Wie sieht die ideale Legal Abteilung 4.0 aus?
Digitalisierung ist wahrscheinlich auch aus IHREM Alltag nicht mehr wegzudenken:
Neue Geschäftsfelder, Innovationsmanagement, schnelle und effiziente BPM Prozesse.
Oft betreten SIE dabei als Legal Abteilung juristisches Neuland, da der Gesetzgeber bei zahlreichen neuen Geschäftsfeldern noch keine umfassenden Entscheidungen getroffen hat. Mit sinkenden Budgets müssen Sie als Legal-Abteilung immer mehr Aufgaben übernehmen. Das Aufgabenprofil Ihres Teams wandelt sich zum strategischen Berater und Risikocontroller mit Legaltech Effizienz.
Wie kann eine digitale Plattform effizient eingeführt werden?
Wie können Business Process Management (BPM) Prozesse das Ganze im Bereich Legaltech effizient unterstützen?
Diese Themen kommt IHNEN bekannt vor? Dann können wir SIE unterstützen und beraten.
Das ZIEL: Ihre persönliche Legal Abteilung 4.0.
Beginnend mit der Anlage einer Mandatsakte wird die Grundlage für eine lückenlose Informationskette im LPM gelegt. Eine Mandatsakte enthält die spezifischen Merkmale zur Beschreibung eines Mandates oder Auftrages. Es werden die typischen Stammdaten des Auftraggebers, sowie die später für den Prozess notwendigen Verlinkungen erfasst. Diese beinhalten:
Die Fallakte ist eine auf verschiedene Formen für Rechtsstreitigkeiten ausgerichtete Möglichkeit, Informationen, Dokumente, Termine, Vorlagen und Beziehungen in einer jederzeit strukturierten Form abzulegen. So sind spezielle Aktentypen für z. B. Zivilprozesse, Schadensfälle oder Markenrechtsprozesse mit ihren speziellen Rubriken als Vorlagen schon vorhanden. Damit kann systemseitig die Akte auf Vollständigkeit von Daten, Parameter und Informationen geprüft werden. Dies erleichtert und vermindert Zeitaufwände bei der Prozessvorbereitung in Form von Aktenrecherche, Dokumentenvergleich und Stammdatenanalyse. Ob Akten, Dokumente und Verträge - alle Sachverhalte können erfasst, verwaltet und ausgewertet werden.
Besonders wichtig ist die Darstellung und Aufstellung sämtlicher Aktiv- und Passivprozesse mit dem entsprechenden Streitwert oder die Prozesse, die von grundsätzlicher Bedeutung für das Unternehmen sind. Gerade an dieser Stelle ist die Verbindung zu dem integrierten Risikomanagement von Bedeutung, um zu erwartenden Kosten (Fallkosten, zusätzliche Beratung, Revisionen, Prozessverzögerungen, etc.) schon im Vorfeld, aber auch immer wieder interaktiv im Prozess, zu erfassen, zu bewerten und eventuell notwendige interne Entscheidungen mit Fakten und Informationen zu unterstützen.
Wie von eBay, Amazon oder anderen Ratingsystemen bekannt, können Sie sich anhand von selbstgestalteten Kriterien und Punktsystemen Ihre persönlichen Bewertungskategorien erstellen und durch Ihre Organisation bewerten lassen. Der individuelle Ansatz und die strukturierte Möglichkeit sogenannte „harte“ und „weiche“ Kriterien bereitzustellen, ist die Basis eines fall-, branchen- oder leistungsunabhängigen Beurteilungsschemas. Damit wird Neutralität und hohe Akzeptanz bei den Anwendern gesichert und bringt messbare Ergebnisse gemäß Ihren Compliance Anforderungen. Dies beinhaltet auch, dass die Unanfechtbarkeit der Bewertung durch eine klare Trennung von der „Erstellung der Bewertungskriterien“ und der „Datenerhebung“ gegeben ist.
Die Verwaltung von externen Anwälten in einer zentralen Datenbank erleichtert die Auswahl eines Anwalts im Beratungsfalle erheblich. Es können beliebig viele Anwaltskanzleien und deren Anwälte strukturiert angelegt, einzelne Fachgebiete inkl. des jeweiligen Know-how-Grades zugeordnet und entsprechende Kosten pro Anwalt verwaltet werden. Gleichzeitig ist es möglich, die anwaltliche Leistung pro Beratungsfall und Fachgebiet zu bewerten. So wird das Finden, Selektieren und gegebenenfalls die Beauftragung eines Anwaltes erheblich vereinfacht. Damit ist die nachhaltige Grundlage für alle anwaltlichen Beziehungen aus Unternehmenssicht gewährleistet und auswertbar.
Von A bis Z“: Am Ende stehen immer die aufbereiteten Informationen und Daten als Ergebnisse zur Beurteilung oder Ableitung von Entscheidungen. Worauf sollte besonders im Interesse der Unternehmensjuristen als auch der Organisation entsprechend Wert gelegt werden:
In Ihrer Abstufung sind die Möglichkeiten entweder Teil der Standardlösung oder können modular zusätzlich zur Anwendung kommen. Eine kompetente Beratung ist auf jeden Fall bei der individuellen Gestaltung empfehlenswert, da durch den Einsatz von modernen Technologien wie Business Objects o.ä. auch so komfortable Funktionen wie Drill-Down oder Drill-Across möglich sind. Hierfür stehen Ihnen unsere Kompetenzteams gern zur Verfügung.
Je nach Vertragsgestaltung wird die Leistungsbemessung und -berechnung in monatlichen oder aufwandsrelevanten Zyklen von der Anwaltskanzlei erstellt und vom Unternehmen geprüft. Dabei können die Vorgaben mit Leistungszeiträumen oder der Aufwandsplanung im System mit den gemeldeten Aufwänden verglichen und geprüft werden. Durch schnelle Reports ist die Bestätigung der Leistungen schnell und einfach kommunizierbar und nachhaltig für die Gesamtbetrachtung abrufbar.
Vertragsmanagement mit der TQG businessApp platform.® erfasst und verwaltet Verträge und deren Bedingungen. Auch die Abhängigkeiten zwischen Verträgen und anderen Dokumenten werden berücksichtigt. Vertragsbeziehungen können definiert und überwacht werden.
Funktionen der TQG businessApp platform.® für den Bereich Vertragsmanagement:
Aktenmanagement verwaltet Dokumentsvorgänge und Dokumentationsakten. Ordner und Aktenstrukturen können frei definiert werden, so dass Dokumente, Schriftverkehr, E-Mails u.v.m. gebündelt werden können. So können sie Geschäftsvorfälle effizient unterstützen.
Funktionen der TQG businessApp platform.® für den Bereich Aktenmanagement:
Digitalisierung erfordert Mut zur Menschlichkeit.
Amalia Arabella Vosteen, Legal Counsel & Senior Contract Manager bei der dbh Logistics IT AG, zertifizierte Mediatorin und European Woman of Legal Tech 2020 stellt sich in der Jubiläumsausgabe des DiALOGs - das Magazin für den digitalen Wandel in der Kategorie "Drei Fragen an..." den neugierigen Fragen unserer Redaktion.
