Digitale Aktenverwaltung
Effizienter arbeiten mit der digitalen Akte: Vorteile, Funktionen und Implementierung
Immer wieder diese Akten… Und alle möchten, dass das Unternehmen smarter, digitaler, effizienter und agiler wird. Akten sollen nur noch digital verwaltet werden, als digitale Akte (auch elektronische Akte oder kurz e-Akte genannt)? Das kommt Dir bestimmt bekannt vor:
- WIE geht das?
- WAS muss eine Plattform Lösung für digitale Akte können?
- WIE lässt sich eine digitale Aktenverwaltung in meine Unternehmen integrieren?
- WELCHEN Mehrwert bietet eine digitale Akte?
- Kann ich meine Akten mit KÜNSTLICHER INTELLIGENZ noch leichter managen?
Eine digitale Plattform mit integrierter digitaler Aktenverwaltung ermöglicht die systematische elektronische Erfassung und Abbildung aller relevanten Geschäftsvorgänge mit Dokumenten, Verträgen oder in Prozessen in elektronischen Akten.
Digitales Aktenmanagement ist eine Investition in die Zukunft Deiner Akten!
Die digitale Akte in der weltweiten Legal-Organisation
"Auf alles was man in der elektronischen Akte ablegt, hat man überall Zugriff!" Die positiven Erfahrungen mit dem digitalen Vertragsmanagement haben Henkel darin bestärkt, auch für die Aktenführung eine digitale Alternative zu entwickeln. Der integrative Ansatz - Weiterentwicklung der Vertragsmanagementsoftware LCM um ein e-Akte Modul - ist seit 2015 in Düsseldorf im Einsatz ist.
Mehr zur digitalen Akte bei Henkel
Funktionen über die Aktenmanagement Software
Unsere digitale Aktenmanagement-Software smartLCM Aktenmanagement ist ein Modul der TQG businessApp cloud platform für das erfolgreiche Management Deiner Akten.Die darin enthaltenen Funktionen sind u.a. (am häufigsten genutzt):
KÜNSTLICHE INTELLIGENZ (KI)
Inhalte der Akten werden durch künstliche Intelligenz automatisch erkannt, kategorisiert und optimiert
FRISTENMANAGEMENT
mit Office/Notes Integration flexibel und mobil anwendbar
BERECHTIGUNGS- & ROLLENMANAGEMENT
Ein sicheres und klares Konzept verhindert unkontrollierte und unautorisierte Zugriffe auf Verträge und Akten
VITA
Lifecycle Management einer Akte. Alle Dokumente und Verträge zu einem Vorgang!
AKTEN/DOKUMENTENVERFOLGUNG
mit standardisierten Templates und Verantwortlichkeiten ALLES auf einen BLICK!
DOKUMENTENMANAGEMENT
Dokumenten Scan bis zum "OneClick" Ausdruck der elektronischen Akte
STRUKTURIERT
Ablageorganisation mittels digitalem Aktenplan übergreifende Ablagevorschriften
FLEXIBILITÄT
Abbildung von beliebigen Aktentypen (z.B. vorgangs- und prozessbezogen)
VERTRAGSAKTE
Enthält alle für das Vertragsmanagement relevanten Informationen in einer e-Akte
Warum ist die Digitalisierung von Akten so wichtig?
Ohne eine e-Akte ist kein digitales Arbeiten möglich! Die digitale Akte ist eine Investition in Deine Zukunft. Deutsche Gerichte sollen ab 1. Januar 2026 Gerichtsakten elektronisch führen, wie im aktuellen Gesetzentwurf der Bundesregierung beschrieben
- gesicherte, geschützte Dokumente und Akten
- planbare Kosten im Streitfall
- Terminmanagement
- Compliance ist gewahrt
- schnelle, einfache Suchfunktionen
- Transparenz
Implementierung eines digitalen Aktenmanagement-Systems
Die Implementierung eines digitalen Aktenmanagement-Systems im Unternehmen erfordert vorab eine sorgfältige Planung.
Hierbei muss das System speziell auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens hingearbeitet werden.
