Die stetig wachsenden Anforderungen an die Rechtsabteilung als interner Dienstleister ist im Unternehmensprozess eine Herausforderung. Einerseits gilt es, den steigenden Kostendruck in den Rechtsabteilungen, anderseits der erwarteten Qualität und Qualifikation für das jeweilige Mandat, gerecht zu werden. Maßstäbe für Entscheidungen sind:
Legal Operations unterstützt und steuert diesen Prozess umfassend. Dabei können Maßnahmen entwickelt werden, die als ein echter Treiber oder Katalysator für mehr Kostenkontrolle bei gleicher oder höherer Qualität sorgen. Eine nachhaltige Kostenreduktion ist garantiert!
Mit der Entscheidung zum Outsourcing ist der dauerhafte Prozess von der „Auswahl – Qualitätskontrolle – Überwachung“ zu etablieren. Mit Legal Operations können die Unternehmensjuristen diesen Prozess mit geeigneten Informationen nachhaltig umsetzen und unter wirtschaftlichen Aspekten bewerten. Gemäß den praktischen Erfordernissen:
erfassen – steuern – realisieren – bewerten
wurden einzelne Module in einer Lösung für diesen zusammenhängenden Prozess integriert, mit einer flexiblen Berechtigungssteuerung für eine übergreifende Rollen oder User-Steuerung versehen und mit modernen Rating- und Auswertungsfunktionen ergänzt.
Im Einzelnen sind in das Best Practice Legal Operations folgende Prozessschritte integriert:
Beginnend mit der Anlage einer Matter Management: Mandatsakte mit den spezifischen Merkmalen zur Beschreibung eines Mandats oder Auftrages wird die Grundlage für die lückenlose Informationskette in Legal Operations gelegt. Dabei werden nicht nur die typischen Stammdaten des Auftraggebers erfasst, sondern die für den späteren Prozess notwendigen Verlinkungen zu
Die Verwaltung von externen Anwälten in einer zentralen Datenbank erleichtert die Auswahl eines Anwalts im Beratungsfalle erheblich. Es können beliebig viele Anwaltskanzleien und deren Anwälte strukturiert angelegt, einzelne Fachgebiete inkl. des jeweiligen Know-how-Grades zugeordnet und entsprechende Kosten pro Anwalt verwaltet werden. Gleichzeitig ist es möglich, die anwaltliche Leistung pro Beratungsfall und Fachgebiet zu bewerten. So wird das Finden, Selektieren und gegebenenfalls die Beauftragung einen Anwalts z. B.
erheblich vereinfacht. Damit ist die nachhaltige Grundlage für alle anwaltlichen Beziehungen aus Unternehmenssicht gewährleistet und auswertbar.
Die Matter Managemenet: Fallakte ist eine auf verschiedene Formen für Rechtsstreitigkeiten ausgerichtete Möglichkeit, Informationen, Dokumente, Termine, Vorlagen und Beziehungen in einer jederzeit strukturierten Form abzulegen. So sind spezielle Aktentypen für z. B. Zivilprozesse, Schadensfälle oder Markenrechtsprozesse mit ihren speziellen Rubriken als Vorlagen schon vorhanden. Damit kann systemseitig die Akte auf Vollständigkeit von Daten, Parameter und Informationen geprüft werden. Dies erleichtert und vermindert Zeitaufwände bei der Prozessvorbereitung in Form von Aktenrecherche, Dokumentenvergleich und Stammdatenanalyse. Ob Akten, Dokumente und Verträge - alle Sachverhalte können erfasst, verwaltet und ausgewertet werden.
Besonders wichtig ist die Darstellung und Aufstellung sämtlicher Aktiv- und Passivprozesse mit dem entsprechenden Streitwert oder der Prozesse, die von grundsätzlicher Bedeutung für das Unternehmen sind. Gerade an dieser Stelle ist die Verbindung zu dem integrierten Risikomanagement von Bedeutung, um zu erwartenden Kosten (Fallkosten, zusätzliche Beratung, Revisionen, Prozessverzögerungen, etc.) schon im Vorfeld, aber auch immer wieder interaktiv im Prozess, zu erfassen, zu bewerten und eventuell notwendige interne Entscheidungen mit Fakten und Informationen zu unterstützen.
