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Let's talk about "C"

Ulrich Schmidt, Senior Business Consultant bei der id-netsolutions GmbH
Veröffenlicht in: DiALOG - DAS MAGAZIN FÜR DEN DIGITALEN WANDEL | 2021


Nein, nicht über das "C" in "Corona", was uns jetzt, im Frühjahr 2021 nach über einem Jahr immer noch – wie es scheint – gefangen hält. Wir können es doch wirklich nicht mehr hören und wünschen uns, dass es doch "jetzt mal gut ist damit". Auch ich wünsche mir ein gemeinsames Erleben und persönliches Zusammentreffen in Leipzig beim "DiALOG 2021 - Fachforum für den digitalen Wandel".

Lassen Sie mich ein paar Gedanken formulieren über eben jenes "C", welches in "ECM" (Enterprise Content Management) steht. Häufig zu finden ist es in Aussagen, wie "Content ist alles." Die Idee ist nicht neu und schon vor einigen Jahren hat Dr. Kampffmeyer in seinen Vorträgen darüber berichtet. Gleichwohl möchte ich seine Gedanken noch einmal aufgreifen.


Schmid, Let's talk about "C"

Das "C" in "ECM" sollte seine Bedeutung gerade jetzt verändern. Der Fachbegriff wurde in den letzten Jahren ja (vor allen Dingen marketingtechnisch) immer neu erfunden. Von ECM zu EIM (Enterprise Information Management; manchmal auch als ECM 2.0 bezeichnet). Auch unser nationaler Dachverband, der in diesem Jahr seinen 30. Geburtstag feiert, hat seine Namensnennung entsprechend angepasst. Der "Verband Organisations- und Informationssysteme e.V." (VOI e.V.) sieht sich inzwischen als der "Fachverband für Anbieter und Anwender im Bereich Enterprise Information Management (EIM)". Die Kürzel IIM (Intelligent Information Management) bis hin zu einfach "nur" IM (Information Management) finden sich inzwischen in den Veröffentlichungen des Marktes. Gartner änderte seinen Magic Quadranten und daraufhin war zu lesen:"ECM is dead - Content Services Platforms and Components" (CSP) war die neue Formulierung2 Aber nein, ich möchte auch nicht über das "C" in "Content" schreiben.

Naheliegend wäre aktuell auf das "C" in "Collaboration" einzugehen. Collaboration war schon immer Bestandteil von ECM – jedenfalls im Modell des Branchenverbandes AIIM (Association for Intelligent Information Management). Im Augenblick ist die Unterstützung collaborativer Tätigkeiten eine der großen Herausforderungen für effizientere (Zusammen-)Arbeit in der "neuen Homeoffice-Welt". Einige der klassischen ECM-Anbieter integrieren Funktionen zur Zusammenarbeit, die früher reiner Groupware vorbehalten waren, direkt in ihren angebotenen Lösungen. Andere stellen Möglichkeiten zur Kopplung von bereits am Markt etablierter Team-Software zur Verfügung.

Auch über das "C" in "Cloud" möchte ich mich im Zusammenhang mit ECM hier nicht äußern, obwohl sich ein deutlicher Trend abzeichnet. Unter Kostenaspekten wird Cloud-Lösungen ein hoher Stellenwert eingeräumt. So hat der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. (Bitkom) schon vor 5 Jahren formuliert: "Die Nutzung von Cloud Computing birgt nicht nur für Großunternehmen, sondern insbesondere für den Mittelstand große Vorteile."

Ein zurück zu den "alten Gewohnheiten" wird es bestimmt nicht geben.

So what? Ich möchte das "C" in "Change" näher betrachten. Nicht nur, weil das DiALOG Forum 2021 den Untertitel "Wind of Change" trägt. In der Einladung ist klar formuliert: ""Wind of Change" - Der digitale Wandel stellt uns alle vor große Veränderungen und Herausforderungen, heute mehr denn je." Genau hier möchte ich ansetzen. Natürlich ist mir auch wichtig, dass das "C" in "Climate" nicht in Vergessenheit gerät, das würde aber vom eigentlichen Thema zu weit wegführen.
Karsten Neumann von der Roland Berger GmbH schrieb in einem Artikel: "Traditionelles Change-Management konzentriert sich allzu häufig auf Einzelmaßnahmen. Schon vor der Corona-Krise führte das zu dem ernüchternden Ergebnis, dass 70% aller Transformationen im Unternehmen scheitern."

