Organisations- und Prozesshandbuch (OPH)
Das Organisations- und Prozesshandbuch (OPH) ist eine Beratungs- und Prozessmethode zur Analyse und Beschreibung von administrativen Organisationsprozesse und individuellen Regeln. Es ist ein Leitfaden basierend auf langjähriger Erfahrung der TQG Experten zum Aufzeigen der Potenziale und möglichen Verbesserungen einer Organisation. Ziel des OPH ist den unternehmerischen Erfolg nachhaltig zu gestalten und strategische Orientierungen in der Organisationsabläufen ein zu leiten.
Zur Erreichung dieses Ziels werden die abteilungsübergreifenden Prozesse des Kunden transparent und sicher dokumentiert. Durch Standardisierung der Unternehmens-Prozesse und Förderung der erfolgsbringenden individuellen Abläufe mit der TQG businessApp platform® sowie durch Nutzung der Erfahrungen der Mitarbeiter können die strategischen Ziele beim Einsatz eines Global Contract Management verwirklicht werden.
Dieses Handbuch vermittelt die Vorgehensweise und die Ergebnisse aus den Besprechungen und Arbeiten mit Mitarbeitern des Kunden. Es dient zur Ermittlung der internen Potenziale und erarbeitet konkrete Lösungsvorschläge zur Verbesserung und Umsetzung der identifizierten Potenziale. Ein OPH ist kein Pflichtenheft, sondern ein Wegweiser für ein Umsetzungsprojekt gemäß dem Motto Transparenz - Compliance - Synergien für ein nachhaltiges und sicheres Vertrags- und Informationsmanagement und mit dem Anspruch der kontinuierlichen Verbesserung beim Wandel der agilen Organisation.
Erfahrungen & Zitate
„…die Analyse entlang unserer Unternehmenskultur hat die Mitarbeiter zu Offenheit und Potentialdenken für unsere Ziele geöffnet“
Projektleiter eines Beratungsprojektes
„…vom Papierstapel zur strukturierten und transparenten Organisation!“
Anwendermeinung
„Nicht die Welt macht diese Menschen, sondern diese Menschen machen die Welt.“
Elfriede Hablé
„Man muss die Vergangenheit analysieren und die Gegenwart akzeptieren, um die Zukunft erfolgreich zu gestalten.“
Weisheit
Potenziale
- Motivation der Mitarbeiter sich durch Transparenz und Integration in den KVP – kontinuierlichen Verbesserungsprozess aktiv einzubringen
- 100 % Beschreibung der Dokumenten- und Ablagesicherheit relevanter Unternehmensvorgänge
- > 30 % Aufdeckung von Potenzialen bei Prozessoptimierungen in der Organisation
- Messbar transparente Abläufe durch klare Dokumentation (inTime, InQuality)
- 100 % Dokumentensicherheit zur Risikobewertung unternehmerischer Entscheidungen
Damit erhalten Sie eine Entscheidungsvorlage für
- Messbare Projektierungs- und Meilensteinplanung - InTime
- Planbare und definierte Projektkosten ( Vorschlag zum Festpreis) - InBudget
- Agile Strukturveränderungen der Unternehmensorganisation - InQuality
Phasenmodell
Die bewährte OPH–Methode besteht aus vier Phasen:
| Capture* | erfassen, bewerten und ermitteln Ihrer aktuellen Situation durch Interviews und Checklisten mit den Fachabteilungen |
| Discover* | erkennen, erarbeiten und definieren von Anforderungen, Anregungen und Best-Practice-Ansätzen in Workshops mit den Fachabteilungen incl. IT - Konzepten |
| Improve | dokumentieren und beschreiben von Anforderungen, Bewertungen, Vorschlägen und Umsetzungsszenarien im Organisations- und Prozesshandbuch mit Integrationskonzepten, Projektierungsvorschlägen mit Projektscope, IT-Integration |
| Score | präsentieren und empfehlen von Managementargumenten für nachhaltige Entscheidung zur Umsetzung der Potenziale aus und mit den Fachbereichen inkl. Kosten/Nutzen-Betrachtung |
* Diese Phasen werden so strukturiert, dass die Fachabteilungen mittels Checklisten und Fragekatalogen die Anforderungen vorab beschreiben und intern so abstimmen, das im Interview bzw. den Workshops jeweils die Vertreter der Abteilungen (je max. vier Mitarbeiter) den Informationsaustausch begleiten. Diese bewährte Vorgehensweise ist Teil eines effizienten Zeitmanagement des OPH-Phasenplans.
Organisation Performance Quotient (OPQ)
Der Organisation Performance Quotient (OPQ) ist ein objektiver, universeller und übergreifender Wert zur Messung der Qualität und Compliance in den Organisationsbereichen und administrativen Prozessen bei der Durchdringung von globalen Organisationsaufgaben (z. B. Vertragsmanagement, Risk/Compliance-Management, BPM, u.a.) und ist zentrales Element der Phase "Capture" im OPH-Phasenmodell, da er wertvolle Anregungen, Diskussionen und Informationen über die Organisation und die Motivation der Mitarbeiter gibt.
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