Je nach Vertragsgestaltung wird die Leistungsbemessung und -berechnung in monatlichen oder aufwandsrelevanten Zyklen von der Anwaltskanzlei erstellt und vom Unternehmen geprüft. Dabei können die Vorgaben mit Leistungszeiträumen oder der Aufwandsplanung im System mit den gemeldeten Aufwänden verglichen und geprüft werden. Durch schnelle Reports ist die Bestätigung der Leistungen schnell und einfach kommunizierbar und nachhaltig für die Gesamtbetrachtung abrufbar.
Wie von eBay, Amazon oder anderen Ratingsystemen bekannt, können Sie sich anhand von selbstgestalteten Kriterien und Punktsystemen Ihre persönlichen Bewertungskategorien erstellen und durch Ihre Organisation bewerten lassen. Der individuelle Ansatz und die strukturierte Möglichkeit sogenannte „harte“ und „weiche“ Kriterien bereitzustellen, ist die Basis eines fall-, branchen- oder leistungsunabhängigen Beurteilungsschemas. Damit wird Neutralität und hohe Akzeptanz bei den Anwendern gesichert und bringt messbare Ergebnisse gemäß Ihren Compliance Anforderungen. Dies beinhaltet auch, dass die Unanfechtbarkeit der Bewertung durch eine klare Trennung von der „Erstellung der Bewertungskriterien“ und der „Datenerhebung“ gegeben ist.
Von A bis Z“: Am Ende stehen immer die aufbereiteten Informationen und Daten als Ergebnisse zur Beurteilung oder Ableitung von Entscheidungen. Worauf sollte besonders im Interesse der Unternehmensjuristen als auch der Organisation entsprechend Wert gelegt werden:
In Ihrer Abstufung sind die Möglichkeiten entweder Teil der Standardlösung oder können modular zusätzlich zur Anwendung kommen. Eine kompetente Beratung ist auf jeden Fall bei der individuellen Gestaltung empfehlenswert, da durch den Einsatz von modernen Technologien wie Business Objects o.ä. auch so komfortable Funktionen wie Drill-Down oder Drill-Across möglich sind. Hierfür stehen Ihnen unsere Kompetenzteams gern zur Verfügung.
Der Ansatz, Legal Operations als gesamtheitlichen Prozess zu etablieren, folgt aus den praktischen Anforderungen der Unternehmen an ihre Juristen. Dabei sind drei, stets wiederkehrende, Rahmenkriterien zu bewerten und anzuwenden:
In diesem Prozess können die Unternehmensjuristen mit Legal Process Management eine sehr effektive und nachhaltige Unterstützung erhalten. Wer sich diesem Ansatz zukunftsorientiert stellt wird eine der Grundvoraussetzungen schaffen, um besonders dem Management ein strategisch langfristig orientierter Partner und Berater in Rechtsfragen zu sein. Mit Transparenz und wirtschaftlichen Argumenten können die Stärken der Unternehmensjuristen in der Unternehmensorganisation noch deutlicher durch Legal Operations sichtbar gemacht werden.
Wo Teilschritte bisher separat gemanagt wurden, ist jetzt ein durchgängiger Prozess möglich. Informationen werden transparent am Entscheidungsprozess des Unternehmens entlang, von der Auswahl bis zur Beurteilung der Ergebnisse, in gesicherter Form abgelegt. Die Arbeitsweise und Entscheidungskompetenz der Unternehmensjuristen wird durch Legal Operations professionell unterstützt.
Werden dabei unternehmerische Entscheidungen mit juristischer Kompetenz in Qualität und bei Bedarf in Quantität ausgelagert, dann ist Legal Operations die Einhaltung der
gesichert und steuerbar.
The Quality Group bietet hierfür seit mehr als 30 Jahren im Enterprise Information Management als Anbieter der TQG businessApp platform.® und besonders mit entsprechenden Experten im Bereich Legal bei der Beratung von Unternehmensjuristen eine exzellente Mischung.
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