Digitales Aktenmanagement mit einer e-Akte

e-Akten - immer & überall griffbereit!

Immer wieder diese Akten… Und alle wollen, das das Unternehmen smarter, digitaler, effizienter und agiler wird. Akten sollen nur noch digital verwaltet werden, als e-Akte? Das kommt Ihnen bestimmt bekannt vor:

  • WIE geht das?
  • WAS muss eine digitale Plattform Lösung für e-Akten können?
  • WIE lässt sich eine digitale Aktenverwaltung in meine Unternehmen integrieren?
  • WELCHEN Mehrwert bietet eine e-Akte?
  • Kann ich meine Akten beim Gerichtstermin jederzeit griffbereit auf dem Tablet abrufen?

Eine digitale Plattform mit integrierter digitaler Aktenverwaltung ermöglicht die systematische elektronische Erfassung und Abbildung aller relevanten Geschäftsvorgänge mit Dokumenten, Verträgen oder in Prozessen in elektronischen Akten, der sogenannten e-Akte.

Dieses Funktionsangebot, veredelt mit BI - Business Intelligence, vereint unser smartLCM Aktenmanagement in einfachster Art und Weise. Digitales Aktenmanagement ist eine Investition in die Zukunft IHRER Akten. IHRE Dokumente und Akten sind sicher vor Datenverlust geschützt, SIE haben alle Termine im Blick, IHRE Compliance ist stabil aufgestellt, SIE sind bei Regressforderungen gewabnet. Testen SIE uns!

✓ webbasiert  ✓ technologisch ✓ zukunftsorientiert ✓ einfach zu bedienen

Ordner Schaubild Aufbau e-Akte
Die elektronische Akte in der weltweiten Legal-Organisation bei Henkel

ERFOLGREICHE ANWENDER BERICHTEN

Die elektronische Akte in der weltweiten Legal-Organisation

"Auf alles was man in der elektronischen Akte ablegt, hat man überall Zugriff!" Die positiven Erfahrungen mit dem elektronischen Vertragsmanagement haben Henkel darin bestärkt, auch für die Aktenführung eine digitale Alternative zu entwicklen. Der integrative Ansatz - Weiterentwicklung der Vertragsmanagementsoftware LCM um ein e-Akte Modul - ist seit 2015 in Düsseldorf im Einsatz ist.

Mehr zur e-Akte bei Henkel

smartLCM Aktenmanagement: das ist für SIE drin!

smartLCM Aktenmanagement ist ein Modul unserer TQG businessApp plattform®.
Es beinhaltet unter anderem: beliebige Aktentypen, Aktenplan, Zuständig-& Verantwortlichkeiten, Fristenmanagement, Kommentare, e-Akten Vita, e-Akte, Vertragsakte.

"Wie wird das Fristenmanagement umgesetzt?"
Das Fristenmanagement läßt sich mit Hilfe von Wiedervorlage Regeln umsetzen.

"Gibt es Kommentarfelder?"
Kommentare für sekundäre Textinformationen sind eingebaut.

"Was bedeutet die Vita einer eAkte?"
Mit Hilfe einer Vita können mehrere Dokumente, Verträge und Kontakte einer digitalen Akte zugeordnet werden.

"Ist das digitale Aktenmanagement auch mobil nutzbar?"
Alle Akteninformationen können in einem Dokument für unterwegs mobil bereitgestellt werden.

Abbildung von verschiedene digitalen Aktentypen

FLEXIBILITÄT
Abbildung von beliebigen Aktentypen (z.B. vorgangs- und prozessbezogen)

Weckericon Fristenmanagement

FRISTENMANAGEMENT
mit Office/Notes Integration
flexibel und mobil anwendbar

Vita Lifecycle Management

VITA
Lifecycle Management einer Akte.
Alle Dokumente und Verträge zu einem Vorgang!

Icon für digitalen Aktenplan

STRUKTURIERT
Ablageorganisation mittels digitalem Aktenplan
übergreifende Ablagevorschriften

Akten- und Dokumentenverfolgung

AKTEN/DOKUMENTENVERFOLGUNG
mit standardisierten Templates und Verantwortlichkeiten
ALLES auf einen BLICK!

Berechtigungs- & Rollenmanagement

BERECHTIGUNGS- & ROLLENMANAGEMENT
Ein sicheres und klares Konzept verhindert unkontrollierte
und unautorisierte Zugriffe auf Verträge und Akten.

Beziehungsmanagement

BEZIEHUNGSAMANAGEMENT
mit Zuordnungsstruktur
(Haupt-, Neben-, Unterakten)

Dokumentenmanagement

DOKUMENTENMANAGEMENT
Dokumenten Scan bis zum "OneClick"
Ausdruck der elektronischen Akte

Vertragsakte

VERTRAGSAKTE
Enthält alle für das Vertragsmanagement
relevanten Informationen in einer e-Akte

Laptop mit businessApps zum Thema eAkte

Warum ist eine e-Akte so wichtig?