Die The Quality Group hat ein sehr bewährtes Vier-Phasenmodell entwickelt (1. Capture, 2. Discover, 3. Improve, 4. Score) entwickelt welches hier eingesehen werden kann: 4-Phasenmodell
Künstliche Intelligenz im Aktenmanagement
KI unterstütze Erkennung, Kategorisierung, Optimierung und Prüfung von Dokumenten
Digitale Akten – Welche unterschiedlichen Aktenarten gibt es?
In jeder Abteilung gibt es typische Aktenarten, die in den Unternehmen zunehmend an Wertigkeit gewinnen, weil sich einerseits Prozesse standardisieren, anderseits aber die speziellen Abläufe und Informationen Wettbewerbsvorteile mit sich bringen.
Welche Akten Beispiele gibt es häufig in Unternehmen und in der Verwaltung? IT Akten, Vertriebsakten, Compliance Akten, Datenschutzakten, Kundenakten, Patentmanagement, Projektakten, Partnerakten, Prozessakten, Einkaufsakten, Sponsoring Akten....
Vertragsakte
In einer digitalen Vertragsakte wird der vollständige Vertragslebenszyklus abgebildet: von der Ausschreibung, dem Angebotsvergleich, Verhandlung, Prüfung und Unterzeichnung, über die Vertragserfüllung, das Vertragsmanagement (contract management) und Vertragscontrolling bis hin zur Vertragsverlängerung oder Archivierung. Außerdem werden in der Vertragsakte alle wichtigen Vertragsinformationen wie Vertragspartner, Zuständigkeiten und Klauseln, sowie Wiedervorlagen, Erinnerungen und Fristen gebündelt.
Gesellschaftsakte (Beteiligungsmanagement)
Innerhalb der Gesellschaftsakte können Beteiligungsverhältnisse einfach und komfortabel gepflegt werden. Ob zu einer Gesellschaft das Kapital, der Anteilsbesitz, die Gremien, zugehörige Verträge und Dokumente inkl. enthaltener Schwellenwerte oder Bedingungen und Fristen - alle Informationen in einer Akte bietet Transparenz und klare Verhältnisse – schnell und sicher! Für Gesellschafterversammlungen können über die zugehörigen Prozessworkflows standardisierte Berichte und Reports oder Individualauswertungen erstellt werden.
Zivilprozessakte
Die Zivilprozessakte bündelt praxiserprobt die Aktenverwaltung vom Vertragsabschluss bis zum Endurteil. Alle relevanten Schritte, Termine, Notizen, Vermerke und Urteile sind übersichtlich zusammengefasst. So hast Du alle Dokumente in einem Zugriff und sind für den Gerichtstermin mit nur einem Mausklick und einem Dokument (eAkte) komplett aussagefähig.
Markenakte
Mit der Markenakte kann der komplette Anmeldeprozess einer Marke überwacht werden. Berücksichtigt werden die wesentlichen Daten der Anmeldeformulare als auch die Ablage und Verwaltung des Formulars selbst. Insbesondere die Überwachung des Antrags und der Genehmigung können prozessgesteuert und somit standardisiert überwacht werden.
Personalakte
Ergänzend zu den Personalinformationen im Abrechnungssystem oder der Zeitermittlung können ergänzend mit der Personalakten-App übergreifende Dokumente und Vorgänge zu einem Mitarbeiter/in verwaltet werden. Durch die Kopplung mit dem Personalstammsatz im ERP oder PIS (Personalinformationssystem) schließt die Personalakte optimal die Lücke zwischen Dokumenten und Stammsatzdaten in den bestehenden Systemen.
Ausschreibungsakte
In der Ausschreibungsakte können alle Bausteine einer Ausschreibung abgebildet werden: beginnend von der Aktenanlage (mit branchenspezifischen Anpassungen möglich), der Klassifikation der Bedarfe, über die Lieferanten (Kontakte), den individuellen Template-Bausteinen für die Lieferantenabfrage, das Auswerten der Bewerbereingänge bis hin zur Auswertung, werden alle Elemente in einem Prozess umgesetzt.
