Compliance Management System
Software für das Compliance Management
Es gibt zahlreiche organisatorische Herausforderungen für Führungskräfte sowie allen Mitarbeiter:innen im Umgang mit Compliance-relevanten, digitalen Daten:
Regelkonformität aller Vorgänge und Handlungen innerhalb der Organisation muss gewährleistet sein
Klare Definition des Organisationsmodells, der Prozesse, Vollständigkeit der vertragsrelevanten Daten und Informationen, Rollen und Verantwortlichkeiten
Integrierte Informationstechnologien für eine revisionssichere und strukturierte Ablage, Auswertung von unternehmenskritischen Informationen bereitstellen
Nachvollziehbarkeit von Daten und Prozessen (Audit Trail) gewährleisten
Es gibt zahlreiche organisatorische Herausforderungen für Führungskräfte sowie allen Mitarbeiter:innen im Umgang mit Compliance-relevanten, digitalen Daten:
- Regelkonformität aller Vorgänge und Handlungen innerhalb der Organisation muss gewährleistet sein
- Klare Definition des Organisationsmodells, der Prozesse, Vollständigkeit der vertragsrelevanten Daten und Informationen, Rollen und Verantwortlichkeiten
- Integrierte Informationstechnologien für eine revisionssichere und strukturierte Ablage, Auswertung von unternehmenskritischen Informationen bereitstellen
- Nachvollziehbarkeit von Daten und Prozessen (Audit Trail) gewährleisten
Zielsetzung im Compliance Management
Mit einem Compliance Management System (kurz CMS) möchte eine Organisation das Einhalten von Gesetzen und Richtlinien fördern und Fehlverhalten vermeiden. Das vorrangige Ziel der Compliance ist, die Organisation integer und seriös am Markt zu repräsentieren. Dafür sind Maßnahmen zu definieren und durchzuführen. Mit einem Compliance Management System können folgende Ziele anvisiert werden:
Vermeidung von Sicherheitsverletzungen, weniger negatives Reporting, Vermeidung von Haftung, mehr Transparenz in Prozessen und für das Interne Kontrollsystem (IKS)
Zentrale Verwaltung, schneller Datenzugriff, Optimierung vorhandener Kontrollmechanismen, höhere Produktivität, integriertes Risiko Management
Automatisierung von Kontrollmechanismen, Einsparung von Verwaltungsaufwand und Zeit, fundierte, transparente Entscheidungen, Audit-Fähigkeit durch Vollständigkeit
Digitales Compliance Management System
Digitales Compliance Management System
Ein digitales Compliance Management System zur Sicherstellung der Compliance in kritischen Geschäftsprozessen und Unterstützung der Compliance Arbeit schafft wieder die nötigen Freiräume, um eine Compliance Kultur aktiv gestalten zu können.
Genau hier setzt smartLCM Compliance Excellence an. Darunter ist die operative und nachhaltige Unterstützung der Mitarbeiter in allen Compliance relevanten und kritischen Geschäftsprozessen zu verstehen. Die Mitarbeiter in Legal, Einkauf, Sales, Finance, HR, etc. werden in Ihren Aufgaben durch die Nutzung regelkonformer Geschäftsprozesse nach neusten BPMN 2.0 Standards und Bereitstellung von aktuellem Compliance Wissen unterstützt. Dies gilt insbesondere verstärkt für internationale Konzerne und deren wirksame Einbindung und Kontrolle von Mitarbeitern in den Niederlassungen im In- und Ausland.
Bild 1: TQG businessApp platform® für Compliance (hier exemplarisch ein Mitarbeiter Dashboard)
Herausragendes Merkmal der TQG businessApp cloud platform ist die elegante Verbindung von - strukturierten Daten - Dokumenten - Geschäftsprozessen - Analyse/Reporting in einem Produkt. Die perfekte Symbiose von strukturierten Informationen in digitalen Akten (Wissen, Content, Dokumente und risikobehafteten Geschäftsprozessen. Dies wird ergänzt durch integriertes Wiedervorlage-/Fristenmanagement, Trainingsorganisation, Risk-Management sowie Analyse-/Reporting-Funktionen. Weitere Stärken von allen Modulen der TQG businessApp cloud platform sind herausragende einfache Benutzerfreundlichkeit und unternehmensindividuelle Konfigurierbarkeit.
Anwendungsbereiche einer Compliance Management Software
Compliance Organisation
- Projekt-Dokumentation zur Einführung des Compliance Management Systems
- Versionierte Dokumentverwaltung (Guidelines, Trainingsunterlagen, Audit Reports, etc.)
