicherheit und Anpassbarkeit für alle Organistationsformen bereitstellen.
Der Hinweisgeberprozess
Die Verstoßmeldung erfolgt zumeist in folgenden sukzessiven Schritten:
- Hinweisgebende(r): Eine Person/mehrere Personen beobachtet einen Verstoß oder wird über einen Verstoß in Kenntnis gesetzt.
- Verstoßmeldung: Die Person meldet einen Verstoß. Dies kann über unterschiedliche Kommunikationskanäle stattfinden (über ein elektronisches Hinweisgebersystem, E-Mail, Postweg, Telefon, persönlich).
- Überprüfung: Die geschilderte Meldung wird auf Korrektheit und Vollständigkeit geprüft.
- Bekanntgabe: Basierend auf der Überprüfung der Verstoßmeldung wird eine Bekanntgabe vorgenommen und entsprechende Handlungen eingeleitet.
- Folgehandlungen: Nach einer Bekanntgabe können weitere Details zu dem Verstoß aufkommen (z.B. weitere Personen die Wissen zu dem Verstoß haben oder zu Verstößen die in dessen Zusammenhang stehen). Auch diesen Hinweisen muss dann nachgegangen werden.
Das Hinweisgebersystem der TQG
- EU-Whistleblower konform
- Vertrauliche Behandlung jeden Falles garantiert
- Keine Höchstgrenze der Anzahl an Verstoßmeldungen
Die technische Basis für Dein Hinweisgebersystem
- Gesicherter Zugang
- Managed Cloud in Deutschland
- Webbasiert
- ISO 27001 zertifiziert
Das Hinweisgebersystem für Deine Compliance-Management Plattform
Hinweisgebersysteme sind im Bereich Compliance anzusiedeln und sind daher bestenfalls immer Teil eines Compliance-Management-Systems.Das Hinweisgebersystem ermöglicht es Unternehmen, ihre eigenen internen Abläufe kritisch zu untersuchen. Ein positiver Effekt hiervon kann die Meldung von Mitarbeitern sein, da sich diese nun in die Lage versetzt sehen, dass ihre Sichtweise vom Unternehmen ernstgenommen wird und sich das Unternehmen an die Compliance-Rechtlinien hält. Damit ist das Hinweisgebersystem auch in besonderem Maße geeignet die Vorgaben im Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) zu erfüllen.
Ein Hinweisgebersystem kann auch zur Prävention späterer öffentlicher Negativ-Meinungen oder sogar von Bußgeldern beitragen. Eine berechtigte Verstoßmeldung wirkt in diesem Falle als Warnsignal bevor der Fall weitere und tiefgreifendere Konsequenzen im Compliance nach sich führt.
The Quality Group – Die interne Meldestelle für Dein Unternehmen
The Quality Group bietet die Funktion einer internen Meldestelle teilweise oder voll zu übernehmen an. Hierdurch ist gewährleistet, dass jede Meldung vertraulich gehandhabt wird da eine externe Person (dem Unternehmen nicht angehörigen und intern bekannten Person) sich dem Fall annimmt.
Wir bieten Dir ein modulares Hinweisgebersystem nach Deinen Anforderungen und Wünschen.
Preise
Preisetabelle für Dein Hinweisgebersystem
| Unternehmen bis 249 Mitarbeiter | Unternehmen bis 499 Mitarbeiter | Unternehmen ab 500 Mitarbeiter | |
| Die monatlichen Kosten | 115 Euro /mtl. | 155 Euro /mtl. | 239 Euro /mtl. |
| Einrichtung des Hinweisgebersystems | ab 500 Euro | ab 500 Euro | ab 500 Euro |
| Betreuung der Verstoß-Meldung (Meldestellenbeauftragter) Aufsicht des Meldekanals Einstufung des Melde-Verstoßes Kommunikation zu Ihnen |
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| Zusatz-Leistungen | |||
| A) Individuelle Gestaltung (Firmenlogo, Firmen-Farben) | ✓ | ✓ | ✓ |
| B) Schulungen für Mitarbeiter (online) | ✓ | ✓ | ✓ |
Das Hinweisgebersystem der The Quality Group findest Du hier:
Häufige Fragen (FAQs) zum Hinweisgebersystem
Wer ist für das Anbieten eines Hinweisgebersystems verantwortlich?
- Die Geschäftsführung ist dafür verantwortlich ein Hinweisgebersystem anzubieten. Das Delegieren diese Aufgabe an eine andere Person ist aber zulässig.
Welche Unternehmen sind dazu verpflichtet ein Hinweisgebersystem bereitzustellen?
- Nach dem Hinweisgeberschutzgesetzt sind Unternehmen mit einer Größe von mindestens 50 Mitarbeitenden dazu verpflichtet ein Hinweisgebersystem zu implementieren.
Wer darf in einem Hinweisgebersystem einen Verstoß melden?
- Alle natürlichen Personen, Arbeiternehmer und Arbeitnehmerinnen sind hierzu berechtigt. Dies umfasst damit aber auch ferner Mitarbeiter wie beispielsweise Leiharbeiter.
Wie aufwendig ist die Umsetzung eines Hinweisgebersystems?
- Mit dem Hinweisgebersystem der The Quality Group entfällt sämtlicher Aufwand für Dich, denn wir bereiten alle Verstoß-Meldungen auf. Unser Hinweisgebersystem ist das leistungsstarke System zum kleinen Preis.
Welche Vorteile bietet das Hinweisgebersystem der The Quality Group?
- Eingehende Verstoß-Meldungen werden von uns intern empfangen und auch von uns direkt bearbeitet. Dies bedeutet, dass der Aufwand für Dich minimiert ist.
- Sicherheit: Alle zur Verfügung gestellten Daten werden absolut vertraulich behandelt, der Zugang ist gesichert, es wird die Managed Cloud in Deutschland hierfür genutzt.
- Das Hochladen von Dateien im Hinweisgebersystem ist möglich, sowohl bereits bei der ersten Verstoß-Meldung als auch später im sicheren persönlichen Login-Bereich
- Das System ist auf genau Deine betrieblichen und außerbetrieblichen Bedürfnisse modular anpassbar
- Du bekommst im halbjährigen Intervall eine Zusammenfassung der Anzahl eingegangener Meldungen, sowie Bearbeitungsdauer und aktueller Stand der einzelnen Meldungen.
Wie lange dauert es bis eine Kontaktaufnahme der The Quality Group nach der Übersendung der Daten durch das Meldeformular stattfindet?
- Eine Kontaktaufnahme über das Hinweisgebersystem erfolgt innerhalb von 7 Werktagen.
Gibt es eine Aufbewahrungspflicht für die Meldungen?
- Ja, Meldungen sind über einen Zeitraum von bis zu drei Jahren (ab Abschluss des Verfahrens) aufzubewahren. Danach müssen die Daten gelöscht werden.
In welchen Sprachen wird das Hinweisgebersystem angeboten?
- Aktuell wird das Hinweisgebersystem in den Sprachen Deutsch und Englisch angeboten. Weitere Sprachen können jederzeit einfach hinzugefügt werden (frage bei uns einfach an).
