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Fit für die digitale Zukunft?

Dokumente und Informationen digital zu verwalten, ist bei vielen Organisationen längst der Alltag. Doch mit zunehmender Digitalisierung wachsen auch die Anforderungen an die Systeme. Grund genug für die NOVELLUS-Gruppe, ihr System für Enterprise-Content-Management (ECM) und insbesondere auch das Vertragsmanagement auf eine zukunftssichere Basis zu stellen.

Die LEITWERK-Gruppe formierte sich zum 01.01.2019 neu in die NOVELLUS Holding AG. Zur NOVELLUS-Gruppe gehören seither zehn selbständige und marktaktive Inhaltsgesellschaften, deren größte die LEITWERK AG ist. Neben dem Campus in Appenweier ist die Gruppe an weiteren Standorten vertreten. Mit einem ausgewogenen und eng verzahnten Leistungsportfolio stehen insgesamt 360 Mitarbeiter und Spezialisten für die konsequente Erfüllung der Kundenanforderungen ein. Mitte 2017 stand die Unternehmensgruppe vor der Herausforderung, ihre Geschäftsprozesse zukunftssicher zu gestalten. Das bis dato eingesetzte System für Enterprise- Content-Management (ECM) war an seine Grenzen gekommen. Bei der Auswahl einer neuen Software war es den Verantwortlichen wichtig, dass sich die Altdaten einfach aus dem vorhandenen System migrieren lassen. Darüber hinaus sollte das neue ECM-System für mehr Effizienz sorgen sowie eine hohe Benutzerfreundlichkeit mitbringen.

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„Bei der Entscheidung verließen wir uns auf unseren langjährigen IT-Partner MODOX – Modern Documents GmbH, der uns die ECM-Suite von ELO Digital Office empfohlen hatte. Diese erfüllt die Anforderungen voll und ganz und ist technologisch auf dem neuesten Stand“, berichtet Claudia Kirn, Geschäftsführerin in der Unternehmensgruppe für den Bereich Organisation. „Zusätzlich kommen noch zwei ELO Business Solutions zum Einsatz. Die Fachbereichslösung Rechnungsmanagement wurde gleich zu Anfang mitinstalliert, ‚Contract‘ für das Vertragsmanagement erst Anfang 2018.“ Beide beruhen auf Best-Practice-Ansätzen, lassen sich nahtlos mit der ECM-Suite verknüpfen sowie bei Bedarf mit wenigen Klicks erweitern.

Die technische Einführung der Lösung erfolgte innerhalb weniger Monate, inklusive der Migration der Altdaten. Zunächst hat MODOX die Standardversion der Suite implementiert. Nach einem für Juni 2019 geplanten Optimierungs-Workshop folgen noch kundenindividuelle Anpassungen. Des Weiteren integrierten die IT-Experten den von ihnen entwickelten MODOX Documents Importer, der für eine Verschlagwortung der Dokumente anhand von Datenbankeinträgen sorgt und diese in entsprechend vordefinierte Pfade importiert. Zudem wurde die ECM-Suite nahtlos mit dem im Unternehmen verwendeten kaufmännischen System verzahnt, das auch die Prozesse auf organisatorischer und kaufmännischer Ebene vorgibt. Daher waren im Rahmen der Umstellung nur minimale Anpassungen erforderlich – beispielsweise im Scanprozess.


Für die mobile Anbindung an das ECM-System sorgt die ECM-App ‚ELO for Mobile Devices‘. Damit können die Manager auch von unterwegs über ihre iPads ECM-Basisfunktionen sowie Workflows nutzen, um zum Beispiel Dokumente ohne Verzögerung freizugeben.
Die rund 360 Mitarbeiter waren nach nur kurzer Schulung mit der intuitiven Benutzeroberfläche und den Funktionen des Systems vertraut, so dass der Change-Prozess nur wenig Unterstützung bedurfte. „Die Vorteile des neuen ECM-Systems für jeden Arbeitsplatz liegen auf der Hand: Prozesse werden vereinfacht, vereinheitlicht und sichtbar gemacht – intern, abteilungsübergreifend und unternehmensweit. Dank der integrierten Suchfunktion lassen sich Dokumente im Archiv innerhalb kürzester Zeit auffinden.

