Freiräume schaffen und Risiken minimieren durch den Einsatz innovativer IT-Systeme
Vertragsmanagement als Standardsoftware und Teil des internen Kontrollsystems
Martin Schlaghecke, Geschäftsführer bei The Quality Group GmbH
Veröffenlicht in: DiALOG - DAS MAGAZIN FÜR ENTERPRISE INFORMATION MANAGEMENT | MÄRZ 2015
Standardsoftwarelösungen, die über Abteilungsgrenzen hinweg im Sinne einer unternehmensweiten Implementierung eingesetzt werden, sind als „Enterprise Information Management Systeme“ (EIM) benannt. Ausgangspunkt ist die Definition von EIM, welche die ganzheitliche Verwaltung aller Informationen im Unternehmen unabhängig von Ort, Nutzer, Autor, erzeugendem System, Anwendung, Format, Device und Zeit beinhaltet. Betrachten wir nun die konkreten Themen im Zusammenhang der Abläufe rund um die Verträge eines Unternehmens: Verträge spielen in unterschiedlichsten Arten in jedem Unternehmen eine zentrale Rolle. Das Management dieser Verträge ist nicht nur aufgrund der Einhaltung von Gesetzen zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich eine unternehmenskritische Aufgabe. Der unsachgemäße Umgang mit Verträgen kann erhebliche Risiken für das Unternehmen bergen. Das Vertragsmanagement bildet das Fundament für das betriebswirtschaftliche Handeln eines Unternehmens und sollte damit Bestandteil eines Überwachungssystems sein, wie das von internationalen Gesetzesvorgaben gefordert wird.
Die Abwicklung, Verwaltung und Auswertung von Verträgen ist ein zentraler Bestandteil der Geschäftstätigkeit und damit des Risikopotenziales, an der meistens mehrere Abteilungen in einem Unternehmen beteiligt sind. Die wesentlichen zu nennenden Abteilungen sind die Rechtsabteilung und Revision, das Beteiligungsmanagement, Marketing und Vertrieb, der Einkauf, die Finanzen und Controlling bis hin zur Informationstechnologie.
Die einzelnen Fachabteilungen stellen z. T. unterschiedliche Anforderungen an ein Vertragsmanagementsystem. Deshalb bietet eine Wissenplattform wie die TQG businessApp platform® neben dem Modul smartLCM Vertragsmanagement auch fachspezifische Zusatzmodule, die das Standardsystem für das allgemeine Vertragsmanagement ideal ergänzen.
Das meist schwierige Auffinden von Verträgen, die inhaltlichen Risiken, der Verlust von Verträgen und die Versäumnisse von Fristen werden als Hauptfehlerquellen identifiziert. Neben diesen administrativen Aufgaben gilt es, die finanziellen Risiken aus den Verträgen rechtzeitig zu erkennen und zu beherrschen. Aufgrund des elektronischen Zugriffs auf alle Informationen und Dokumente hat das Vertragsmanagement zunehmende Bedeutung für die Unternehmen erfahren. Aber auch Organe, Prüfer und dritte Parteien, wie Aufsichtsräte, Investoren und Wirtschaftsprüfer, drängen als Teil ihrer Risk Assessment- und Aufsichtspflichten darauf. Das Vertragsmanagement-System sollte als eine Standardsoftware zur Optimierung eines unternehmensweiten und integrierten Vertragsmanagements mit dezentraler Erfassung und Verwaltung von vertragsrelevanten Informationen und einem zentralen, integrierten Vertragscontrolling ausgestattet sein. Eine Automatisierung der Prozesse des Vertragsabschlusses, der Vertragsverwaltung, der Termin- und Projektüberwachung und Teilbereiche des Risikomanagements durch direkte Zugriffsmöglichkeiten auf die globalen Informationen des Unternehmens sind erforderlich.
Die Einführung des Vertragsmanagementsystems kann entweder für eine Abteilung, z. B. Rechtsabteilung, für mehrere Abteilungen einer Firma oder im Konzernverbund national sowie international erfolgen. Je mehr Mitarbeiter abteilungs- bzw. standortübergreifend von diesem Automatisierungs- und Standardisierungsprozess profitieren, desto größer ist der Nutzen des Vertragsmanagement-Systems für das Unternehmen.
Über eine flexible Vertragsauswertung kann ein schneller Überblick geschaffen werden und dient dazu, die mit einem Vertrag verbundenen Risiken zu erkennen und zu vermeiden.
Das Reporting vermittelt die notwendigen Informationen für die Entscheidungsträger und bildet damit die notwendige Grundlage für einen Kompetenz- und Wissensvorsprung für Gespräche, Verhandlungen und der Audit-Fähigkeit.
Sicherheit in Compliance und Risikomanagement durch Geschäftsprozessmanagement
Zwischen Internem Kontrollsystem, Risikomanagement und Compliance sowie dem Umfeld Prozessmanagement und Prozessmodellierung oder der kontinuierlichen Prozessverbesserung gibt es viele Berührungspunkte. Schon die Prozessbeschreibung als Dokumentation der Arbeitsanweisungen und Regelungen stellt ein gemeinsames Verständnis sicher. Mit der Prozessbeschreibung stellt die Unternehmensleitung sicher, dass die Verantwortung zur Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und unternehmensinternen Richtlinien allen Betroffenen klar sind. Im Management können die Prozessmodelle für die Führung und Kontrolle eingesetzt werden. Der Mitarbeiter selber hat über die Prozessdokumentation eine verlässliche Basis für die eigenen Aufgaben. Den Kontrollorganen wie Interne Revision oder Compliance-Officer erleichtern dokumentierte Prozesse die Arbeit, da so die objektive Prüfungs- und Beratungstätigkeit realisiert werden kann. Mit der internationalen ISO Norm “ISO 31000 für Risikomanagement” liegt seit 2008 ein Regelwerk vor, wie Unternehmen Risiken aktiv und präventiv kontrollieren. Die Herausforderung besteht nun darin, die Prozessdokumentation in einer gemeinsamen Datenbank mit den Informationen aus der Risiko-Kontroll-Matrix zu kombinieren. Eine Komplettlösung die sowohl die GRC-Funktionalitäten als auch die Prozessmodelle in einer Anwendung integriert, hat einen erheblichen Vorteil, da hieraus erhebliche Einsparpotenziale für die Planung und Überwachung der Risiken und Kontrollen ergeben.
Workflow und Prozessmanagement stellen die Einhaltung der Regeln auf Basis der elektronischen Werkzeuge sicher: Wenn die EDV-Systeme hier fester Bestandteil der dokumentierten Arbeitsanweisungen in Form von Prozessmodellen sind, lässt sich eine transparente und messbare Umsetzung vorgegebener Abläufe realisieren. Hierdurch wird neben der Dokumentation von Arbeitsabläufen auch die konsequente Umsetzung der Regeln unterstützt. Durch die Kopplung der Anweisungen, Prozessdokumentationen und validierten Systeme kann hier eine hohe Qualität in der Umsetzung der Prozesse realisiert werden.