Alle Akten im Griff mit der
e-Akte


e-Akte - in Zukunft finden Sie jede Vertragsakte wieder!

Die moderne Aktenverwaltung ermöglicht die systematische elektronische Erfassung und Abbildung aller für das Vertragsmanagement relevanten Geschäftsvorgänge in Vertragsakten. Dieses Funktionsangebot, verfeinert um fachlich unterstützende Workflows und veredelt mit BI - Business Intelligence, vereint LCM Aktenmanagement in einfachster Art und Weise. Dabei werden Dokumente und Schriftstücke zu einer Sache oder Einzelmaßnahme zusammengefasst und für zukünftige Recherchen oder Wiedervorlagen strukturiert aufbewahrt. Diese Zusammenfassung hat sich infolge der sachbezogenen Bearbeitung von Geschäftsvorfällen als Auswirkung der sachbezogenen Aufgabenverteilung durchgesetzt. Sowohl standardisierte als auch individuelle Aktenarten können konfiguriert und so prinzipiengleich abteilungsübergreifend verwendet werden.

Die Vorteile einer integrierten Aktenverwaltung mit einer digitalen Vertragsakte liegen auf der Hand!

  • Abbildung von beliebigen Aktentypen (z.B. vorgangs- und prozessbezogen)
  • Ablageorganisation mittels Aktenplan
  • Zuständig- & Verantwortlichkeiten innerhalb einer Akte (z.B. interne Sachbearbeiter, beteiligte Personen)
  • Fristenmanagement mit Wiedervorlagen
  • Kommentare für sekundäre Textinformationen
  • Vita einer Akte (Zuordnung mehrerer Dokumente, Verträge, Kontakte zu einer Akte)
  • eAkte – wichtige Akteninformationen in einem Dokument für unterwegs
  • Vertragsakte mit allen für das Vertragsmanagement relevanten Informationen in einer Akte

Prozessunterstützung von A bis Z

Aktenmanagement ist zeitlos! Alte (frühere) Dokumente, Verträge, Aktenordner und Papierstapel für nachhaltige Informationsprozesse elektronisch zu sichern und aufzubereiten ist heute für Unternehmen ein Muss. Dies auf die lange Bank zu schieben, bedeutet: Risiko, Unsicherheit und nicht planbare Kosten im Streitfall.

LCM Aktenmanagement bietet eine zukunftssichernde Investition für ihre Aktenvielfalt. Egal, ob spezielle Aktentypen oder als elektronische Akte, genannt e-Akte. Sie schützen sich vor den Risiken von:

  • Dokumentenverlust
  • Terminüberschreitungen
  • Verstöße gegen Compliance
  • Regressforderungen aus Vertragszuständen
  • oder Aktenverlust.

Moderne Input-Prozesse für die Integration von Aktendokumenten sowie schnelle und einfachste Suchfunktionen sichern ihnen effektive Abläufe und absolute Transparenz.Ihre Aktenverwaltung unterliegt nicht mehr dem Zufall! 

LCM Aktenmanagement

Sie gestalten Ihren individuellen Einstieg mit dem LCM Aktenmanagement vom Scannen der Dokumente bis zum „OneClick“-Ausdruck der e-Akte in einem Dokument (Offline-Akte). Zur effizienten Benutzung bieten wir Ihnen:

  • Scannen von Dokumenten mit OCR (optical character recognition)
  • Integrierte Vorschauf auf Dokumente ohne diese erst zu öffnen
  • sogenannte „EasySearch: Suche wie bei Google
  • über alle Dokumentinhalte hinweg
  • beliebige Aktenarten und –typen
  • Ausdruck der kompletten Akte in einem Dokument für die Verhandlung oder den Termin.

Die einzelnen Produktbestandteile sind

  • Definition der Aktentypen(arten),
  • mehrstufigen Aktenplan(übergreifende Ablagevorschriften für die Organisation)
  • Beziehungsmanagement mit Zuordnungsstruktur (Haupt-, Neben-, Unterakten)
  • Akten/Dokumentverfolgung mit standardisierten Templates und Verantwortlichkeiten
  • Dokumentenmanagement
  • Fristen/Wiedervorlagenmanagement mit Office/Notes Integration
  • Vita (Lifecycle Management einer Akte)
  • Direkter Durchsatz zum Vertragsmanagement
  • Berechtigungs- und Rollenmanagement

Das Aktenmanagement ist ein standardisiertes Modul aus der Product Suite LCM mit viel Platz für maßgeschneiderte Lösungsansätze für Ihre aktuellen Anforderungen in der Organisation. Bereichs- und Abteilungsübergreifend!

Egal ob in der Rechtsabteilung, dem Einkauf  oder der Finanzbuchhaltung. Überall wo vor, neben oder nach Verträgen oder Abschlüssen Informationen in Form von Dokumenten, Aufschreibungen oder Absprachen festgehalten werden sollten, bietet das LCM Aktenmanagement die passende Antwort – schnell, einfach und individuell!