- Case Management (Vorfall-Dokumentation, Fakten-Sammlung, Maßnahmen)
- Wiedervorlagen/Fristenmanagement für Audits, Abgabetermine
- Compliance Monitoring
- Audit Planung und Dokumentation (Checklisten, Abschluss-, Quartals- u. Jahresberichterstattung)
- Workflow-/Prozess-Unterstützung innerhalb der Compliance Organisation
- Wissensmanagement prozessgestützt (Wissens-Akte, Fallbeispiele, FAQ, Legal Einbindung)
- Training-Management (Planung, Inhalte, Teilnehmernachweis, Prüfung)
- Micro-Learning (zykl. Verteilung von Fallbeispielen mit Feedback, Rücklaufmessung, Lernkurve)
- Mitarbeiterbefragung zur Compliance Kultur
- Reporting/Analyse (Nachweise, Berichterstattung, Lernkurve)
Legal /Procurement / Sales
- Unterstützung/Sicherstellung der Compliance im Contract Lifecycle beginnend bei Geschäftspartner Due Diligence über Vertragserstellung bis Vertragsbewirtschaftung (Compliance Klauseln, Checklisten, Compliance Regeln, Trainings, Beispiele verfügbar machen im Prozess)
- Bereitstellung von Compliance konformen Boiler Plates oder Templates
- Dokumentationsnachweis über die realen Vertragsprozesse und Entscheidungen
- Sicherstellung der Compliance in der Lieferkette (automatisierter Mailversand von Verpflichtungserklärung Geschäftspartner zu Compliance mit Überwachung Rücklauf
- Planung und Dokumentation von Lieferantenaudits
- Reporting/Analyse „Compliance Radar“ über Lieferanten
Human Resources
- Dokumentation aller personalrelevanten Dokumente in einer Personalakte (Bewerbung, Arbeitsvertrag incl. Compliance Verpflichtung, Bonusvereinbarungen, Performance Dokumentation, Trainingsnachweis)
- Personalakte für Personaldokumente (Arbeitsvertrag incl. Compliance Anlage, Bewerbung, etc.)
- Workflow-Unterstützung bei Recruiting Process, Onboarding, Nutzungsüberlassung und Stellenwechseln
- Wiedervorlagen/Fristenmanagement für zyklisches Compliance Training, Performance Gespräch, usw.
Anwendungsbereiche einer Compliance Management Software
Compliance spielt in vielen Bereichen und Abteilungen Ihrer Organisation eine bedeutende Rolle, smartLCM Compliance Excellence berücksichtigt die unterschiedlichen Besonderheiten und unterstützt spezifische Anforderungen. Hier sind einige Anwendungsbereiche:
smart LCM Compliance Excellence - Das Compliance Management System
Überblick der Funktionen
- Compliance - Organisation (CMS-Projekt-Akte, Trainingsakte, Audit-Akte, u.v.m.)
- Compliance-Case-Management (Compliance-Akte)
- Workflow-Management / Geschäftsprozessunterstützung / Genehmigungsprozesse
- Wiedervorlagen-, Fristenmanagement (Trainings, Risikoanalyse, …)
- Vorlagen-/Template-Management zur globalen, länderspezifischen Standardisierung
- Self-Service - Document/Contract Builder (Compliance gesicherte Dokument-/Vertragserstellung)
- Recherche-Funktion (Filter, strukturierte Suche, Volltext-Suche, Fuzzy-Search
- Reporting/Analyse (Schulungsnachweise, Wer?, Wann?, Was? Durch wen? Wie lange?)
- Wissensmanagement (FAQ, Fallbeispiele)
- Micro-Learning (regelmäßige Verteilung von Fallbeispielen mit Feedback-Funktion)
- Kommunikationsfunktionen für Umfragen, Feedback
- Autorisierung und Zugriffsschutz
Bild 2: TQG businessApp platform® für Compliance (hier exemplarisch das Dashboard Compliance-Manager)
smart LCM Compliance Excellence - Das Compliance Management System
Die Funktionen im Überblick
WORKFLOW MANAGEMENT
Integration individueller, komplexer Workflows, Geschäftsprozessunterstützung, Genehmigungsprozesse
TERMINÜBERWACHUNG
Wiedervorlagen, Fristenmanagement
(Trainings, Risikoanalyse, etc.)
COMPLIANCE MANAGEMENT
CMS-Projekt-Akte, Audit-Akte, Compliance
Case Management u.v.m.
MICRO-LEARNING
Regelmäßige Verteilung von Fallbeispielen mit Feedbackabfragen
TEMPLATE MANAGEMENT
Vorlagen-/Template-Management zur globalen, länderspezifischen Standardisierung
DOCUMENT BUILDER
Self-Service, Document/Contract Builder (Compliance gesicherte Dokument-/Vertragserstellung)
RECHERCHE
Recherche-Funktion (Fildert, strukturierte Suche,
Volltext-Suche, Fuzzy-Search)
REPORTING
Reporting/Analyse (Schulungsnachweise, Wer?,
Wann?, Was?, Durch wen?, Wie lange?)
WISSENSMANAGEMENT
FAQ, Fallbeispiele
KÜNSTLICHE INTELLIGENZ
Compliance durch künstliche Intelligenz automatisch
erkennen, kategorisieren und optimieren
FEEDBACK
Kommunikationsfunktonen für Umfragen und Feedback
AUTORISIERUNG
Autorisierung und Zugriffsschutz
