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Best Practice
für den HR-Bereich

Digitale Personalakte

Die Vorteile einer integrierten digitalen Aktenverwaltung im HR Bereich liegen auf der Hand:

  • Abbildung von beliebigen Aktentypen (z.B. vorgangs- und prozessbezogen)
  • Ablageorganisation mittels Aktenplan
  • Zuständig- & Verantwortlichkeiten innerhalb einer Akte (z.B. interne Sachbearbeiter, beteiligte Personen)
  • Fristenmanagement mit Wiedervorlagen
  • Kommentare für sekundäre Textinformationen
  • Vita einer Akte (Zuordnung mehrerer Dokumente, Verträge, Kontakte zu einer Akte)
  • eAkte – wichtige Akteninformationen in einem Dokument für unterwegs

Dies alles und noch viel mehr bietet das Best Practice Paket "Digitale Personalakte"!

Personalakten digital im Griff!

Ergänzend zu den Personalinformationen im Abrechnungssystem oder der Zeitermittlung können ergänzend mit dem Best Practice Digital Personalakte übergreifende Dokumente und Vorgänge zu einem Mitarbeiter/in verwaltet werden. Durch die Kopplung mit dem Personalstammsatz im ERP oder PIS (Personalinformationssystem) schließt das Best Practice Digitale Personalakte optimal die Lücke zwischen Dokumenten und Stammsatzdaten in den bestehenden Systemen.

Usability

  • Individuell konfigurierbare Startseite
  • Frei konfigurierbare, Individuelle Aktenstrukturen 
  • Dokumentenvorschau (Easy view)
  • Kommentierungsfunktion aller Dokumente
  • Automatische und manuelle Wiedervorlagen und Erinnerungen
  • Leistungsfähige Recherche-Möglichkeiten:  strukturierte Suche nach Attributen, Objekten, Suche über Filter, Volltextsuche, Fuzzy-Search, Suche nur in aktuellen Dokumenten (jüngsten Version) oder allen Dokument-Versionen
  • Innovatives Berechtigungskonzept zur Sicherstellung von Datenschutzanforderungen
  • Revisionssichere Archivierung aller gewünschten Daten

Input

  • Verschiedene Möglichkeiten zur Dokumentenablage
    • Per Drag&Drop vom Desktop oder z.B. Email-System (Outlook, Lotus Notes)
    • Hochladen aus File-Struktur (Explorer-Verzeichnis-Struktur
    • Automatisiert über Email-Inbox direkt in die Akte
    • Automatisiert über Scan-Strecke
  • Nahtlose MS Office Integration
  • Integrierte Dokumenten- und Datenübernahme aus SAP
  • Strukturierte Ablage von Dokumenten durch Barcode
  • Indizierung von Dokumenten mit OCR Scanning für die Volltextsuche und Recherche

Output

  • Dokumenterstellung/-erzeugung über komfortablen Wizard mit Textbausteinen und Templates
  • Einbeziehen von Stammdaten, SQL Datenbanken etc.
  • Erstellung von Serienbriefen
  • Drucken und Versenden von Dokumenten  (alles steuerbar über Berechtigungskonzept)
  • Mobiler Zugriff via Smartphone oder Tablet

Workflow

  • Automatisierung von Wiedervorlagen und Workflows
  • Abbildung des gesamten Dokumentenlebenszykluses (Document Lifecycle)
  • Ablage von Pflichtdokumenten und Checklisten zur Sicherstellung von Compliance
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