Aktenbeispiele

In jeder Abteilung gibt es typische Aktenarten, die in den Unternehmen zunehmend an Wertigkeit gewinnen, weil sich einerseits Prozesse standardisieren, anderseits aber die speziellen Abläufe und Informationen Wettbewerbsvorteile mit sich bringen. Dies gilt auch in den administrativen Unternehmensbereichen. Transparenz und Nachhaltigkeit sind die Schrittmacher der Zukunft – gerade in den Büroetagen. Dabei gilt es, aktenspezifische Informationen mit verantwortlichen Rollen und im zeitlichen Kontext gesichert aufzubewahren, zu organisieren und zu überwachen. Kurz: „Dokument – Mensch - Zeit – Information“ werden mit LCM gesamtheitlich strukturiert und als vorgefertigte Bausteine bereitgestellt (Auszug aus Aktentypen):

LCM Vertragsakte

In einer digitalen Vertragsakte wird der vollständige Vertragslebenszyklus abgebildet: von der Ausschreibung, dem Angebotsvergleich, Verhandlung, Prüfung und Unterzeichnung, über die Vertragserfüllung, das Vertragsmanagement und Vertragscontrolling bis hin zur Vertragsverlängerung oder Archivierung.

Außerdem werden in der Vertragsakte bündelt alle wichtigen Vertragsinformationen wie Vertragspartner, Zuständigkeiten und Klauseln, sowie Wiedervorlagen, Erinnerungen und Fristen.

LCM Ausschreibungsakte

Ein Ausschreibungsprojekt kann in der LCM Ausschreibungsakte mit allen Bausteinen abgebildet werden: beginnend von der Aktenanlage (mit branchenspezifischen Anpassungen möglich), der Klassifikation der Bedarfe, über die Lieferanten (Kontakte), den individuellen Template-Bausteinen für die Lieferantenabfrage, das Auswerten der Bewerbereingänge bis hin zur Auswertung, werden alle Elemente in einem Prozess umgesetzt. Alles in einer Anwendung – ohne doppelte Dateneingabe durch vollständige Integration zum ERP-System, mit anwenderfreundlicher Bedienung und der standardisierten Technologie bei der Datenablage. Gleichzeit wird der Ausschreibungsprozess noch individuell mit einer auf terminlicher und regelbasierter Basis aufbauenden Prozessverfolgung unterstützt, womit auch die Compliance-Konformität ihres Unternehmens nachhaltig transparent gewährleistet werden kann.

LCM Gesellschaftsakte (Beteiligungsmanagement)

Innerhalb der LCM - Gesellschaftsakte können Beteiligungsverhältnisse einfach und komfortabel gepflegt werden. Ob zu einer Gesellschaft das Kapital, der Anteilsbesitz, die Gremien, zugehörige Verträge und Dokumente inkl. enthaltener Schwellenwerte oder Bedingungen und Fristen - alle Informationen in einer Akte bietet Transparenz und klare Verhältnisse – schnell und sicher! Für Gesellschafterversammlungen können über die zugehörigen Prozessworkflows standardisierte Berichte und Reports oder Individualauswertungen erstellt werden.

LCM Personalakte

Ergänzend zu den Personalinformationen im Abrechnungssystem oder der Zeitermittlung können ergänzend mit dem LCM Personalakten Modul übergreifende Dokumente und Vorgänge zu einem Mitarbeiter/in verwaltet werden. Durch die Kopplung mit dem Personalstammsatz im ERP oder PIS (Personalinformationssystem) schließt die LCM Personalakte optimal die Lücke zwischen Dokumenten und Stammsatzdaten in den bestehenden Systemen.

LCM Zivilprozessakte

Die LCM Zivilprozessakte bündelt praxiserprobt die Aktenverwaltung vom Vertragsabschluss bis zum Endurteil. Alle relevanten Schritte, Termine, Notizen, Vermerke und Urteile sind übersichtlich zusammengefasst. So haben Sie alle Dokumente in einem Zugriff und sind für den Gerichtstermin mit nur einem Mausklick und einem Dokument (eAkte) komplett aussagefähig.

LCM Markenakte

Mit der LCM Markenakte kann der komplette Anmeldeprozess einer Marke überwacht werden. Berücksichtigt werden die wesentlichen Daten der Anmeldeformulare als auch die Ablage und Verwal­tung des Formulars selbst. Insbesondere die Über­wachung des Antrags und der Genehmigung können prozessgesteuert und somit standardisiert überwacht werden.

LCM eAkte: alle wichtigen Akteninformationen in einem Dokument!

Den Anspruch auf umfassende Strukturierung Ihrer Informationen, verbunden mit dem Ansatz jederzeit auch an Ihre Informationen zu kommen, erfüllen Sie mit der eAkte, Offline-Akte oder WebAkte - wieder so ein moderner Begriff! Dabei verbirgt sich ein sehr einfacher Prozess dahinter – gesammelte Informationen zu einem Vorgang an jeder Stelle und jedem Ort zur Verfügung zu haben. Das „Versteckspiel“ hat ein Ende!

Für den Anwender heißt das: „Die Eingabe eines Ablagebegriffes und schon hat man alle Informationen komplett im Zugriff – egal wo, egal wann und ohne Zeitverlust!“

Die LCM eAkte bündelt alle bekannten Akten- und Vorgänge in der Organisation und Ablage von Dokumenten mit dem Anspruch jederzeit und überall alle Informationen abrufen zu können. Der Anwender kann innerhalb eines Prozesses alle wichtigen Vorgänge in einem Benutzerdialog abrufen und dabei die gesamten Korrespondenzen, Termine und Dokumente bearbeiten. Dabei werden alle Daten online zur Verfügung gestellt. Über mehrstufiges Berechtigungskonzept und Vertreterregelungen werden höchste Sicherheits- und Datenrichtlinien praktiziert.

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