Bei komplexeren Vorgängen wie standortübergreifenden Mehrmandantenkonstellationen steigert das ECM-System die Effizienz – und dabei werden stets sämtliche gesetzliche Vorgaben eingehalten“, erklärt die Geschäftsführerin.

Vertragsmanagement: Laufzeiten und Fristen immer im Blick

Das digitale Vertragsmanagement hilft insbesondere den Mitarbeitern der Legal/Compliance-Abteilung, Verträge unkompliziert zu verwalten und zu überwachen. Sie können die Verträge über Formulare anlegen, strukturiert ablegen und dem jeweiligen Mitarbeiter zuordnen. Dabei passt sich der Status automatisch dem aktuellen Bearbeitungsstand an und wechselt beispielsweise von ‚Neuanlage‘ zu ‚überarbeiten‘ bis hin zu ‚Verhandlung‘. Die Solution konfiguriert die Laufzeiten und erinnert automatisch an Termine, so dass keine Fristen mehr versäumt werden.

Verwalten lassen sich alle Vertragsarten mit Ausnahme von Grundstückskaufverträgen. Dabei handelt es sich i.d.R. um Verträge rund um den Fuhrpark oder den Fahrzeugkauf sowie um Mobilfunk-, Kunden-, Mitarbeiter-, Dienstleistungs- und Auftragsverarbeitungsverträge. Wichtig für die Rechtsabteilung ist es, dass nur autorisierte Mitarbeiter auf die Dokumente Zugriff haben. Dies ermöglicht die Software mit Hilfe dedizierter Berechtigungsstufen. Die neue Lösung sorgt für ein besseres Handling der vertragsbezogenen Prozesse. Dabei gewährt das Dashboard eine optimale Übersicht über die Verträge, Zahlungsströme und Vertragsabläufe – inklusive aktiver Benachrichtigung und Collaboration- Möglichkeit der beteiligten Personen sowie umfangreicher Controlling- Funktionen.

Fazit und Ausblick

Die NOVELLUS-Gruppe sieht mit dem Wechsel des ECM-Systems nicht nur alle ihre Vorgaben erfüllt, sondern sich bestens für die Zukunft aufgestellt. „Aufgrund der erfolgreichen Umsetzung der ersten Phase wollen wir die Lösung in der ersten Hälfte 2019 ausbauen. Vorteile erwarten wir uns insbesondere durch die intelligente Klassifizierung und vollautomatische Verarbeitung eingehender Dokumente mit Hilfe des Moduls ‚ELO DocXtractor‘ sowie durch das E-Mail-Management-Paket ‚ELOxc for Microsoft EWS‘ “, so Kirn abschließend. Fest eingeplant ist zudem ein Upgrade auf die Konzernlösung ELOenterprise.

Last but not least trägt sich die Geschäftsleitung mit der Überlegung, sukzessive weitere Business Solutions zu ergänzen, beispielsweise in den Bereichen Besucher- bzw. Knowledge Management.

Die ELO Digital Office GmbH zählt zu den führenden Herstellern von Systemen für Enterprise-Content- Management (ECM). Das Stuttgarter Unternehmen entwickelt digitale Geschäftsprozesslösungen für alle Branchen und Fachbereiche sowie für jede Unternehmensgröße. ELO Digital Office ist seit über 20 Jahren am Markt. Vertrieben werden ELO Produkte und Lösungen weltweit in rund 20 Sprachen und in über 40 Ländern. Basis hierfür ist das dichte, internationale ELO Business Partner-Netzwerk von über 1000 Systemhäusern weltweit. ELO selbst ist in 17 Ländern mit 21 Standorten präsent.
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