Über 15 Jahre habe ich inzwischen ECM-Projekte begleiten dürfen. Dabei ging es eigentlich nie um das einzuführende Produkt, sondern stets um die beste Lösung für das jeweilige Unternehmen bzw. den Teilbereich des Unternehmens, der sich der Transformation gestellt hatte. Begreift man das Projekt für "Enterprise Content Management" als Projekt für "Enterprise Change-Management" ist die Quote gescheiterter Versuche deutlich geringer. Dabei ist Change-Management beschrieben als die "fortlaufende Veränderungen der Strukturen einer Organisation zur Anpassung an sich wandelnde Umwelt- und Rahmenbedingungen." Die Einführung einer Lösung im Bereich ECM ist eben nicht die Umsetzung einer Software, sondern die Integration in die unternehmensspezifischen Prozesse bzw. deren konkrete Veränderung. Dabei wird insbesondere den beteiligten Mitarbeitenden eine enorme Wandlungsfähigkeit abverlangt. In erster Linie wird eine Software implementiert, die Dokumente "managen" hilft. Von der Erfassung und Bearbeitung bis zur Speicherung und gesetzkonformen Aufbewahrung. Manchmal auch darüberhinaus bis zur Archivierung. Oft jedoch fehlt dabei der strategische Ansatz, die Strukturen und Prozesse unternehmensweit zu etablieren. Der wichtigste Faktor bei der Einführung solcher Lösungen und Umsetzung der Unternehmensstrategie sind aber die Menschen, nicht die Soft- oder Hardware.

Genau hier sehe ich aktuell die Chance, denn "alte Gewohnheiten" wurden in vielen Unternehmen im Frühjahr des letzten Jahres zwangsweise über Bord geworfen. Auf die Schnelle mussten Mitarbeitende in die Lage versetzt werden ihre Tätigkeiten aus den Homeoffices ausführen zu können. Quasi "ohne Rücksicht auf Verluste", so könnte man manchmal meinen, wurden geltende Sicherheitsbestimmungen ausgehebelt. Übrigens ein weiteres "C", das in "Compliance", über das es sich lohnt nachzudenken. Das, was wir uns oft gewünscht hatten, disruptive Veränderung, wurde durch den Druck von Außen angestoßen. Videokonferenzen statt Dienstreisen und online Dokumente gemeinsam bearbeiten, statt diese auszudrucken und in einem langen Prozess abzustimmen – das war plötzlich möglich. Ja, da gibt es noch Nachholbedarf bei der Digitalisierung. Noch immer werden Rechnungen, die elektronisch erzeugt werden ausgedruckt und versendet, aber der Anteil digitaler Rechnungen und der damit verbundenen Chance digitaler Prozesse steigt kontinuierlich. Haben wir die Mitarbeitenden bei dieser Umwälzung genügend unterstützt? Leider nicht immer. Andererseits habe ich die positive Erfahrung gemacht, dass Vieles, was vorher "undenkbar" schien, plötzlich doch "einfach so" möglich war. Mitarbeitende haben ihre Ideen eingebracht, sind kreativ geworden und haben großartige Lösungen entwickelt. Ich wünsche mir, dass die Unternehmen diesen Schwung beibehalten und Mancherorts vielleicht aus der Not heraus geborenes Change-Management beibehalten und weiterentwickeln können.

Ein zurück zu den "alten Gewohnheiten" wird es bestimmt nicht geben. Daher möchte ich als Fazit von der Webseite des DiALOG-Forums aus der Einladung zum Event im September 2021 zitieren: "Ob in großen oder kleinen Unternehmen, ob als Teamplayer oder Einzelkämpfer, die Devise ist klar: „Dabei sein und mitgestalten!" "Be the Change".

Ulrich Schmidt in DiALOG-Magazin 2021

Ulrich Schmidt ist Senior Business Consultant bei der id-netsolutions GmbH. Das Beratungs- und Softwareunternehmen bietet bundesweit mittelständischen und großen Unternehmen nachhaltig wirkende IT-gestützte Lösungen für die Gestaltung des digitalen Wandels. Seit 2001 ist die id-netsolutions GmbH führend im Bereich digitaler Geschäftsprozesse und entwickelt branchenweite Standards. Dabei liegen die Kompetenzen in der Beratung und erfolgreichen Umsetzung von Lösungen rund um Enterprise Content Management, Eingangsrechnungsverarbeitungs-, Dokumenten- und Workflow-Management sowie Archivierung. Die Erweiterung des Portfolios um KI-, Cloud- und Compliance-Themen ist Teil der eigenen digitalen Transformation. Der Unternehmenssitz ist in Kayhude bei Hamburg. Weitere Standorte sind Hagen, Mannheim und Warin. www.id-netsolutions.de

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