Ohne eine e-Akte ist kein digitales Arbeiten möglich! Die e-Akte ist eine Investition in IHRE Zukunft. Deutsche Gerichte sollen spätestens ab 1. Januar 2026 ihre Gerichtsakten elektronisch führen, wie im aktuellen Gesetzentwurf der Bundesregierung beschrieben

  1. gesicherte, geschützte Dokumente und Akten
  2. planbare Kosten im Streitfall
  3. Terminmanagement
  4. Compliance ist gewahrt
  5. schnelle, einfache Suchfunktionen
  6. Transparenz

Digitale Akten im Alltag - Welche häufigen Akten Beispiele gibt es?

In jeder Abteilung gibt es typische Aktenarten, die in den Unternehmen zunehmend an Wertigkeit gewinnen, weil sich einerseits Prozesse standardisieren, anderseits aber die speziellen Abläufe und Informationen Wettbewerbsvorteile mit sich bringen. Welche Akten Beispiele gibt es häufig im Alltag?
Es gibt zum Beispiel: IT Akten, Vertriebsakten, Compliance Akten, Datenschutzakten, Kundenakten, Patentmanagemt, Projektakten, Partnerakten, Prozessakten, Einkaufsakten, Sponsoring Akten....

Ordner mit zwei geschüttelten Händen

Vertragsakte

In einer digitalen Vertragsakte wird der vollständige Vertragslebenszyklus abgebildet: von der Ausschreibung, dem Angebotsvergleich, Verhandlung, Prüfung und Unterzeichnung, über die Vertragserfüllung, das Vertragsmanagement (contract management) und Vertragscontrolling bis hin zur Vertragsverlängerung oder Archivierung. Außerdem werden in der Vertragsakte alle wichtigen Vertragsinformationen wie Vertragspartner, Zuständigkeiten und Klauseln, sowie Wiedervorlagen, Erinnerungen und Fristen gebündelt.

Ordner mit zwei Firmengebäuden

Gesellschaftsakte (Beteiligungsmanagement)

Innerhalb der Gesellschaftsakte können Beteiligungsverhältnisse einfach und komfortabel gepflegt werden. Ob zu einer Gesellschaft das Kapital, der Anteilsbesitz, die Gremien, zugehörige Verträge und Dokumente inkl. enthaltener Schwellenwerte oder Bedingungen und Fristen - alle Informationen in einer Akte bietet Transparenz und klare Verhältnisse – schnell und sicher! Für Gesellschafterversammlungen können über die zugehörigen Prozessworkflows standardisierte Berichte und Reports oder Individualauswertungen erstellt werden.

Ordner mit Paragraphenzeichen

Zivilprozessakte

Die Zivilprozessakte bündelt praxiserprobt die Aktenverwaltung vom Vertragsabschluss bis zum Endurteil. Alle relevanten Schritte, Termine, Notizen, Vermerke und Urteile sind übersichtlich zusammengefasst. So haben Sie alle Dokumente in einem Zugriff und sind für den Gerichtstermin mit nur einem Mausklick und einem Dokument (eAkte) komplett aussagefähig.

Ordner mit TM Schriftzug

Markenakte

Mit der Markenakte kann der komplette Anmeldeprozess einer Marke überwacht werden. Berücksichtigt werden die wesentlichen Daten der Anmeldeformulare als auch die Ablage und Verwal­tung des Formulars selbst. Insbesondere die Über­wachung des Antrags und der Genehmigung können prozessgesteuert und somit standardisiert überwacht werden.

Ordner mit Menschenköpfen

Personalakte

Ergänzend zu den Personalinformationen im Abrechnungssystem oder der Zeitermittlung können ergänzend mit der Personalakten-App übergreifende Dokumente und Vorgänge zu einem Mitarbeiter/in verwaltet werden. Durch die Kopplung mit dem Personalstammsatz im ERP oder PIS (Personalinformationssystem) schließt die  Personalakte optimal die Lücke zwischen Dokumenten und Stammsatzdaten in den bestehenden Systemen.

Ordner mit RFP Schriftzug

Ausschreibungsakte

In der Ausschreibungsakte können alle alle Bausteine einer Ausschreibung abgebildet werden: beginnend von der Aktenanlage (mit branchenspezifischen Anpassungen möglich), der Klassifikation der Bedarfe, über die Lieferanten (Kontakte), den individuellen Template-Bausteinen für die Lieferantenabfrage, das Auswerten der Bewerbereingänge bis hin zur Auswertung, werden alle Elemente in einem Prozess umgesetzt.

Kollege vor Steinwand Ansprechpartner



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